Co warto wiedzieć:
- Jak sama nazwa wskazuje, faktura zbiorcza to dokument, w którym przedstawia się informacje na temat wielu transakcji gospodarczych.
- Faktura zbiorcza to dokument, który może objąć transakcje zrealizowane na rzecz danego odbiorcy w obrębie jednego miesiąca kalendarzowego.
- Odpowiednio wykorzystana faktura zbiorcza może ułatwić prowadzenie rozliczeń finansowych w przedsiębiorstwie.
Faktura zbiorcza. Co to jest za dokument?
Faktura zbiorcza to dokument finansowy, który może być stosowany w obrocie gospodarczym jako zamiennik dla standardowej faktury VAT. Czym charakteryzuje się faktura zbiorcza? Odpowiedź na to pytanie możesz znaleźć już w nazwie dokumentu: jest to zbiorcze zestawienie obejmujące wiele różnych transakcji handlowych, czyli dostaw towarów lub usług, zrealizowanych na rzecz jednego odbiorcy.
Faktura zbiorcza może zawierać dane na temat kilku transakcji, choć dokumenty obejmujące kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt transakcji również nie są niczym nadzwyczajnym.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by faktury zbiorcze były wystawiane przez przedsiębiorców, którzy w ramach swojej codziennej działalności realizują np. powtarzające się, regularne dostawy towarów lub usługi dla danego odbiorcy. Takie rozwiązanie to przede wszystkim oszczędność czasu i ułatwienie pracy wykonywanej przez pracowników ds. zakupów, księgowych itp. Dzięki temu nie trzeba już księgować czterdziestu różnych faktur oraz monitorować statusu ich płatności; zamiast tego wszystkie czterdzieści transakcji można zamieścić na jednym zbiorczym dokumencie. Jest to wygodne rozwiązanie, prawda?
Jak powinna wyglądać faktura zbiorcza?
Ważne jest, by podatnik zamierzający wystawiać faktury zbiorcze, prowadził stosowną dokumentację dotyczącą każdej pojedynczej transakcji, którą następnie chce umieścić w tym zestawieniu. Praktyka pokazuje, że poprawność sporządzonej w tym zakresie dokumentacji zostanie zweryfikowana podczas kontroli przeprowadzonej przez organy KAS, czyli Krajowej Administracji Skarbowej. Przedsiębiorca musi być w stanie wykazać, że każda z zamieszczonych w fakturze zbiorczej transakcji została udokumentowana we właściwy sposób.
Jakie informacje powinna zawierać faktura zbiorcza?
Omawiany dokument finansowy powinien zawierać co najmniej takie elementy, jakich w świetle ustawy o VAT wymaga się od standardowych faktur VAT. Rozumie się przez to m.in. takie dane jak:
- Unikalny numer faktury – numery te powinny być systematycznie nadawane kolejnym dokumentom.
- Data wystawienia dokumentu oraz sprzedaży (w przypadku faktur zbiorczych określa się ją poprzez wskazanie miesiąca i roku).
- Dokładne dane stron zawierających transakcje, tzn. sprzedawcy i nabywcy.
- Szczegółowy opis dostarczonych towarów lub usług – rodzaj produktów, jednostka miary (ilość, masa, objętość itp.). W przypadku faktur zbiorczych element ten bywa bardzo rozbudowany, a zestawienie czasem zajmuje nawet kilka stron. Konieczne jest bowiem wyszczególnienie wszystkich operacji gospodarczych z danego okresu.
- Kwoty netto, VAT oraz brutto dla każdej pojedynczej transakcji, a także ich łączną wartość.
- Faktura sprzedaży – krótki poradnik dla początkujących
- Faktura elektroniczna – krótkie kompendium wiedzy
- Faktura VAT – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć
- Faktura ryczałtowa – co warto o niej wiedzieć?
- Faktura na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
Zobacz również:
