Faktury

Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej

Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej to dokument, który wystawia się na wyraźne żądanie nabywcy towarów lub usług. Sprawdziliśmy, jak wygląda taki dokument oraz kiedy może być potrzebny.

Faktura VAT jest dokumentem, który powinien obowiązkowo towarzyszyć wszystkim transakcjom odbywającym się pomiędzy dwoma podmiotami posiadającymi działalność gospodarczą lub będącymi osobami prawnymi. Zdarza się jednak, że sprzedawcy i usługodawcy wystawiają faktury na osoby fizyczne nieposiadające własnej działalności. Taki dokument generuje się na żądanie odbiorcy. Powinien on posiadać konkretne dane i zostać wystawiony w odpowiednim terminie.

Kiedy wystawia się fakturę na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej?

Tryb oraz zasady wystawiania faktur VAT reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z zapisami artykułu 106b, ustęp 3, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT na nazwisko nabywcy na jego żądanie. Dotyczy to również nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Dokument taki nie będzie posiadał numeru NIP nabywcy, ponieważ ten nie ma obowiązku jego posiadania.

Faktura wystawiana na rzecz osoby nieposiadającej własnej firmy może być dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług oraz otrzymanie całości lub części zapłaty za nie. Za pomocą faktury można również dokumentować sprzedaż zwolnioną przedmiotowo z obowiązku płatności podatku VAT (zgodnie z podstawą prawną, jaką jest ustawa lub odpowiednie rozporządzenie) lub sprzedaż zwolnioną przedmiotowo, a wiec generowaną przez podatnika korzystającego ze zwolnienia podmiotowego.

Warto pamiętać, że żądanie wystawienia faktury powinno zostać zgłoszone przed upływem trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano całość lub część zapłaty. Jedynie wówczas sprzedawca/usługodawca będzie zobligowany do wystawienia dokumentu. Po upływie tego terminu, czynność będzie wyrazem jego dobrej woli.

Co powinna zawierać faktura na osobę fizyczną?

Każda transakcja kupna-sprzedaży powinna zostać udokumentowana przy pomocy paragonu lub faktury. Paragony uznaje się za uproszczone dokumenty fiskalne. Znajdują się na nich dane, takie jak:

  • dane sprzedawcy;
  • numer paragonu;
  • data wystawienia;
  • nazwa towaru lub usługi;
  • cena jednostkowa;
  • ilość i wartość sumaryczna przedmiotu sprzedaży;
  • wartość brutto;
  • stawki podatków;
  • łączna kwota podatku;
  • kwota sprzedaży;
  • identyfikator nabywcy (nieobowiązkowo).

Faktura jest nieco szerszym dokumentem niż paragon. Wystawia się ją na ogół dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą lub spółek prawa handlowego. Na niej powinny się znaleźć dokładnie te same dane, co na paragonie, a dodatkowo:

  • numer dokumentu;
  • dane nabywcy;
  • numer identyfikacyjny podatnika;
  • data zakupu.

Termin na wystawienie faktury

Artykuł 106i, ustęp 6 ustawy o VAT określa dwa terminy na wystawienie faktury na żądanie dla osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej, których powinni przestrzegać sprzedawcy i usługodawcy. Zgodnie z nimi fakturę powinno się wystawić:

  • nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub też otrzymano całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
  • nie później niż do piętnastego dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, względnie otrzymano całość lub część zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Co się dzieje z paragonem, kiedy przedsiębiorca wystawia fakturę?

W myśl obowiązującego obecnie ustawodawstwa, przedsiębiorca będący podatnikiem VAT i dokonujący sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych lub osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę będącymi potwierdzeniem dokonania transakcji. Dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną, jeśli nabywca wyrazi na to zgodę.

Jeśli do określonej transakcji zostały wystawione i faktura i paragon z kasy rejestrującej, to obydwa dokumenty powinny zostać ze sobą spięte i w jednej z kopii pozostać u podatnika. Jeśli faktura nie przyjmuje postaci materialnej, a elektroniczną, to w ewidencji księgowej podatnika powinien się znaleźć paragon opisany danymi pozwalającymi na identyfikację faktury do niego wystawionej.

Czy na fakturze zawsze musi być NIP?

Zgodnie z artykułem 106e, ustęp 1 ustawy o VAT, na fakturze powinien się znaleźć numer umożliwiający identyfikację nabywcy towarów lub usług dla podatku. Mowa tutaj i Numerze Identyfikacji Podatkowej (NIP). Ten nadawany jest obligatoryjnie wszystkim osobom prowadzącym działalność gospodarczą. Osoby, które nie mają swojej firmy, nie mają obowiązku posiadania NIP-u. W ich przypadku na fakturze może zostać pominięty ten element. Na fakturze na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie musi się znaleźć również numer PESEL.

W jakiej formie wystawia się fakturę na żądanie na rzecz osoby fizycznej?

Ustawodawca ustalił również formę w jakiej może zostać wystawiona faktura. Faktura może zostać wystawiona za pośrednictwem kasy fiskalnej, ręcznie lub za pośrednictwem odpowiedniego programu komputerowego. Może ona przyjąć formę papierową lub, za zgodą odbiorcy, elektroniczną.

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury dla osoby fizycznej?

Zgodnie z literą prawa, przedsiębiorca będący sprzedawcą towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej nie ma prawa odmówić wystawienia faktury, jeśli żądanie jej otrzymania nastąpiło w odpowiednim terminie, a więc przed upływem trzech miesięcy od dokonania transakcji. Niestety wielu przedsiębiorców nie wie o tym obowiązku. Jeśli kiedykolwiek potrzebowałbyś faktury, a przedsiębiorca nie chciałby ci jej wystawić, możesz szukać wsparcia u organów Krajowej Administracji Skarbowej. Zgłoszenia można dokonać telefonicznie lub mailowo, ale należy pamiętać, że może ono skutkować wszczęciem kontroli u sprzedawcy i karą za niewystawienie dokumentu.

Podsumowując, faktura jest podstawowym dokumentem księgowym służącym zaewidencjonowaniu transakcji zachodzących pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi, najczęściej przedsiębiorstwami. Prawo dopuszcza jednak, aby wystawiać fakturę na rzecz osób fizycznych nieposiadających działalności gospodarczej na ich wyraźne żądanie. W tym przypadku na dokumencie zabraknie numeru NIP nabywcy. Ustawodawca określił konkretny zestaw zasad dotyczących trybu generowania faktur.

Dodaj komentarz

Dodaj komentarz