Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorców obowiązują nowe przepisy podatkowe w związku z wprowadzeniem Polskiego Ładu. Zmiany dotyczą też obowiązku posiadania terminalu. Kto musi mieć terminal płatniczy? 2022 wprowadza sporo nowości, więc bądź na bieżąco!
Instrument płatniczy, jakim jest terminal, to popularne urządzenie wykorzystywane praktycznie w każdym większym przedsiębiorstwie handlowym. Terminale znajdziesz na pewno w sklepach wielobranżowych, specjalistycznych i dużych hurtowniach czy nawet firmach usługowych. Wśród zmian, jakie wprowadza Polski Ład na rok 2026, znalazły się przepisy dotyczące obowiązku udostępniania płatności bezgotówkowych przez określone grupy przedsiębiorców.
W tej kwestii bardzo ważne jest działanie kasy fiskalnej i jej synchronizacja z terminalem płatniczym tak, aby całość funkcjonowała w trybie online. Co jeszcze warto wiedzieć, jeśli masz lub powinieneś mieć terminal płatniczy? 2026, czyli czas wprowadzenia Polskiego Ładu, sprawia, że najlepiej być obeznanym z modyfikacjami w przepisach!
Terminal płatniczy 2026 – co mówią nowe przepisy w związku z Polskim Ładem?
Sporą nowością, jeśli chodzi o zmiany wynikające z przepisów Polskiego Ładu na rok 2026, są kwestie związane z obowiązkiem udostępniania bezgotówkowych metod płatności przez przedsiębiorców. Nowe regulacje na 2026 r. mówią, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia konsumentom dostępu do różnych metod płatności.
Prościej rzecz ujmując – już o 1 stycznia 2022 roku każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do udostępnienia w swoim lokalu lub punkcie sprzedaży choćby jednej opcji zapłaty bezgotówkowej za towar i usługę. Przepisy nie odnoszą się bezpośrednio do miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Może to być:
- taksówka;
- stacjonarny sklep;
- stoisko na straganie;
- placówka firmy w dużym biurowcu.
Niezależnie od miejsca sprzedaży towarów i usług jako przedsiębiorca masz obowiązek przyjmowania płatności zarówno gotówkowych, jak i bezgotówkowych. Ostatecznie to klient ma pełne prawo do tego, w jakiej formie zapłaci ci za towar lub wykonaną usługę. Jeśli chodzi o terminal płatniczy, 2026 rok wprowadza zmiany, ale są pewne określenia w przepisach (w ramach Polskiego Ładu), które warto dokładniej wyjaśnić.
Pojęcie instrumentu płatniczego a nowe przepisy – terminal płatniczy 2026 w praktyce
Prawo przedsiębiorców jest jasne i zobowiązuje każdą firmę do ewidencji sprzedaży tak, aby US mógł łatwo sprawować kontrolę nad dokumentami sprzedażowymi w dowolnym momencie. W odniesieniu do nowych przepisów wciąż nie zostały dokładnie zdefiniowane pojęcia takie, jak np. instrument płatniczy.
Dzięki temu jako przedsiębiorca masz całkiem spore pole do interpretacji aktualnych przepisów. Definicja instrumentu płatniczego wnikająca z art. 2 ustawy określa to urządzenie jako „zindywidualizowany sprzęt pozwalający na zrealizowanie przez użytkownika zlecenia płatniczego”.
Czy terminal płatniczy można czymś zastąpić?
Można więc stwierdzić, że instrumentem płatniczym według przepisów Polskiego Ładu 2026 może być każde specjalistyczne urządzenie pozwalające na przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Posiadanie terminala płatniczego nie jest więc jedynym słusznym i zgodnym z prawem rozwiązaniem. Jako przedsiębiorca legalnie przyjmiesz też płatności w następujące sposoby:
- transakcją BLIK;
- płatnością poprzez aplikację bankową;
- przelewem tradycyjnym na konto firmowe.
Umożliwiasz konsumentom zapłatę za towar lub usługę w sposób gotówkowy lub bezgotówkowy, ale nie posiadasz terminala płatniczego? W takim razie nie musisz obawiać się żadnych nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego. Wystarczy, że w lokalu swojej firmy udostępnisz klientom możliwość płatności bezgotówkowej w jednej z powyższych form, a instalacja terminala płatniczego nie będzie konieczna.
Terminal płatniczy 2026 a gotówka w siedzibie firmy – najważniejsze informacje
Zapamiętaj, że ignorowanie aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących płatności bezgotówkowych wiąże się z ryzykiem nałożenia na firmę wysokich kar finansowych. Jeśli nie udostępnisz instrumentu płatniczego, stracisz prawo do zwrotu różnicy podatku naliczonego w przyspieszonym terminie. Po naruszeniu przepisów dotyczących instrumentów płatniczych również możesz stracić prawo do odliczenia na okres nawet sześciu miesięcy.
Terminal płatniczy 2026 a kasa fiskalna. Jaka jest zależność?
Wiesz już więcej o terminalu płatniczym. W 2026 wymogi odnoszące się do posiadania instrumentów płatniczych do realizacji transakcji bezgotówkowych nie dotyczą jednak niektórych grup przedsiębiorców. Jeśli masz firmę, będziesz zwolniony z tego obowiązku, pod warunkiem że prowadzisz działalność objętą zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży z użyciem kasy fiskalnej. Obecnie grupa firm, które są zwolnione z tego obowiązku, jest coraz węższa.
Wynika to głównie z chęci ujednolicenia systemu podatkowego w Polsce. Dokładną listę czynności, usług oraz towarów, które podlegają takiemu zwolnieniu, znajdziesz w dokumencie rozporządzenia Ministra Finansów, które jest aktualizowane raz do roku.
Ciekawą preferencyjną opcją, którą wykorzystują najczęściej mali przedsiębiorcy, jest zwolnienie podmiotowe z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. To zwolnienie dotyczy wysokości obrotów na rzecz osób fizycznych, które w skali roku nie mogą przekraczać 20 tys. złotych.
Dopiero po przekroczeniu tego pułapu pojawia się obowiązek ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. W wyniku tego pojawia się także konieczność udostępnienia klientom instrumentów finansowych umożliwiających wykonywania transakcji bezgotówkowych.
Terminal płatniczy 2026 a synchronizacja z kasą fiskalną
Regulacje, które wejdą w życie od 1 lipca 2022, oznaczają, że każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do:
- przyjmowania płatności bezgotówkowych;
- ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.
Te dwa urządzenia muszą zostać ze sobą zsynchronizowane zgodnie z wytycznymi dla kas rejestrujących. Pamiętaj, że jeśli prowadzisz ewidencję sprzedaży offline z papierowym oraz elektronicznym zapisem kopii, prawdopodobnie nie zostaniesz objęty nowymi przepisami. Wiązałoby się to z koniecznością zakupu nowych urządzeń POS, co byłoby ogromnym kosztem dla tysięcy przedsiębiorców w Polsce.
Uwaga! Jako przedsiębiorca musisz spełnić obowiązek posiadania zsynchronizowanych urządzeń w ramach nowych przepisów. W przeciwnym razie narażasz się na karę pieniężną w wysokości 5 tys. złotych.
Terminal płatniczy 2026 a ulgi podatkowe – co warto o tym wiedzieć?
Jeśli chodzi o terminal płatniczy, 2026 to w praktyce wprowadzanie nowych obowiązków ewidencjonowania płatności bezgotówkowych i gotówkowych dotyczą większości przedsiębiorców w Polsce. Zwróć uwagę na to, że nowe przepisy wprowadzone przez rząd przewidują pewną ulgę dla podatników, którzy ponoszą koszty związane z nabyciem terminala płatniczego. Pełne prawo do skorzystania z ulgi podatkowej przysługuje ci wówczas, gdy rozliczasz się według:
- skali podatkowej;
- ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
- podatku liniowego.
Jak jeszcze można ograniczyć koszty?
Planujesz zakup instrumentów płatniczych, nawet jeśli nie obowiązują cię nowe przepisy dotyczące płatności bezgotówkowych i ewidencji sprzedaży? W takim razie możesz liczyć na odliczenie od podatku do kwoty nawet 2500 złotych.
Jako przedsiębiorca zobligowany do zaktualizowania systemu ewidencji sprzedaży i płatności bezgotówkowych odliczysz tylko 1000 złotych od podstawy opodatkowania. Rząd przewidział także wiele innych udogodnień dla przedsiębiorców inwestujących w terminale płatnicze w 2026 roku pomimo braku takiego obowiązku. Jeśli będziesz w tej grupie, nie poniesiesz żadnych kosztów związanych z instalacją terminala:
- przez okres 5 miesięcy;
- lub do osiągnięcia poziomu obrotu w wysokości 42 tys. złotych.
Skorzystasz też w pełni z ulgi podatkowej na zakup sprzętu i obniżysz poziom podatku dochodowego w ramach amortyzacji urządzenia.
Jako przedsiębiorca możesz wiele zyskać na nowo wprowadzonych przepisach, szczególnie jeśli wprowadzisz terminal płatniczy do firmy dobrowolnie. Pamiętaj też, że nowo zakupione urządzenia muszą być w pełni zintegrowane z kasą fiskalną. W przeciwnym razie konieczna będzie ich ponowna wymiana!