Koszty uzyskania przychodów mają znaczenie przy obliczaniu podatku dochodowego. Podatnik, znając wszelkie możliwe odliczenia, może ustalić wysokość daniny należnej państwu. Co jednak ważniejsze, może ją zniwelować, wykorzystując swoje prawa.
Z tego artykułu dowiesz się, co to są koszty uzyskania przychodu. Przekonasz się, jakie koszty można odliczać w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Poznasz informacje na temat tego, jak prawidłowo przeprowadzić ten proces.
Koszty uzyskania przychodów – co to jest?
Jak sama nazwa wskazuje, koszty uzyskania przychodów to wydatki, które poniosłeś, aby móc wygenerować określony przychód. Może być to wydatek konieczny do uzyskania nowego przychodu. Równie dobrze jednak jest to suma niezbędna do podtrzymania źródła przychodu, które już istnieje.
Koszty uzyskania przychodówto istotna składowa, przy pomocy której obliczasz dochód. Stanowi on podstawę obliczania podatku dochodowego. Jest to inaczej przychód pomniejszony właśnie o koszty. Innymi słowy – wszystko, co zarobiłeś, minus kwota, którą musiałeś wydać, by w ogóle prowadzić daną działalność zarobkową. Kwota, rzecz jasna, odpowiednio udokumentowana.
Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu 2025?
Katalog wydatków, które można uznać za koszty uzyskania przychodów, znaleźć można w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Co istotne, istnieją takie wydatki, które pozornie mają wpływ na uzyskanie przychodów, jednak nie kwalifikują się jako koszty. Mowa tu na przykład o sumach wydanych na różne potrzeby osobiste czy tak zwanych kosztach reprezentacyjnych.
Gdzie znajduje się kompletny katalog wydatków, których prawo nie uznaje za koszty uzyskania przychodów? Został umieszczony w 16. artykule Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a także w 23. artykule Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Koszty uzyskania przychodu – jakie wydatki się do nich zaliczają?
Co zatem prawo uznaje za koszty uzyskania przychodów? Przede wszystkim mowa tu o zakupie różnych materiałów, które są niezbędne do wykonania danej pracy. Przykładowo, artykuły biurowe, które kupuje pracodawca do firmy, lub maszyny niezbędne w zakładzie przemysłowym. Są to także wydatki związane z utrzymaniem lokalu, w którym prowadzona jest praca, takie jak media, inne rachunki, czynsz.
Odpisowi podlegają rozmaite usługi związane z działalnością. Należą do nich utrzymywanie domeny internetowej firmy czy prowadzenie księgowości. Jednymi z bardziej popularnych odpisów podatkowych są także koszty paliwa.
Koszty uzyskania przychodów – kryteria
Odliczenie kosztów uzyskania przychodu może zostać dokonane wtedy, gdy dany wydatek spełnia określone kryteria. Są one, rzecz jasna, zawarte w ustawach o podatkach dochodowych. Jest to sześć następujących warunków:
- poniesiony koszt jest jednoznacznie związany z prowadzoną działalnością;
- celowość owego kosztu była wprost związana z osiągnięciem, zabezpieczeniem lub zachowaniem źródła przychodów, czyli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów;
- koszt został należycie udokumentowany;
- koszt został realnie poniesiony;
- koszt ma charakter definitywny, czyli nie ma wątpliwości co do faktu jego wystąpienia;
- koszt nie figuruje w katalogu wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Mowa o katalogu znajdującym się w 23. artykule Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Koszty uzyskania przychodów – klasyfikacja
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą nierzadko nie są pewni tego, które koszty mogą odliczyć od podatku. Zdarza się również, że specjalnie naciągają określone wydatki, by wykazać, że stanowią one koszty osiągania przychodów. Takie działanie jest oczywiście niezgodne z prawem. Nawet niezamierzone pomyłki w zeznaniu podatkowym mogą wiązać się z niedogodnościami. Dlatego warto mieć rozeznanie co do tego, co stanowi realny koszt, podlegający odliczeniu.
Oto jeszcze kilka przykładów wydatków, które są klasyfikowane jako koszty uzyskania przychodów. Mogą to być:
- wydatki związane z prowadzeniem księgowości firmy;
- wydatki poniesione na zakup sprzętu komputerowego i innego, jak drukarki, telefony;
- wydatki poniesione na zakup innych materiałów niezbędnych w funkcjonowaniu firmy. Zaliczyć można do tego także artykuły gastronomiczne i higieniczne, jako że pracownicy przebywający w siedzibie przedsiębiorstwa muszą z nich korzystać, by realizować swoje podstawowe potrzeby;
- pensje pracowników;
- inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników np. szkolenia, kursy;
- zakup i utrzymanie służbowych aut, w tym tankowanie.
Jak widzisz, spektrum wydatków, które możesz określić jako koszty uzyskania przychodów, jest szerokie. Ważne jest, aby, określając dany wydatek, zawsze zadać sobie pytanie o to, czy spełnia on sześć kryteriów wymienionych powyżej. Jeżeli nie pasuje do któregoś z nich, warto się zastanowić nad zasadnością jego odliczenia.
Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć?
Czas poznać odpowiedź na kluczowe pytanie, z którym związane są koszty uzyskania przychodu – jak liczyć podatek dochodowy, znając ich wysokość? Zrobisz to poprzez odjęcie kosztów uzyskania od kwoty przychodu. W ten sposób powstaje dochód, niezbędny do zeznania podatkowego. To jednoznaczna i podstawowa zasada obliczania owych kosztów.
Koszty uzyskania przychodu a PIT, czyli podatek dochodowy
Odliczanie kosztów często związane jest z tak zwanymi kosztami pracowniczymi w podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodu, PIT i odpowiednie stawki – to kluczowe kwestie, których musisz być świadomy.
Podstawowa stawka roczna to w tym przypadku 1335 zł. Oznacza to kwotę 111,25 zł w skali miesiąca. Warto pamiętać, że stawki te obowiązują w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę oraz mieszka w tej samej miejscowości. Jeżeli dojeżdża do pracy z innej miejscowości, stawki ulegają zwiększeniu do 1668,72 zł rocznie, a 139,06 zł miesięcznie.
Koszty uzyskania przychodu – osoba fizyczna i dwie umowy
Specyficzna sytuacja związana z odliczeniami od podatku ma miejsce wtedy, gdy mamy do czynienia z pracownikiem realizującym dwie umowy o pracę. Koszty uzyskania przychodu osoba fizyczna musi dostosować do rodzaju, a w zasadzie – miejsca wykonywanej pracy. Pracownik realizujący obowiązki w miejscu swego zamieszkania musi liczyć się z limitem kosztów wynoszącym 2002,05 zł w skali roku. W przypadku osoby pracującej poza miejscem zamieszkania, granica ta przesuwa się do 2502,56 zł.
Osoby fizyczne muszą przy tym pamiętać, że, aby mogły zaliczyć dane wydatki jako koszty uzyskania przychodu, muszą spełniać one dwa kryteria:
- powinny mieć na celu osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła dochodu;
- nie mogą figurować w katalogu wydatków, których nie zalicza się jako kosztów uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej
Możesz pomniejszyć kwotę podatku o koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Dzieje się tak wtedy, gdy rozliczasz się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych lub poprzez podatek liniowy.
Powinieneś przy tym pamiętać, aby określone wydatki były odpowiednio udokumentowane. Wszelkie przepisy z tym związane ujęto w rozporządzeniu Ministerstwa Finansów dotyczącym prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
W jaki sposób możesz więc, jako przedsiębiorca, udokumentować wydatki? Oto przykładowe dokumenty, które będą wystarczające:
- faktury;
- faktury VAT;
- rachunki;
- inne dowody wymienione w §12. i 13. rozporządzenia Ministerstwa Finansów, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Koszty uzyskania przychodów – podsumowanie
Wiesz teraz, czym są koszty uzyskania przychodów i jak są kwalifikowane. W działalności zawodowej, jako osoba fizyczna, powinieneś pamiętać przede wszystkim o obowiązujących cię limitach kosztów. Jako przedsiębiorca z kolei musisz mieć na uwadze katalog wydatków, które można klasyfikować jako owe koszty. Masz już świadomość, co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu.
W razie wątpliwości, warto odnieść się do zapisów poszczególnych ustaw. W szczególnych przypadkach możesz skonsultować określone wątpliwości z księgowym. Wszystko po to, aby uniknąć niedogodności ze strony Urzędu Skarbowego, nie mówiąc o ewentualnych problemach prawnych w związku ze źle rozliczonymi kosztami.
ŹRÓDŁA:
https://pl.wikipedia.org/wiki/Koszt_uzyskania_przychod%C3%B3w
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-koszty-uzyskania-przychodow-w-dzialalnosci-gospodarczej
https://bankomania.pkobp.pl/firma/przepis-na-sukces/ile-kosztuje-praca/
https://paniala.pl/wiedza/koszty-uzyskania-przychodu/