Prowadzenie firmy

Notatka służbowa – do czego może zostać wykorzystana? Jak powinna wyglądać?

3 minut(y) czytania

Komunikacja w dużym przedsiębiorstwie czasami może być utrudniona. Duży zgiełk, szybki obieg informacji oraz ryzyko, że przekaz będzie nieprecyzyjny to czynniki mogące obniżać płynność porozumienia. Dodatkowo, większość działań powinna zostać odnotowana w dokumentacji, która będzie stanowić wiarygodne źródło informacji. Notatka służbowa to jeden z dostępnych i najłatwiejszych sposobów, by porozumienie w firmie było sprawniejsze. Powinna ona jednak spełniać określone wymogi, które warto znać. Czym są notatki służbowe, jakie są ich rodzaje i jak napisać takie pismo? Dowiedz się z naszego tekstu!

Czym najczęściej są notatki służbowe?

Mianem notatki służbowej określa się oficjalne pismo umożliwiające komunikację wewnątrz danego przedsiębiorstwa. Takie notatki mogą być spotykane w publicznych oraz prywatnych placówkach, niezależnie od ich rozmiaru. Dokument tego typu może być napisany przez jakiegokolwiek pracownika na każdym szczeblu. Zazwyczaj dotyczą one jednak spraw kluczowych dla firmy, więc pisaniem zajmuje się główny zwierzchnik. Czasami notatki sporządza także dział kadr lub ten odpowiedzialny za HR i komunikację (o ile istnieje).

Notatka urzędowa – wzór dla wielu różnych rodzajów pism

Omawiany dokument służy nieraz przedstawianiu i przekazywaniu zróżnicowanych informacji. Może to być sprawozdanie, zawiadomienie lub inny akt wysokiej rangi. Opisujemy najpopularniejsze rodzaje notatek. Są to:

  • notatka służbowa z rozmowy telefonicznej;
  • notatka służbowa ze spotkania;
  • notatka służbowa ze zdarzenia;
  • notatka służbowa – konsekwencje złego zachowania pracownika.

Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej

Tego typu notatka dotyczy rzecz jasna rozmów biznesowych, które są kluczowe dla dalszego działania firmy. Do informacji na temat rozmów mają prawo wszyscy pracownicy. Dlatego dobrze jest poinformować ich o przebiegu za pomocą notatki służbowej. Powinna zawierać datę rozmowy oraz wszystkie najważniejsze ustalenia wraz ze wskazaniem ich znaczenia dla dalszych działań w firmie.

Notatka służbowa ze spotkania

Spotkania mogą odbywać się na ogólnym forum z udziałem wszystkich pracowników, a czasami tylko określonej ich grupy. Jeśli prezentowano w ich trakcie istotne informacje, to niezależnie od liczby uczestników każdy pracownik powinien otrzymać notatkę z najważniejszymi ustaleniami i tym, co trzeba przekazać.

Notatka służbowa ze zdarzenia

Mimo że każdy chciałby uniknąć przykrego wypadku, to nie zawsze da się mu zapobiec. Każdego rodzaju niefortunne wydarzenie należy opisać w notatce służbowej. W jej treści muszą się znaleźć: 

  • dokładny opis wypadku;
  • jego przyczyny (o ile da się je ustalić);
  • wszystkie jego skutki (z wyszczególnieniem odniesionych obrażeń oraz strat).

Notatka służbowa – złe zachowanie pracownika

Kiedy pracownik dopuści się uchybienia, pracodawca powinien w jakiś sposób poinformować go o błędzie. W zależności od kalibru przewinienia może go upomnieć albo nałożyć odpowiednią karę. Informować o nim powinna odpowiednia notatka dyscyplinująca. Każde tego typu pismo musi zachować obiektywność i dokładnie opisać uchybienie. Taka notatka służbowa jednak nie może nikogo osądzać, odnosić się do życia prywatnego ani wskazywać winnej osoby. Przykłady przyczyn, które mogą wymusić napisanie notatki to:

  • ciągłe spóźnienia lub nadużywanie przerw;
  • odmowa wykonania obowiązku bez podania wiarygodnej i uzasadnionej przyczyny;
  • brak szacunku względem zwierzchnika lub innych pracowników oraz pozostawanie w konflikcie z nimi;
  •  łamanie zasad BHP;
  • nieodpowiednie wykonywanie swoich obowiązków.

W jaki sposób dostarczyć notatkę służbową?

Podczas przekazywania notatki służbowej dalej musisz przede wszystkim zadbać o to, by nie dostała się ona w niepowołane ręce. Nie może ona trafić do żadnej osoby z zewnątrz, ponieważ narusza to zasady prywatności. Pismo tego typu można doręczyć osobiście lub przez wewnętrznego kuriera. Trzeba wówczas dołożyć starań, by akt trafił wyłącznie do osoby, która powinna go otrzymać. Jeśli nie ma możliwości przekazania do rąk własnych (na przykład wtedy, kiedy wiadomość ma trafić do wielu osób) można wysłać dokument przez firmową pocztę elektroniczną.

Jak napisać notatkę służbową, aby była ona prawidłowa?

Wzór notatki służbowej będzie się różnił w zależności od tego, czego dotyczy. Ogólna budowa pozostaje jednak zawsze taka sama. W każdym piśmie powinny się znaleźć:

  •  data oraz miejsce napisania;
  • dane osoby nadającej;
  • dane konkretnej osoby, jeśli to do niej jest kierowana notatka;
  • przedstawienie tematu (na przykład „sprawozdanie ze spotkania zarządu spółki”);
  • opis przedmiotu pisma (powinien on być możliwie krótki i w zwięzłej formie przedstawiać najważniejsze informacje);
  • podpis osoby sporządzającej dokument.

Mamy nadzieję, że wiesz już jak sporządzić notatkę służbową. Ta wygodna forma komunikowania się w przedsiębiorstwie może usprawnić przepływ ważnych informacji. Pamiętaj o zasadach doręczania takich dokumentów, by notatka nie dostała się w niepowołane ręce.

Nasze propozycje
PoradyProwadzenie firmy

Przechowywanie dokumentacji – jakie są procedury i okresy przechowywania różnych rodzajów akt?

4 minut(y) czytania
Przechowywanie dokumentacji to ważny aspekt prowadzenia każdego przedsiębiorstwa. Nie trzeba jednak trzymać wszystkich dokumentów od założenia firmy aż do końca jej istnienia. Poszczególne ich typy mają bowiem określony czas przechowywania. Jaki? Sprawdź!
Prowadzenie firmy

Wskaźnik płynności bieżącej – czym jest, jak go sprawdzić i w jaki sposób poprawić?

5 minut(y) czytania
Wskaźnik płynności bieżącej pozwala określić, w jakiej kondycji finansowej jest dana firma. Jednym z najważniejszych elementów prowadzenia przedsiębiorstwa jest przecież jego rentowność. Jak obliczyć wskaźnik i poprawić płynność finansową firmy? Sprawdź!
Prowadzenie firmy

Zmiana nazwy firmy – jak wyglądają formalności?

4 minut(y) czytania
Zmiana nazwy firmy nieraz jest konieczna, choć niesie za sobą wiele formalności. Trzeba wprowadzić korekty we wszystkich dokumentach, co także może wpłynąć na umowy z partnerami. Co powinieneś wiedzieć na temat tego typu operacji? Dowiedz się więcej z tekstu!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *