Notatka służbowa – wzór to darmowy schemat przygotowania krótkiego sprawozdania z działań służbowych, np. wyjazdu. Dzięki temu nawet za pierwszym razem ma się pewność, że żadna istotna kwestia nie została przeoczona.
W przypadku notatki służbowej wzór to prosty schemat usprawniający przygotowanie krótkiego i praktycznego sprawozdania. Choć zwyczaj pisania notatek służbowych staje się coraz mniej popularny, nadal wiele osób po spotkaniach lub innego rodzaju aktywnościach zawodowych musi zaprezentować przełożonym swego rodzaju streszczenie.
Notatka służbowa – wzór
Poniżej znajduje się darmowy wzór notatki służbowej. Możesz pobrać go w formacie PDF lub docx.
| Pobierz wzór w .pdf |  |
| Pobierz wzór w .docx |  |
W jakim celu formułuje się notatkę służbową?
Notatka służbowa jako wzór to uproszczony schemat dokumentu, w którym pracownik może zawrzeć kluczowe informacje z działań na rzecz firmy. Może być to krótkie sprawozdanie ze spotkania, delegacji, realizacji projektu lub wielu innych aktywności.
Kluczową kwestią, którą należy mieć na uwadze, jest przejrzystość oraz zwięzłość. Forma notatki wymaga klarownego przedstawienie najważniejszych danych oraz wniosków.
Co powinna zawierać prawidłowo skonstruowana i sumiennie przygotowana notatka służbowa?
Przygotowując notatkę służbową, należy zamieścić w niej informacje na temat firmy, swoje dane oraz zajmowane stanowisko.
Następnie należy opisać dane zdarzenie, z którego sporządzana jest notatka. Warto dodać kilka swoich wniosków oraz obserwacji. Do tego typu notatki można dołączyć dodatkowe dokumenty, niezbędne do prawidłowego zinterpretowania wydarzenia.
Kto może napisać notatkę służbową?
Notatka służbowa wzór to dokument, który może być wykonany przez każdego pracownika, niezależnie od stanowiska i kompetencji. Zarówno w przypadku zlecenia od przełożonego, jak i inicjatywny własnej.
Warto jednak pamiętać, aby osoba upoważniona do sporządzania notatek służbowych posiadała niezbędną do tego wiedzę. Kluczowe jest, aby miała świadomość poufności zawartych w treści dokumentu informacji.
Zwykle tego rodzaju notatkami zajmują się osoby pracujące w sekretariatach oraz w działach kadr. Każde nieprawidłowe przekazanie notatki pozwalające na wgląd w treść osobom trzecim stanowi poważne naruszenie przepisów wewnętrznych oraz RODO.
Kto może przeczytać notatkę służbową?
Osoby mające wgląd w notatkę służbową to wyłącznie odbiorca i nadawca. Zwykle jest to dwóch współpracowników lub kierownik. Niemniej jednak mogą wystąpić okoliczności uprawniające do przekazania treści notatki szerszemu gronu.
Takie działanie ma zwykle na celu poprawę komunikacji oraz przyspieszenie działań związanych z efektywnym wykonywaniem obowiązków.
W treści notatek nie mogą pojawiać się subiektywne opinie, osobiste wtrącenia oraz kwestie sympatii i antypatii autora.
Jak przechowywać notatki służbowe?
Notatki służbowe powinny być przechowywane w jednym, konkretnym miejscu. Dzięki temu osoby postronne nie będą miały możliwości zapoznania się z ich treścią.
Nie ma jednak przepisów określających sposób przechowywania notatek. Pracodawca ma obowiązek przygotować odpowiednie miejsce na wszelkiego rodzaju kluczowe dokumenty.
Dobrym rozwiązaniem jest przeznaczenie na ten cel zamykanej szafki, podobnej jak w kwestii przechowywania akt osobowych.
Niektóre notatki służbowe, których treść personalnie obejmuje konkretnego pracownika, mogą być standardowo przechowywane w aktach pracowniczych.
Jakie są najczęściej spotykane rodzaje notatek służbowych?
Zwykle notatka służbowa pełni funkcję skróconej relacji przekazywanej przez pracownika do pracodawcy lub współpracowników.
Notatkę można sporządzić:
- ze spotkania;
- ze zdarzenia losowego związanego z działaniem firmy;
- z kluczowej dla przedsiębiorstwa rozmowy służbowej;
- z istotnej korespondencji, zarówno mailowej, jak i pocztowej;
- z kontroli przeprowadzanej wewnątrz firmy;
- ze względu na niesubordynację pracownika wymagającą zdyscyplinowania.
Jakie są dopuszczalne formy przekazania notatki służbowej?
W większości przypadków notatkę służbową należy przekazać osobiście, w formie fizycznej. Niemniej jednak coraz częściej drogę tę zastępuje wersja elektroniczna, która również jest w pełni poprawna.
Bardzo istotną kwestią jest jednak poufność zawartych w niej informacji. Nie należy przekazywać notatki służbowej przez pośredników, a także nie ma możliwości pokazywania jej osobom nieupoważnionym.
Notatka służbowa mająca na celu dyscyplinowanie pracownika
Poufność jest kluczowa zwłaszcza w sytuacji, gdy notatka służbowa nie pełni roli sprawozdania ze spotkania, lecz np. upomnienia pracownika. W takim przypadku pracodawca powinien na osobności poinformować pracownika o wystosowaniu tego rodzaju dokumentu, przekazać ją do wglądu, a następnie schować w miejsce, do którego inni pracownicy nie mają dostępu.
| Pobierz wzór w .pdf | |
| Pobierz wzór w .docx | |
- Wzór – lista obecności zwykła
- Wezwanie do zapłaty – wzór
- Świadectwo pracy – wzór
- Referencje – wzór
- Podanie – wzór