Prowadzenie firmy

Faktury imienne – czy każdy może ją otrzymać? Czy obowiązują na nie zwroty? Sprawdź, co warto o nich wiedzieć!

3 minut(y) czytania

Każda osoba prowadząca działalność związaną ze sprzedażą towarów lub usług powinna prowadzić ewidencję przeprowadzonych transakcji. Różni się ona w zależności od sposobu nabywania danej rzeczy. W przypadku działalności stacjonarnej stosuje się dzienną ewidencję sprzedaży, zaś jeśli chodzi o sklepy internetowe (czyli siłą rzeczy – wysyłkowe) opiera się ona na wyciągach z konta bankowego. Wystawianie faktur imiennych jest jednym ze sposobów na udokumentowanie sprzedaży. Są one jednak obwarowane konkretnymi wymaganiami i rygorami prawnymi, które należy spełnić. Jakie to warunki? Przeczytaj i sprawdź!

Jak wystawić fakturę imienną?

Fakturę imienną możesz wystawić na życzenie klienta. Rezygnujesz wówczas z transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. Uzupełnienie wszystkich potrzebnych danych często jest możliwe dzięki specjalnej opcji faktury w programie księgowym. W obsłudze może ci pomóc pracownik biura obsługi klienta. Możesz ją też uzupełnić według dokumentu ze wzoru, który należy mieć przygotowany na taką ewentualność. Powinieneś pamiętać, że klient nie ma obowiązku podawać, dlaczego chce wydania dokumentu. Cel nie znajduje się bowiem w samej jego treści.

Jakie dane do faktury imiennej?

Aby dokument odpowiadał standardom, musi zawierać następujące treści:

  • datę, w której wystawiono dowód zakupu;
  • numer, który będzie zgadzał się z przyjętą w przedsiębiorstwie numeracją;
  •  dane sprzedawcy i odbiorcy, czyli ich imiona i nazwiska lub nazwę firmy oraz adresy;
  • NIP sprzedawcy;
  •  ewentualne różne daty, jeśli czas dokonania lub zakończenia dostawy i data otrzymania zapłaty różni się od tej, w której wystawiono fakturę;
  • nazwę zakupionego towaru lub usługi,
  • to, ile sztuk towaru zostało zakupione;
  • cenę jednostkową bez podatku VAT (czyli netto);
  • odpowiedni wpis, jeśli zakup został objęty promocją, upustem albo innego rodzaju obniżką;
  •  wartość netto;
  • to, ile wynosi VAT;
  • sumę sprzedaży netto podzieloną na rzeczy objęte danym podatkiem i te z niego zwolnione;
  • kwoty podatku VAT podzielone na konkretne towary lub usługi;
  • wartość całości (czyli brutto).

Kiedy powinna zostać wystawiona faktura VAT imienna?

Żądanie wystawienia faktury klient musi zgłosić najpóźniej do 3 miesięcy od dokonania zakupu. Po tym terminie co prawda nie ma zakazu wystawiania faktur imiennych, jednak sprzedawcy nie obejmuje żaden obowiązek. Zależy to zatem wówczas od jego dobrej woli. Jeśli klient zażąda faktury, musi ją otrzymać najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którego czasie nastąpił zakup. Jeśli zatem klient chce fakturę na sweter kupiony 12 czerwca, to sprzedawca ma obowiązek wystawić ją do 15 lipca (chyba że żądanie będzie zgłoszone zakończeniu czerwca).

Faktura imienna a zwrot towaru

Jeżeli osoba, która zakupiła dany towar, chciałaby go zwrócić, to jest to jak najbardziej możliwe. Nie ma możliwości wprowadzenia zmian do faktur imiennych, jednak można stworzyć dokument korygujący. Powinien on zawierać:

  • datę sprzedaży zwracanego towaru oraz termin samego zwrotu;
  • dokument potwierdzający zakup;
  • taką nazwę towaru, która pozwoli na błyskawiczną jego identyfikację;
  • wartość brutto zwracanego przedmiotu oraz zwróconą kwotę;
  • protokół przyjęcia reklamacji lub zwrotu. 

Dokument powinien być ponadto podpisany przez obie strony zawierające umowę.

Faktura imienna bez NIP – czy można?

Osoby fizyczne, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej, nie mają nadanego Numeru Identyfikacji Podatkowej. Jeśli jest to wymagane, to do celów urzędowych używają wówczas numeru PESEL. Czy faktury imienne wymagają NIP? Nie. Faktura VAT bez NIP jest to dokument, który można wystawić i nie trzeba podawać żadnego numeru. Obowiązek ten obejmuje jedynie sprzedawcę. Nie ma jednak żadnego zakazu umieszczania numeru PESEL, więc jest to opcjonalne.

Czy faktura imienna na dziecko może być wystawiona?

Mimo że faktura bez NIP, a nawet numeru PESEL jest możliwa, to niestety mogą ją otrzymać wyłącznie osoby mające pełnię czynności prawnych, czyli jedynie osoby pełnoletnie. Wydanie faktury jest związane z dokonaniem czynności prawnej, do której dzieci nie mają jeszcze prawa. Fakturę można wystawić wyłącznie na przedstawiciela ustawowego. Taką osobą może być jeden z rodziców lub inny prawny opiekun niepełnoletniej osoby.

Faktury imienne to dla niektórych osób wygodny i przydatny dowód zakupu. Każdy przedsiębiorca powinien umieć je wystawiać, aby zapewnić klientom wysoką jakość usług. Nie jest to skomplikowane i nie wymaga wielu formalności, dlatego warto rozważyć czasem wystawianie faktury imiennej.

Nasze propozycje
PoradyProwadzenie firmy

Przechowywanie dokumentacji – jakie są procedury i okresy przechowywania różnych rodzajów akt?

4 minut(y) czytania
Przechowywanie dokumentacji to ważny aspekt prowadzenia każdego przedsiębiorstwa. Nie trzeba jednak trzymać wszystkich dokumentów od założenia firmy aż do końca jej istnienia. Poszczególne ich typy mają bowiem określony czas przechowywania. Jaki? Sprawdź!
Prowadzenie firmy

Wskaźnik płynności bieżącej – czym jest, jak go sprawdzić i w jaki sposób poprawić?

5 minut(y) czytania
Wskaźnik płynności bieżącej pozwala określić, w jakiej kondycji finansowej jest dana firma. Jednym z najważniejszych elementów prowadzenia przedsiębiorstwa jest przecież jego rentowność. Jak obliczyć wskaźnik i poprawić płynność finansową firmy? Sprawdź!
Prowadzenie firmy

Zmiana nazwy firmy – jak wyglądają formalności?

4 minut(y) czytania
Zmiana nazwy firmy nieraz jest konieczna, choć niesie za sobą wiele formalności. Trzeba wprowadzić korekty we wszystkich dokumentach, co także może wpłynąć na umowy z partnerami. Co powinieneś wiedzieć na temat tego typu operacji? Dowiedz się więcej z tekstu!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *