W skrócie:
- Faktura ustrukturyzowana to element KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.
- Wystawianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych ma za zadanie ułatwić prowadzenie ewidencji księgowej.
- Jeśli zapowiedzi Ministerstwa Finansów zostaną spełnione, stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe, począwszy od dn. 01.07.2024 roku.
Faktura ustrukturyzowana. Co to takiego?
System faktur ustrukturyzowanych to stosunkowo nowym rozwiązaniem, ponieważ taka możliwość została wprowadzona w styczniu 2022 roku. Z drugiej strony, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już w lipcu 2024 roku będzie to rozwiązanie obowiązkowe.
Czym jest faktura ustrukturyzowana? Rozumie się przez to dokument wystawiany oraz wysyłany wyłącznie z użyciem połączenia elektronicznego. Podobnie jak standardowa faktura VAT, także jej ustandaryzowany odpowiednik powinien zawierać rzetelne dane na temat szczegółów transakcji sprzedaży towarów lub usług, w tym na przykład:
- datę wystawienia dokumentu oraz sprzedaży towaru/usługi,
- opis przedmiotu transakcji,
- wartości netto, VAT oraz brutto.
Jak sama nazwa wskazuje, faktury te są wystawione z użyciem określonego standardu (struktury). Dzięki temu łatwiejsze staje się przetwarzanie zamieszczonych w tych dokumentach danych, co może korzystnie przełożyć się na skuteczność pracy specjalistów ds. księgowości (automatyzacja wprowadzania danych). Faktury ustrukturyzowane są więc dobrym sposobem na uniknięcie czynności, które przez lata stanowiły zmorę w codziennej pracy księgowych – ręczne wprowadzanie faktur do systemu.
Fakturę ustrukturyzowaną określa się czasem mianem e-faktury, co dobrze odzwierciedla postęp technologiczny, który w ostatnich latach odciska coraz większe piętno na branży księgowej.
Faktury ustrukturyzowane. Nie tylko obowiązek, ale także udogodnienie dla przedsiębiorców
Z jednej strony faktury ustrukturyzowane wprowadzone w ramach KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, docelowo będą jedyną, obligatoryjną formą wystawiania dokumentów. Z drugiej jednak strony przedsiębiorcy nie powinni postrzegać tego rozwiązania jako żmudnego obowiązku. Wydaje się, że jest wręcz przeciwnie – powinniśmy postrzegać je raczej jako sposób na usprawnienie procesów wewnętrznych w przedsiębiorstwie.
Przede wszystkim, za jedną z największych korzyści związanych z korzystaniem z faktur ustrukturyzowanych uznaje się łatwość obsługi. Dzięki KSeF mozolne, ręczne wprowadzanie dokumentów staje się jeszcze bardziej zastępowane przez oprogramowanie komputerowe. Może ono automatycznie odczytywać dane z dokumentów finansowych (faktur) i wprowadzać je w automatyczny sposób do systemów księgowych. Takie rozwiązanie pozwala znacząco skrócić czas księgowania pojedynczych transakcji.
Czas to jednak jeszcze nie jedyna korzyść, na jaką możemy liczyć dzięki fakturom ustrukturyzowanym. Warto również mieć na uwadze, że dzięki fakturom elektronicznym spada ryzyko popełnienia błędów polegających na niewłaściwym wprowadzeniu danych. Komputer również może się pomylić, ale prawdopodobieństwo błędu jest niższe w porównaniu z pracą księgowego, który w roztargnieniu wprowadza dziesiątki dokumentów dziennie.
- Faktura sprzedaży – krótki poradnik dla początkujących
- Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy
- Faktura VAT – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć
- Faktura ryczałtowa – co warto o niej wiedzieć?
- Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
Zobacz również:
