Faktura kosztowa, czyli jeden z podstawowych dokumentów finansowych w firmie

Czym jest faktura VAT? Najważniejsze informacje

Faktura VAT to jeden z podstawowych, a na pewno najczęściej stosowany rodzaj dokumentu finansowego w działalności gospodarczej. Jest ona wystawiana, kiedy jeden przedsiębiorca dostarcza drugiemu:

• towar (np. czasopisma, części do samochodów, materiały budowlane itp.),
• usługi (w zależności od sytuacji mogą być to np. usługi sprzątające czy księgowe).

A zatem faktura dokumentuje zawarcie transakcji handlowej między firmami. W odniesieniu do przedsiębiorcy, który ją wystawia, mowa jest o fakturze sprzedażowej; z kolei z punktu widzenia odbiorcy jest to faktura kosztowa.

Faktura kosztowa

Faktura kosztowa to dokument finansowy, który dokumentuje to, jakie są koszty wynikające z zakupu towarów i/lub usług przez dane przedsiębiorstwo. Dokument ten jest z punktu widzenia odbiorcy niezbędny w celu:

• odliczenia podatku od towarów i usług (jeżeli przepisy na to pozwalają, można odliczyć VAT naliczony),
• odliczenia podatku dochodowego (wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu).

To właśnie dlatego faktury kosztowe są ważne z punktu widzenia przedsiębiorców, ponieważ pozwalają im na faktyczne obniżenie swoich obciążeń podatkowych.

Czym jest koszt w działalności biznesowej?

Jak sama nazwa wskazuje, faktura kosztowa dotyczy… kosztu. Jego definicję możemy znaleźć w Ustawie o rachunkowości, gdzie koszty są definiowane jako prawdopodobne zmniejszenie korzyści ekonomicznych (wpływów, przychodów). Wartość kosztów da się wiarygodnie ocenić; mogą one mieć postać:

• obniżenia wartości aktywów (majątku),
• zwiększenia zobowiązań wobec dostawców.

Tak rozumiane koszty oznaczają zatem obniżenie realnych przychodów osiąganych w ramach prowadzenia firmy. Niestety, jako przedsiębiorca nie jesteś w stanie ich uniknąć; jest to nieodłączna część prowadzenia biznesu.

Jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura kosztowa?

W świetle polskich przepisów podatkowych faktura kosztowa jest wymagana w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą chce odliczyć podatek VAT naliczony z tytułu danej transakcji. Faktura kosztowa może zostać odliczona przez przedsiębiorcę jedynie wówczas, gdy została poprawnie wystawiona, a zatem zawiera wszystkie wymagane dane (informacje te zostały wymienione w ustawie o podatku VAT). Zgodnie z art. 108 są to m.in.:

• nazwa i adres działalności sprzedawcy,
• nazwa i adres działalności odbiorcy,
• unikalny numer faktury,
• data wystawienia i data sprzedaży,
• opis towarów lub usług, które są przedmiotem danej transakcji handlowej (potrzebny jest nie tylko opis słowny, ale także dane na temat liczby sprzedanych jednostek produktu, masa, objętość itp.),
• cena netto transakcji, kwota podatku VAT oraz będąca ich sumą kwota brutto – jeśli zastosowano różne stawki VAT, na fakturze powinno znaleźć się rozbicie na poszczególne stawki.