Faktury

Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy


Ocena

Faktura elektroniczna wiąże się z wygodą, bezpieczeństwem, szybkością i ekologicznością. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i jeszcze nie korzystasz z tego rozwiązania, to koniecznie powinieneś przeczytać nasz artykuł i spróbować wystawić swoją pierwszą e-fakturę.

Drukowanie faktur i późniejsze ich wysyłanie pocztą lub kurierem do odbiorców to kłopotliwe, kosztowne, czasochłonne i mało ekologiczne rozwiązanie. E-faktury są przyjazne środowisku, a dodatkowo ich wystawienie i wysyłka wiąże się z oszczędnością na czasie i pieniądzach. Budowa tych dokumentów i zasady posługiwania się nimi są niemalże identyczne, jak w przypadku faktur papierowych. Stworzyliśmy krótkie kompendium wiedzy na temat posługiwania się e-fakturami. Mamy nadzieję, że ci się spodoba i przyda w biznesie!

Faktura elektroniczna – istota

Faktura to dokument księgowy potwierdzający zawarcie transakcji kupna-sprzedaży produktów lub usług pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. W wyjątkowych sytuacjach faktura może zostać wystawiona również dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Wówczas konieczne jest jej wyraźne żądanie. Tryb oraz zasady wystawiania faktur zostały uregulowane przez ustawodawcę w ustawie o podatku od towarów i usług. Obecnie faktura może przybrać postać papierową lub elektroniczną.

Faktura elektroniczna to dokument księgowy w postaci faktury VAT wystawiony w formie elektronicznej. Ustawodawca nie zastrzega sobie odpowiedniego formatu dla takiego dokumentu. Najczęściej jednak jest to PDF lub skan faktury papierowej w rozszerzeniach dedykowanych obrazom.

Definicja oraz regulacje dotyczące faktury VAT w formie elektronicznej zostały ujednolicone w ustawie o VAT w artykule 2, punkcie 32. Warto wspomnieć, że od 2018 roku funkcjonuje centralny rejestr faktur. Został on wprowadzony przez rząd w celu pomocy przy analizie i sprawdzaniu poprawności wystawianych dokumentów księgowych.

Fakturę elektroniczną traktuje się na równi z fakturą papierową. Co więcej. faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana może być traktowana jak faktura papierowa i nie musi już spełniać wymogów e-faktury.

E-faktura – co powinna zawierać faktura elektroniczna?

Ustawa wskazuje na szereg elementów, jakie powinna zawierać faktura, zarówno ta elektroniczna, jak również papierowa. Wśród nich znajdują się:

  • data wystawienia;
  • numer jednoznacznie identyfikujący fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich rabatów;
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Dodatkowo na fakturze może znaleźć się wskazanie osoby upoważnionej do wystawienia faktury oraz adnotacja, że dokument nie wymaga podpisu odbiorcy.

Jak wygenerować fakturę w formie elektronicznej?

Wygenerowanie faktury w formie elektronicznej jest możliwe przy wykorzystaniu wielu dedykowanych programów komputerowych oraz aplikacji internetowych.

Czy na wystawienie faktury elektronicznej potrzebna jest zgoda?

Podmiot wystawiający fakturę powinien otrzymać zgodę od jej odbiorcy na wysyłkę drogą elektroniczną. Ustawodawca jednak nie precyzuje jasno, w jaki sposób taka zgoda powinna wyglądać. Akceptacja może więc przybrać formę napisanego odręcznie oświadczenia, wiadomości mailowej lub ustną. Za akceptację uważa się również fakt opłacenia faktury wysłanej drogą mailową. Oczywiście odbiorca może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych lub wyrażoną wcześniej zgodę wycofać w każdym momencie. Wówczas wystawca faktury ma obowiązek wystawić wersję papierową dokumentu.

W jaki sposób wysłać fakturę elektroniczną?

Faktura elektroniczna powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji. Jeden dokument pozostaje u podmiotu wystawiającego fakturę, drugi powinien zostać przesłany do kontrahenta przy wykorzystaniu do tego poczty elektronicznej.

Jak długo przechowywać e-faktury?

Faktury elektroniczne powinny być przechowywane w oryginalnym formacie, a więc takim, w jakim zostały wysłane przez wystawcę. Mogą również zostać wydrukowane i być przechowywane w wersji papierowej. Takie postępowanie gwarantuje autentyczność dokumentów oraz integralność ich treści.

Zgodnie z ustawą, e-faktury powinny być przechowywane przez taki sam okres, jak faktury papierowe, a więc przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Wówczas też upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktura elektroniczna a faktury korygujące i duplikaty

Nie ma żadnych przeciwwskazań do korygowania i duplikowania faktur elektronicznych. W tym przypadku należy przestrzegać dokładnie tych samych zasad, co w przypadku dokumentów w tradycyjnej formie. Co do zasady, jeśli faktura miała formę elektroniczną, to zarówno jej korekta, jak również duplikat również powinny przybrać tę formę.

Jak przebiega kontrola dokumentów elektronicznych?

Zarówno faktury papierowe, jak również elektroniczne podlegają kontroli. Podatnik ma obowiązek umożliwienia organom podatkowym i innym organom kontroli skarbowej natychmiastowego i pełnego dostępu do wszelkich faktur. Jeśli faktura była elektroniczną, to dostęp powinien zostać nadany drogą elektroniczną. Dodatkowo wyraźna prośba ze strony urzędu zobowiązuje podatnika do umożliwienia mu poboru i odczytu e-faktury.

Skontrolowane mogą zostać również zgody na wysyłanie faktur drogą elektroniczną. Zgodnie z powyższym, akceptacje odbiorców faktur powinny zostać zachowane i w razie konieczności okazane organom kontroli. Kontrola może dotyczyć nie tylko e-faktur i akceptacji na ich wysyłkę online, ale również dowodów dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego i naczelnika urzędu celnego oraz dokumentacji odnośnie bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Korzyści płynące z wystawiania faktur elektronicznych

Rozliczenia za pośrednictwem faktur elektronicznych posiadają wiele zalet. Podstawową jest wygoda płynąca z braku konieczności organizowania wysyłki i prostoty wygenerowania dokumentu. Kolejna korzyść wiąże się z ekonomią: podatnik nie ponosi kosztów wysyłki, papieru, tuszu do drukarki i utrzymania archiwów. Następnymi kwestiami są oszczędność czasu oraz dbałość o ochrona środowiska.

Podsumowując, faktura elektroniczna stanowi alternatywę dla tradycyjnej faktury papierowej. To korzystne rozwiązanie z ekonomicznego i ekologicznego punktu widzenia.


Zobacz też:
Justyna Redzik
134 Artykuł(y)

o autorze
Zawodowo zajmuje się copywritingiem i usługami finansowymi. Z wykształcenia jest ekonomistką, ekspertem od prawa w biznesie i zarządzania logistyką. Prowadzi firmę, która zajmuje się doradztwem finansowym, dlatego też w tej tematyce czuje się najlepiej. Jej pasją jest psychologia i szeroko rozumiany handmade.
Artykuły
Nasze propozycje
Faktury

Zmiana przepisów o przedawnieniu faktur z 2020 roku – co należy wiedzieć?

Faktury

Faktura sprzedaży – krótki poradnik dla początkujących

Faktury

Faktura RR wystawiana przez nabywcę płodów rolnych – co powinieneś o niej wiedzieć?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *