Faktury imienne mogą udokumentować sprzedaż. Wystawianie faktur na firmę to często spotykana praktyka. Co, jednak jeśli dokumentu żąda osoba prywatna i trzeba wystawić imienne faktury? Jakie dane trzeba w nich podać? Dowiedz się więcej o fakturze imiennej!
Każda osoba prowadząca działalność związaną ze sprzedażą towarów lub usług powinna prowadzić ewidencję przeprowadzonych transakcji. Różni się ona w zależności od sposobu nabywania danej rzeczy. W przypadku działalności stacjonarnej stosuje się dzienną ewidencję sprzedaży, zaś jeśli chodzi o sklepy internetowe (czyli siłą rzeczy – wysyłkowe) opiera się ona na wyciągach z konta bankowego.
Wystawianie faktur imiennych jest jednym ze sposobów na udokumentowanie sprzedaży. Są one jednak obwarowane konkretnymi wymaganiami i rygorami prawnymi, które należy spełnić.
Jakie to warunki? Przeczytaj i sprawdź!
Jak wystawić fakturę imienną?
Fakturę imienną możesz wystawić na życzenie klienta. Rezygnujesz wówczas z transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. Uzupełnienie wszystkich potrzebnych danych często jest możliwe dzięki specjalnej opcji faktury w programie księgowym.
W obsłudze może ci pomóc pracownik biura obsługi klienta. Możesz ją też uzupełnić według dokumentu ze wzoru, który należy mieć przygotowany na taką ewentualność. Powinieneś pamiętać, że klient nie ma obowiązku podawać, dlaczego chce wydania dokumentu. Cel nie znajduje się bowiem w samej jego treści.
Jakie dane do faktury imiennej?
Aby dokument odpowiadał standardom, musi zawierać następujące treści:
- datę, w której nastąpiła sprzedaż;
- numer, który będzie zgadzał się z przyjętą w przedsiębiorstwie numeracją;
- dane sprzedawcy i odbiorcy, czyli ich nazwę firmy lub imiona i nazwiska, i adresy;
- NIP sprzedawcy;
- ewentualne różne daty, jeśli czas dokonania lub zakończenia dostawy i data, w której miała miejsce sprzedaż, czyli otrzymania zapłaty różni się od tej, w której wystawiono fakturę;
- nazwę zakupionego towaru lub usługi,
- to, ile sztuk towaru zostało zakupione;
- cenę jednostkową bez podatku VAT (czyli netto);
- odpowiedni wpis, jeśli zakup został objęty promocją, upustem albo innego rodzaju obniżką;
- wartość netto;
- to, ile wynosi VAT;
- sumę sprzedaży netto podzieloną na rzeczy objęte danym podatkiem i te z niego zwolnione;
- kwoty podatku VAT podzielone na konkretne towary lub usługi;
- wartość całości (czyli brutto).
Kiedy powinna zostać wystawiona faktura VAT imienna zamiast paragonu?
Żądanie wystawienia faktury klient musi zgłosić najpóźniej do 3 miesięcy od dokonania zakupu. Po tym terminie co prawda nie ma zakazu wystawiania faktur imiennych, jednak sprzedawcy nie obejmuje żaden obowiązek.
Zależy to zatem wówczas od jego dobrej woli. Jeśli klient zażąda faktury, musi ją otrzymać najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którego czasie nastąpił zakup. Jeśli zatem klient chce fakturę na sweter kupiony 12 czerwca, to sprzedawca ma obowiązek wystawić ją do 15 lipca (chyba że żądanie będzie zgłoszone zakończeniu czerwca).
Faktura imienna a zwrot towaru
Jeżeli osoba, która zakupiła dany towar, chciałaby go zwrócić, to jest to jak najbardziej możliwe.
Nie ma możliwości wprowadzenia zmian do faktur imiennych, jednak można stworzyć dokument korygujący.
Powinien on zawierać:
- datę sprzedaży zwracanego towaru oraz termin samego zwrotu;
- dokument potwierdzający zakup;
- taką nazwę towaru, która pozwoli na błyskawiczną jego identyfikację;
- wartość brutto zwracanego przedmiotu oraz zwróconą kwotę;
- protokół przyjęcia reklamacji lub zwrotu.
Dokument powinien być ponadto podpisany przez obie strony zawierające umowę.
Czy można wystawić fakturę imienną bez NIP?
Osoby fizyczne, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej, nie mają nadanego Numeru Identyfikacji Podatkowej. Jeśli jest to wymagane, to do celów urzędowych używają wówczas numeru PESEL. Czy faktury imienne wymagają NIP? Nie.
Faktura VAT bez NIP jest to dokument, który można wystawić i nie trzeba podawać żadnego numeru.
Obowiązek ten obejmuje jedynie sprzedawcę. Nie ma jednak żadnego zakazu umieszczania numeru PESEL, więc jest to opcjonalne.
Czy faktura imienna na dziecko może być wystawiona?
Mimo że faktura bez NIP klienta, a nawet numeru PESEL jest możliwa, to niestety mogą ją otrzymać wyłącznie osoby mające pełnię czynności prawnych, czyli jedynie osoby pełnoletnie.
Wydanie faktury jest związane z dokonaniem czynności prawnej, do której dzieci nie mają jeszcze prawa. Fakturę można wystawić wyłącznie na przedstawiciela ustawowego. Taką osobą może być jeden z rodziców lub inny prawny opiekun niepełnoletniej osoby.
Faktury imienne to dla niektórych osób wygodny i przydatny dowód zakupu. Każdy przedsiębiorca powinien umieć je wystawiać, aby zapewnić klientom wysoką jakość usług. Nie jest to skomplikowane i nie wymaga wielu formalności, dlatego warto rozważyć czasem wystawianie faktury imiennej.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest faktura imienna?
Faktura imienna potwierdza transakcję przedsiębiorcy z osobą fizyczną, która nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej.
- Do czego służy numer REGON i jak go uzyskać?
- Jak wystawić dokument PZ (przyjęcia zewnętrznego)? Poznaj dokument magazynowy przyjęcia materiałów z zewnątrz
- Zawieszenie działalności a ZUS. Składki ZUS w czasie zawieszenia działalności gospodarczej. Czy przedsiębiorca musi opłacać składki zdrowotne w trakcie zawieszenia działalności?
- Merchandising w teorii i praktyce – wiedza o skutecznej ekspozycji towarów
- Zasada FIFO – co oznacza First In, First Out i na czym polega ta metoda wyceny zapasów?