W skrócie:
- Faktury wewnętrzne stosowano w przypadku takich transakcji jak np. import usług lub towarów.
- Faktura wewnętrzna jest dokumentem, którego już od 2014 roku nie wykorzystuje się w obrocie gospodarczym między przedsiębiorcami. Wcześniej jednak była ona obowiązkowa.
- Choć faktury wewnętrzne nie są już obligatoryjne, nie zmienia to faktu, że przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą wciąż mogą stosować tego typu dokumenty np. w celu usprawnienia ewidencji towaru znajdującego się w przedsiębiorstwie.
Faktura wewnętrzna. W jakich sytuacjach się ją wystawiało?
Z pewnością zainteresuje Cię informacja, że w przeszłości faktura wewnętrzna była wystawiana tylko w jednym egzemplarzu, podczas gdy standardowe faktury VAT wystawia się w dwóch wersjach, z których jedna trafia do nabywcy towaru lub usługi, druga zaś zostaje w ewidencji rachunkowej przedsiębiorcy-sprzedawcy.
Zgodnie z obowiązującymi do końca 2013 roku przepisami prawnymi dotyczącymi podatku od towarów i usług faktura wewnętrzna była stosowana obowiązkowo między innymi w takich sytuacjach jak:
- Zwrot otrzymanej subwencji, dotacji.
- Nieodpłatne przekazanie towarów przez przedsiębiorcę-podatnika (wyjątkiem w tej sytuacji było przekazanie próbek lub prezentów).
- Nieodpłatne świadczenie usług.
- Nabycie produktu od kontrahenta działającego na terenie innego kraju członkowskiego Unii Europejskiej niż Polska (a zatem obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej dotyczył np. takich transakcji jak WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, a także wewnątrzwspólnotowe nabycie usług).
- Import usług. Przez import rozumie się nabycie towaru lub usługi od przedsiębiorstwa zlokalizowanego na terenie państwa trzeciego, tzn. spoza Unii Europejskiej. A zatem importem będzie np. zakup towaru z firmy działającej na terenie Stanów Zjednoczonych.
- Wycofanie rzeczowych składników majątku trwałego z prowadzonej działalności gospodarczej (w niektórych przypadkach).
Czy w 2023 roku można wystawiać faktury wewnętrzne?
Jak już wspomnieliśmy, wystawianie faktur wewnętrznych nie jest obowiązkowe już od początku 2014 roku. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że nie można ich wystawiać. Co więcej, jest wręcz przeciwnie, ponieważ przedsiębiorcy wciąż mają takie prawo. Pomimo iż przygotowywanie takich dokumentów nie jest obligatoryjne, nic nie stoi na przeszkodzie, by jednak je sporządzać. Praktyka pokazuje, że niektórzy przedsiębiorcy tak właśnie robią, tzn. korzystają z faktur wewnętrznych, by móc w odpowiedni sposób udokumentować transakcje.
Trzeba jednak mieć na uwadze, że zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi ich wystawianie nie wpływa na dokonywane rozliczenia podatkowe. A zatem faktura wewnętrzna powinna być stosowana raczej jako ułatwienie; dokument ten, jeśli jest odpowiednio wykorzystany, może skutecznie ułatwić oraz uprościć prowadzenie dokumentacji w firmie.
Tym samym, jeśli dany przedsiębiorca uzna, że wystawienie faktur wewnętrznych jest w jego przypadku zbędne, może zaniechać tej praktyki. Tak naprawdę wszystko w tej kwestii zależy w dużej mierze od indywidualnych potrzeb oraz preferencji danego przedsiębiorstwa.
- Faktura sprzedaży – krótki poradnik dla początkujących
- Faktura VAT – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć
- Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
- Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy
- Faktura ryczałtowa – co warto o niej wiedzieć?