Notatka służbowa jest jednym z najpopularniejszych dokumentów w przedsiębiorstwie. Forma ta bywa jednak czasami nadużywana lub używana niezgodnie ze swoim przeznaczeniem. Poznaj wszystkie zasady, jakimi rządzą się notatki służbowe. Przeczytaj artykuł!
Komunikacja w dużym przedsiębiorstwie czasami może być utrudniona. Duży zgiełk, szybki obieg informacji oraz ryzyko, że przekaz będzie nieprecyzyjny to czynniki mogące obniżać płynność porozumienia. Dodatkowo, większość działań powinna zostać odnotowana w dokumentacji, która będzie stanowić wiarygodne źródło informacji. Notatka służbowa to jeden z dostępnych i najłatwiejszych sposobów, by porozumienie w firmie było sprawniejsze. Powinna ona jednak spełniać określone wymogi, które warto znać. Czym są notatki służbowe, jakie są ich rodzaje i jak napisać takie pismo? Dowiedz się z naszego tekstu!
Czym jest notatka służbowa?
Mianem notatki służbowej określa się oficjalne pismo umożliwiające komunikację wewnątrz danego przedsiębiorstwa. Takie notatki mogą być spotykane w publicznych oraz prywatnych placówkach, niezależnie od ich rozmiaru. Dokument tego typu może być napisany przez jakiegokolwiek pracownika na każdym szczeblu. Zazwyczaj dotyczą one jednak spraw kluczowych dla firmy, więc pisaniem zajmuje się główny zwierzchnik. Czasami notatki sporządza także dział kadr lub ten odpowiedzialny za HR i komunikację (o ile istnieje).
Kiedy należy sporządzić notatkę służbową?
Omawiany dokument służy nieraz przedstawianiu i przekazywaniu zróżnicowanych informacji. Może to być sprawozdanie, zawiadomienie lub inny akt wysokiej rangi. Opisujemy najpopularniejsze rodzaje notatek. Są to:
- notatka służbowa z rozmowy telefonicznej;
- notatka służbowa ze spotkania;
- notatka służbowa ze zdarzenia;
- notatka służbowa – konsekwencje złego zachowania pracownika.
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej
Tego typu notatka dotyczy rzecz jasna rozmów biznesowych, które są kluczowe dla dalszego działania firmy. Do informacji na temat rozmów mają prawo wszyscy pracownicy. Dlatego dobrze jest poinformować ich o przebiegu za pomocą notatki służbowej. Powinna zawierać datę rozmowy oraz wszystkie najważniejsze ustalenia wraz ze wskazaniem ich znaczenia dla dalszych działań w firmie.
Notatka służbowa ze spotkania
Spotkania mogą odbywać się na ogólnym forum z udziałem wszystkich pracowników, a czasami tylko określonej ich grupy. Jeśli prezentowano w ich trakcie istotne informacje, to niezależnie od liczby uczestników każdy pracownik powinien otrzymać notatkę z najważniejszymi ustaleniami i tym, co trzeba przekazać.
Notatka służbowa ze zdarzenia
Mimo że każdy chciałby uniknąć przykrego wypadku, to nie zawsze da się mu zapobiec. Każdego rodzaju niefortunne wydarzenie należy opisać w notatce służbowej. W jej treści muszą się znaleźć:
- dokładny opis wypadku;
- jego przyczyny (o ile da się je ustalić);
- wszystkie jego skutki (z wyszczególnieniem odniesionych obrażeń oraz strat).
Do czego służy notatka służbowa? Złe zachowanie pracownika
Kiedy pracownik dopuści się uchybienia, pracodawca powinien w jakiś sposób poinformować go o błędzie. W zależności od kalibru przewinienia może go upomnieć albo ukarać. Informować o nim powinna odpowiednia notatka dyscyplinująca. Każde tego typu pismo musi zachować obiektywność i dokładnie opisać uchybienie. Taka notatka służbowa jednak nie może nikogo osądzać, odnosić się do życia prywatnego ani wskazywać winnej osoby. Przykłady przyczyn, które mogą wymusić napisanie notatki z naganą to:
- ciągłe spóźnienia lub nadużywanie przerw;
- odmowa wykonania obowiązku bez podania wiarygodnej i uzasadnionej przyczyny;
- brak szacunku względem zwierzchnika lub innych pracowników oraz pozostawanie w konflikcie z nimi;
- łamanie zasad BHP;
- nieodpowiednie wykonywanie swoich obowiązków.
W jaki sposób dostarczyć notatkę służbową?
Podczas przekazywania notatki służbowej dalej musisz przede wszystkim zadbać o to, by nie dostała się ona w niepowołane ręce. Nie może ona trafić do żadnej osoby z zewnątrz, ponieważ narusza to zasady prywatności. Pismo tego typu można doręczyć osobiście lub przez wewnętrznego kuriera. Trzeba wówczas dołożyć starań, by akt trafił wyłącznie do osoby, która powinna go otrzymać. Jeśli nie ma możliwości przekazania do rąk własnych (na przykład wtedy, kiedy wiadomość ma trafić do wielu osób) można wysłać dokument przez firmową pocztę elektroniczną.
Jak napisać notatkę służbową, aby była ona prawidłowa?
Wzór notatki służbowej będzie się różnił w zależności od tego, czego dotyczy. Ogólna budowa pozostaje jednak zawsze taka sama. W każdym piśmie powinny się znaleźć:
- data oraz miejsce napisania;
- dane osoby nadającej;
- dane konkretnej osoby, jeśli to do niej jest kierowana notatka;
- przedstawienie tematu (na przykład „sprawozdanie ze spotkania zarządu spółki”);
- opis przedmiotu pisma (powinien on być możliwie krótki i w zwięzłej formie przedstawiać najważniejsze informacje);
- podpis osoby sporządzającej dokument.
Mamy nadzieję, że wiesz już jak sporządzić notatkę służbową. Ta wygodna forma komunikowania się w przedsiębiorstwie może usprawnić przepływ ważnych informacji. Pamiętaj o zasadach doręczania takich dokumentów, by notatka nie dostała się w niepowołane ręce.
- Co to jest bilans w przedsiębiorstwie? Jakie elementy powinien zawierać?
- Zmiana nazwy firmy – formalności. Jak zmienić nazwę działalności?
- Zawieszenie działalności a ZUS. Składki ZUS w czasie zawieszenia działalności gospodarczej. Czy przedsiębiorca musi opłacać składki zdrowotne w trakcie zawieszenia działalności?
- Jak ogłosić upadłość firmy i dlaczego to orzeczenie jest istotne? Sprawdź, jak ogłosić bankructwo firmy
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i dokumentów firmowych – zasady, okres przechowywania i archiwizacja akt
Zobacz również:
