Faktura sprzedaży to w Polsce podstawowy dokument księgowy. Pozwala na zaewidencjonowanie wszelkich transakcji kupna-sprzedaży towarów i usług zachodzących głównie pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami. Podpowiadamy, co warto o niej wiedzieć!
Faktura sprzedaży to dokument księgowy o większym znaczeniu niż paragon. Za jego sprawą dokonuje się ewidencji transakcji zachodzących pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Dodatkowo faktura jest dowodem na poniesione koszty, co otwiera drogę dla dokonywania odliczeń podatkowych. W Polsce wyróżnić można kilka rodzajów faktur sprzedażowych, wśród których zdecydowanie najpopularniejszą jest faktura VAT.
Faktura sprzedaży – definicja
W Polsce fakturę sprzedaży traktuje się jako podstawowy dokument księgowy, który świadczy o dokonaniu transakcji kupna-sprzedaży towarów lub usług. Faktura stanowi podstawę dla prawidłowego rozliczenia podatku, dlatego dla transakcji zwolnionych z opodatkowania, nie występuje obowiązek jej wystawienia.
Mianem faktury sprzedaży określa się fakturę VAT, a więc najpopularniejszy rodzaj dokumentu potwierdzającego zachodzące transakcje sprzedażowo-usługowe. Obowiązek wystawienia faktury VAT leży zazwyczaj po stronie sprzedającej. Z tym rodzajem dokumentu spotkasz się zawsze, kiedy stronami transakcji są dwaj przedsiębiorcy. Faktura może zostać wystawiona również dla osoby fizycznej nie posiadającej działalności gospodarczej, ale wówczas ta musi jej wyraźnie zażądać.
Tryb i zasady wystawiania faktury VAT zostały szczegółowo uregulowane w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawodawca określa w szczególności: terminy obowiązujące przedsiębiorców, zakres transakcji objętych fakturowaniem oraz elementy, jakie powinny znaleźć się na dokumencie.
Elementy składowe faktury sprzedaży
Informacje umieszone na fakturze nie mogą nosić znamion przypadkowości. Ich pełen wachlarz ustawodawca umieścił w artykule 106e, ustęp 1 ustawy o VAT. Przepisy jasno wskazują, że na dokumencie nie może zabraknąć:
- daty wystawienia;
- daty dokonania/zakończenia dostawy towarów, daty wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty;
- numeru dokumentu;
- dokładnego określenia sprzedawcy oraz nabywcy obejmującego: imiona i nazwisko lub nazwę firmy, adres, numery NIP;
- dokładnego określenia przedmiotu transakcji co do: nazwy, rodzaju, ilości;
- dokładnego określenia ceny: ceny jednostkowej netto, kwoty upustów i rabatów, wartości sprzedaży netto;
- stawki podatku VAT;
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku;
- kwoty podatku;
- kwoty należności ogółem.
Faktura powinna zostać wystawiona w dwóch jednakowych egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji w dacie do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja. Nie ma obowiązku, aby na fakturze znalazły się podpisy stron. Bez nich dokument nie straci swojej ważności. Fakturę można wystawić elektronicznie lub papierowo. Odbiorcą faktury może być przedsiębiorca, ale również osoba fizyczna nieposiadająca działalności gospodarczej, ale wówczas konieczne będzie jej wyraźne żądanie otrzymania dokumentu.
Kto jest zobowiązany do wystawienia faktury sprzedaży?
Co do zasady fakturę sprzedaży wystawia przedsiębiorca sprzedający towary lub wykonujący usługi. Istnieje obowiązek wystawienia faktury, kiedy odbiorcą towarów lub usługobiorcą jest przedsiębiorca. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, obowiązkowym dokumentem księgowym jest paragon. Osoby takie mogą oczywiście otrzymać fakturę, ale muszą o takiej potrzebie wyraźnie poinformować sprzedawcę/usługodawcę.
Fakturę obowiązkowo muszą wystawić podmioty, które są płatnikami podatku VAT. Jeśli firma nie płaci VAT-u, to nie musi wystawiać faktury, chyba że kontrahent o nią poprosi.
Paragon jako faktura? Faktura uproszczona
Paragon i faktura to dwa odrębne dokumenty księgowe. Fakturę wystawia się zazwyczaj dla kontrahentów będących przedsiębiorcami, natomiast paragon dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
W ostatnim czasie ustawodawca postanowił nieco uprościć procedury fakturowania i dopuścił instytucję tak zwanej faktury uproszczonej. Przyjmuje ona postać paragonu, na którym znajdują się dane, takie jak:
- dane sprzedawcy;
- przedmiot transakcji;
- informacje o VAT;
- numer NIP nabywcy.
Fakturę uproszczoną można zastosować jedynie dla transakcji, których wartość nie przekracza 450 złotych lub 100 euro. Ten rodzaj dokumentu może wystawić zarówno podatnik VAT czynny, jak również zwolniony. Podatnik decyduje, jaki rodzaj faktury wystawi – pełną czy uproszczoną.
Faktura sprzedaży: podstawowa faktura VAT
Podstawowa faktura VAT jest najczęściej stosowanym rodzajem dokumentu księgowego. Dokumentuje on sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Służy ona nie tylko celom ewidencyjnym, ale również podatkowym – dzięki niej można dokonać odliczeń podatków.
Faktura sprzedaży: faktura zaliczkowa
Zadaniem faktury zaliczkowej jest udokumentowanie wniesienia zaliczek, zadatków oraz przedpłat za zrealizowane usługi lub dostawy towarów. Ten rodzaj faktury wystawia się, kiedy sprzedawca lub usługodawca otrzyma część lub całość zapłaty od nabywcy przed wydaniem towaru lub zakończeniem wykonywania usługi. Wystawienie tego rodzaju dokumentu nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury końcowej, kiedy opłata zostanie uiszczona w całości.
Faktura sprzedaży: faktura VAT marża
Faktura VAT marża jest szczególnym rodzajem faktury sprzedażowej. Procedura jej wystawiania dotyczy jedynie towarów używanych nabywanych od osób fizycznych niebędących podatnikami VAT i podatników VAT zwolnionych. Wystawienie tego dokumentu jest dobrowolne.
Faktura sprzedaży: faktura VAT RR
Faktura VAT RR to dokument stosowany w transakcjach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcą, a rolnikiem ryczałtowym. Ten drugi sprzedaje wyprodukowane przez siebie produkty rolne, ale nie wystawia on faktur, dlatego ten obowiązek zostaje przekierowany na stronę nabywcy towarów.
Faktura sprzedaży: faktura pro forma
Faktura pro forma fakturą jest jedynie z nazwy. W rzeczywistości dokument ten nie nosi znamion faktury i pełni jedynie funkcję informacyjną. Może być formą oferty lub wezwania do zapłaty.
Podsumowując, faktura sprzedaży to podstawowy dokument księgowy. Wystawiany jest zazwyczaj przez przedsiębiorców i kierowany do ich odbiorców.
- Faktura VAT – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć
- Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy
- Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
- Faktura ryczałtowa – co warto o niej wiedzieć?
- Faktura RR wystawiana przez nabywcę płodów rolnych – co powinieneś o niej wiedzieć?