Planujesz zatrudnić pracownika, ale obawiasz się o koszty takiego działania? Jako pracodawca jesteś zobowiązany do opłacania wszelkich składek zdrowotnych i nie tylko. Dowiedz się, jaki jest koszt pracownika. 2026 niesie pewne zmiany. Jak duże? Sprawdź!
Pracodawcy w Polsce mają obowiązek odprowadzania między innymi składek zdrowotnych na rzecz swoich pracowników. Koszt pracodawcy w dużej mierze zależy od tego, na podstawie jakiej umowy przyjęty jest pracownik. Znacznie mniej zapłacisz za zatrudnioną osobę w ramach umowy zlecenia. Koszty całkowite dla pracodawcy ostatecznie mogą wynieść drugie tyle, ile zarabia pracownik netto. Chcesz wiedzieć więcej na temat tego, jak obliczane jest wynagrodzenie za pracę twoich pracowników? Poniższy artykuł rozwieje wszelkie wątpliwości w kwestii tego, jaki jest koszt pracownika 2026. Bądź na bieżąco!
Koszt pracownika 2026. Jakie są całkowite koszty zatrudnienia pracownika?
Wynagrodzenie za pracę to podstawowe prawo i świadczenie, jakie przysługuje każdemu pracownikowi niezależnie od formy podpisanej umowy. Jako pracodawca masz prawo zaproponować danej osobie współpracę na podstawie jednej z trzech umów, a mianowicie:
- umowy o pracę;
- umowy zlecenia;
- umowy o dzieło.
Jaka jest wysokość składek i podatków?
Koszty ubezpieczenia zdrowotnego, wszelkie składki ZUS oraz podatki leżą po stronie pracodawcy. Na całkowite koszty zatrudnienia pracownika w firmie wpływa wiele czynników i jednocześnie przekłada się to na wysokość wynagrodzenia brutto. Oto kilka elementów wpływających na wysokość składek odprowadzanych przez pracodawcę:
- ubezpieczenie emerytalne – wynosi 9,76% wynagrodzenia brutto;
- składka rentowa – 6,50%;
- fundusz pracy w wysokości 2,45%;
- ubezpieczenie wypadkowe ze standardową stawką 1,67%;
Można śmiało stwierdzić, że całkowite koszty zatrudnienia pracownika w kwestii odprowadzanych składek to nawet dodatkowo ponad 20% podstawy wynagrodzenia brutto. Dla pracodawcy oznacza to spory wydatek. Uwaga! Sam pracownik ma odprowadzane standardowe składki na poziomie niecałych 10% świadczenia emerytalnego, 1,50% rentowego oraz 2,45% chorobowego. Wysokość składki zdrowotnej w tym przypadku wynosi 9%.
Ile pracodawca zapłaci za zatrudnienie? Koszt pracownika 2026
Jakie zmiany wpływają na koszt pracownika? 2026 rok przyniósł podwyższenie minimalnego wynagrodzenia dla pracownika etatowego. Od 1 stycznia jest to kwota 3490 zł brutto, a od 1 lipca obowiązywać będzie kwota 3600 zł brutto. Zatrudniasz pracownika na pełen etat z umową o pracę i minimalnym wynagrodzeniem? W takiej sytuacji do pensji swojego pracownika dołożysz średnio ponad 700 złotych. Nie wiesz, skąd bierze się ta kwota? Oto kilka składowych, które wpływają na całkowite koszty zatrudnienia pracownika:
- składki emerytalne;
- składki rentowe;
- składki wypadkowe;
- fundusz pracy oraz fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych.
Całkowity koszt pracodawcy w przypadku etatowego pracownika działającego na zasadach umowy o pracę wyniesie nieco ponad 4200 złotych. Jeśli zestawisz to z rokiem 2021, zauważysz, że za zatrudnienie etatowca zapłacisz średnio ponad 600 złotych więcej w skali miesiąca.
Koszt pracownika 2026 a umowa zlecenie – jak to wygląda w praktyce?
Zatrudniasz na umowę zlecenia i zastanawiasz się, jaki będzie koszt pracownika w 2026? Wpływ na skalę obciążeń pracodawcy ma to, czy umowa zlecenia jest jedynym źródłem dochodu danej osoby. Jeśli tak, to całkowite koszty dla pracodawcy będą takie same, jak w przypadku umowy o pracę. Oznacza to, że pokryjesz wszelkie składki ZUS i ubezpieczenia społeczne w pełnej stawce odnoszącej się do minimalnego wynagrodzenia brutto w kraju. Koszty pracownika 2026 są jednak niższe, jeśli spełnione zostaną pewne warunki.
- Jeżeli pracownik osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe w innej firmie, jako kolejny pracodawca zapłacisz tylko kwotę wynagrodzenia brutto.
- Zatrudniając osobę na umowę zlecenie poniżej 26. roku życia, będziesz zobowiązany również tylko do opłacenia płacy brutto.
Uwaga! Pamiętaj, że dla umowy zlecenia aktualnie obowiązująca minimalna stawka godzinowa wynosi 22,80 złotych brutto do 30 czerwca i 23,50 od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku.
Umowa o dzieło a koszty pracodawcy
Działasz na rynku jako przedsiębiorca i zatrudniasz jedną lub więcej osób? W przypadku umowy o pracę i umowy zlecenia najczęściej będziesz zobowiązany do opłacania pensji brutto i pełnego oskładkowania ZUS razem ze świadczeniem FGŚP. Dla ciebie, jako pracodawcy, najkorzystniejsze będzie podpisanie umowy o dzieło z pracownikiem. Dla takiej umowy nie ma prawnego obowiązku odprowadzania składek ZUS zarówno przez przedsiębiorcę, jak i pracownika. Całkowity koszt pracownika 2026 w tym przypadku wyniesie tylko tyle, ile wynagrodzenie brutto zatrudnionej osoby. Istnieje jednak pewien wyjątek od reguły. Jaki? Jeśli zatrudniasz daną osobę na podstawie umowy o pracę i podpiszecie dodatkową umowę o dzieło, będziesz zobowiązany do odprowadzenia obowiązkowego ubezpieczenia także z tytułu umowy o dzieło.
Koszt pracownika 2026 a odliczenia od podatku
Konieczność odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne to nieodłączna część wynagrodzenia brutto pracownika. Pamiętaj, że dla ciebie, jako pracodawcy, koszt wynagrodzenia praktycznie zawsze zostanie powiększony o wiele składowych, jak np. ubezpieczenia społeczne. Całkowity wkład w wynagrodzenia danej osoby możesz wliczyć jako koszty uzyskania przychodu w swojej firmie. Dzięki temu odliczysz od podatku też takie wydatki, jak:
- poszczególne składowe wynagrodzenia pracownika wraz z godzinami nadliczbowymi i nagrodami, np. premią kwartalną;
- badania lekarskie i szkolenia;
- koszt organizacji imprez okolicznościowych i integracji;
- podróże służbowe;
- podnoszenie kwalifikacji pracowniczych;
- inne koszty związane z utrzymaniem pracownika.
Jaka forma umowy z pracownikiem jest najkorzystniejsza ze względu na koszt pracownika 2026?
Zastanawiasz się, jaki rodzaj umowy zaproponować potencjalnym współpracownikom? W tym przypadku pomocny okazuje się internetowy kalkulator kosztów pracodawcy. To narzędzie pozwoli ci ocenić, jaka forma współpracy będzie najkorzystniejsza dla twojego przedsiębiorstwa. Najniższe składki oraz koszty pracownika 2026 obowiązują w przypadku:
- umowy o dzieło;
- współpracy B2B, czyli na samozatrudnieniu.
Wiele zależy także od tego, jaki typ działalności gospodarczej prowadzisz oraz jaki jest charakter wykonywanej pracy.
Musisz wiedzieć, że odprowadzanie podatku dochodowego to obowiązek każdego pracodawcy zatrudniającego inne osoby w swojej firmie. W skrajnych przypadkach możesz narazić się na kontrolę ze strony PIP, czyli Państwowej Inspekcji Pracy. Kiedy zachodzi taka ewentualność? Głównie wtedy, kiedy podpiszesz nieprawidłowy typ umowy z pracownikiem, która nie zapewnia mu bezpieczeństwa pracy i ochrony jego interesów. Teraz wiesz już praktycznie wszystko na temat tego, jakie są koszty pracownika. 2026 to czas, gdy warto być na bieżąco i poznawać najefektywniejsze rozwiązania dla swojej firmy pod względem wydatków.