Faktura VAT jest dokumentem księgowym potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług na rzecz przedsiębiorstw. Powinien on zostać wystawiony zgodnie z konkretnymi zasadami. Sprawdziliśmy, co powinieneś wiedzieć na ten temat! Zapraszamy do lektury!
Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług na rzecz przedsiębiorstw. Na wyraźne życzenie mogą ją również otrzymać podmioty prywatne nieposiadające działalności gospodarczej. Termin wystawienia faktury, jej wygląd oraz sposób postępowania z nią zostały dokładnie określone przez ustawodawstwo. Stworzyliśmy krótkie, ale treściwe kompendium wiedzy na temat trybu i zasad wystawiania faktury VAT.
Co to jest faktura VAT?
Faktura VAT jest dokumentem księgowym potwierdzającym dokonanie transakcji kupna-sprzedaży. Obowiązek jej wystawienia leży po stronie sprzedawcy, który zbył towary lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. Fakturę mogą otrzymać również osoby fizyczne nieposiadające działalności gospodarczej. Wówczas konieczne jest wyrażenie wyraźnego żądania pozyskania dokumentu.
Fakturę można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej, ale ważne, aby została ona wystawiona w dwóch egzemplarzach – kopii dla sprzedającego i oryginału dla kupującego. Tryb i zasady wystawiania faktur VAT zostały dokładnie określone w ustawie o podatku od towarów i usług.
Kto powinien wystawić fakturę VAT?
Faktura powinna zostać wystawiona zawsze, kiedy dwoma stronami transakcji są przedsiębiorcy. Zazwyczaj dokument wystawia ten, kto sprzedaje produkt lub wykonuje usługę Zdarzają się jednak sytuację, że fakturę wystawia firma upoważniona przez sprzedawcę/usługodawcę lub nabywca (w sytuacji, kiedy sprzedawcą jest rolnik ryczałtowy – faktura VAT RR).
Kiedy przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT?
Faktura powinna zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten obejmuje również sytuacje, kiedy na konto sprzedawcy została wpłacona część lub całość zapłaty (faktury zaliczkowe).
Wspominaliśmy wcześniej, że fakturę mogą otrzymać nie tylko przedsiębiorcy, ale również osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W tym przypadku faktura dla nich powinna zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce transakcja. Jeśli zgłoszenie chęci otrzymania faktury nastąpi po realizacji transakcji, to dokument powinien zostać wystawiony w ciągu 15 dni od dokonania transakcji.
Jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zgłosi chęć otrzymania faktury po upływie 3 miesięcy od realizacji transakcji, to przedsiębiorca będący sprzedawcą lub usługodawcą nie ma obowiązku wystawiać dokumentu. Może to jednak zrobić dobrowolnie.
Prawo dopuszcza, aby faktury były wystawione przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru, ale również przed otrzymaniem całości lub części zapłaty. W takim wypadku nie można jednak wygenerować faktury wcześniej niż 30 dni przed.
Transakcje objęte fakturą
Sytuacje, w których przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokładnie precyzuje artykuł 106b, ustęp 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Faktura musi towarzyszyć:
- sprzedaży i dostawie towarów lub świadczeniu usług przez przedsiębiorcę na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby fizycznej (jeśli ta zażądała otrzymania takiego dokumentu);
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży na odległość (wyjątek: korzystanie przez podatnika ze szczególnej procedury);
- wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów na rzecz innych podmiotów gospodarczych;
- otrzymaniu przez przedsiębiorcę-sprzedawcę lub przedsiębiorcę-usługodawcę całości lub części zapłaty za towary lub usługi, jeśli transakcja miała miejsce w granicach Unii Europejskiej.
Jakie elementy powinien zawierać dokument?
Faktury VAT nie można wystawiać w przypadkowy sposób. Dokładny katalog informacji, jakie powinny znaleźć się na dokumencie określa artykuł 106e, ustęp 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim na dokumencie muszą się znaleźć obowiązkowo:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług;
- adresy podatnika i nabywcy;
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
- data dokonania dostawy lub zrealizowania usług;
- data otrzymania zapłaty za towary lub usługi;
- nazwy i rodzaje towarów i usług;
- miary i ilości sprzedanych towarów lub usług;
- cena jednostkowa netto;
- kwoty upustów, obniżek i rabatów;
- wartość sprzedaży netto;
- stawka podatku VAT;
- kwoty podatku VAT w podziale na poszczególne stawki, jeśli konieczne jest takie rozróżnienie;
- kwota należności ogółem.
Warto wiedzieć, że faktura dla zachowania ważności nie potrzebuje podpisu osoby wystawiającej. Podpisów najczęściej nie ma na dokumentach elektronicznych.
Faktura VAT – informacje dodatkowe
Na fakturze może się znaleźć dodatkowo firmowe logo, hasło marketingowe lub inny element powiązany ze sprzedającym. Te części nie są obowiązkowe. Obligatoryjnymi informacjami dodatkowymi na fakturze jest informacja o opodatkowaniu marży, nie całej wartości sprzedaży. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku sprzedaży dzieł sztuki, antyków i produktów używanych.
Termin rozliczenia podatku VAT z faktury
Co do zasady, rozliczenie podatku VAT powinno nastąpić zaraz po dokonaniu sprzedaży. Od tej reguły są wyjątki:
- usługi budowalne i komunikacyjne – konieczność rozliczenia podatku w momencie wystawienia faktury;
- rozliczenie faktury metodą kasową – konieczność rozliczenia podatku w dacie zapłaty.
Uproszczona faktura VAT
Faktura VAT może przyjąć postać tradycyjną lub uproszczoną. Faktura uproszczona może zostać wystawiona, kiedy opiewa na kwotę niższą niż 450 złotych brutto lub 100 euro brutto. Prawo do wystawienia faktury uproszczonej mają zarówno podatnicy czynni, jak również bierni. Możliwość wystawienia faktury uproszczonej to prawo, nie obowiązek.
Na takim dokumencie znajdą się takie dane, jak:
- data wystawiania dokumentu;
- data sprzedaży/wykonania usługi;
- numer faktury;
- dane sprzedawcy i nabywcy (głównie numery NIP);
- nazwy towarów i usług;
- kwoty ewentualnych rabatów;
- kwota należności ogółem.
W praktyce faktury uproszczone przyjmują postać zbliżoną do paragonu.
Podsumowując, mianem faktury VAT określa się dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji kupna-sprzedaży towarów lub usług pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami. Na wyraźne życzenie nabywcy, faktura może zostać wystawiona również dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Dokładne zasady wystawiania omawianego dokumentu zostały zapisane w ustawie o podatku VAT.
- Faktura sprzedaży – krótki poradnik dla początkujących
- Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy
- Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
- Faktura ryczałtowa – co warto o niej wiedzieć?
- Faktura bez NIP-u – co warto o niej wiedzieć?
