Nie wiesz, jak wygląda oficjalny mail? Wzór takiej wiadomości, który udostępniamy do pobrania za darmo, na pewno ci pomoże. Sprawdź, jakich zwrotów używać i co zawrzeć w treści oficjalnego e-maila. Czytaj nasz krótki poradnik!
Jeśli czeka cię pisanie oficjalnego maila, wzór może przypomnieć ci najważniejsze elementy wiadomości tego rodzaju. W przypadku korespondencji prowadzonej na stopie zawodowej, urzędowej lub akademickiej obowiązują określone zasady. Warto zatem upewnić się, czy dobrane powitanie i pożegnanie nikogo nie urażą i dowiedzieć się, jakie formuły są odpowiednie w takiej formie komunikatu.
W jakim celu formułuje się oficjalne maile?
Nie wiesz, jak napisać oficjalnego maila? Wzór to schemat, z którego mogą skorzystać wszystkie osoby bez doświadczenia w prowadzeniu tego typu korespondencji. Za pośrednictwem oficjalnych maili można kontaktować się z przełożonymi, wykładowcami akademickimi, a także pracownikami wielu instytucji.
Co powinno znaleźć się w prawidłowo przygotowanym oficjalnym mailu?
Sama treść oficjalnego maila powinna w kulturalny sposób poruszać dany temat, zawierać opis problemu czy treść prośby. Kluczowy jest jednak sposób skonstruowania komunikatu. W sytuacji oficjalnej nie ma miejsca na mowę potoczną, wulgaryzmy czy innego rodzaju zbędne lub niestosowne komentarze. Często używane w mniej oficjalnej komunikacji „witam” może zostać odebrane jako faux pas, dlatego należy się wystrzegać tej formy powitania.
W przypadku oficjalnego maila istotny jest także sposób rozpoczęcia i zakończenia wiadomości. Odpowiednie formy znajdziesz we wzorze poniżej.
Oficjalny mail – wzór
Poniżej znajduje się darmowy wzór oficjalnego maila. Możesz pobrać go w formacie PDF lub docx, by edytować jego treść. W kolejnych częściach naszego tekstu wyjaśnimy, z jakich elementów składa się taka wiadomość i o czym pamiętać podczas jej tworzenia.
W jaki sposób sformułować tytuł maila?
Tytuł wiadomości jest pierwszą informacją, jaką widzi odbiorca. Musi być sformułowany prosto, kulturalnie i czytelnie. Warto w tych kilku słowach zawrzeć przede wszystkim cel wiadomości. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko, że adresat pominie ważny mail lub celowo zignoruje wiadomość bez tytułu.
Jakie przywitanie będzie odpowiednie?
W oficjalnych wiadomościach cała treść podlega pewnym zasadom. Przede wszystkim warto stosować się do klasycznych reguł obowiązujących w listach tradycyjnych.
Jeśli dana wiadomość jest bardzo oficjalna i kierowana np. do pracodawcy lub wykładowcy na uniwersytecie, najlepszym rozwiązaniem będzie rozpoczęcie jej od słów „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” (w przypadku wykładowców należy podać także tytuł naukowy). W połączeniu z takim powitaniem konieczne jest zakończenie wiadomości „Z wyrazami szacunku”. Nie zaleca się łączenia bardzo oficjalnych zwrotów początkowych z potocznymi pożegnaniami.
W momencie gdy nie ma pewności, kto odbierze daną wiadomość, warto zastosować zwrot „Szanowni Państwo”. Pozwoli to uniknąć niezręcznej sytuacji, w której kobieta otrzymuje wiadomość rozpoczynającą się od słów „Szanowny Panie”.
O czym należy pamiętać, pisząc maila oficjalnego?
Podczas pisania wiadomości oficjalnej przede wszystkim trzeba pamiętać o jej sprawdzeniu przed wysłaniem. Błędy ortograficzne, zwroty grzecznościowe pisane małą literą, nieodpowiednio stawiane przecinki i wiele innych drobnych, lecz istotnych błędów może wywrzeć negatywne wrażenie na odbiorcy. W przypadku oficjalnego maila wzorem postępowania jest uważne i staranne formułowanie komunikatów, aby wyeliminować wszelkie uchybienia.
Czego lepiej unikać w oficjalnych wiadomościach?
Choć wydaje się to dość oczywiste, warto zaznaczyć, że w oficjalnych wiadomościach warto zrezygnować z języka potocznego, a także wszelkiego rodzaju emotikonów. Dodatkowo nie należy posługiwać się skrótami, które zadomowiły się w wiadomościach tekstowych typu SMS. Korespondencja mailowa w określonych okolicznościach powinna być równie oficjalna, co w przypadku listów tradycyjnych.
Dotyczy to również samego adresu mailowego. Do oficjalnej komunikacji należy używać konta zawierającego jedynie imię i nazwisko. Z pewnością przełoży się to na pozytywne pierwsze wrażenie w oczach odbiorcy.
Umiejętność napisania poprawnego i zgodnego z zasadami oficjalnego maila może przydać się każdemu. Niezależnie od wieku i wykonywanego zawodu pewnego dnia możesz stanąć przed zadaniem prowadzenia formalnej korespondencji drogą mailową.
Jeśli piszesz oficjalnego maila, wzorem powinien być dla ciebie klasyczny list. Pamiętaj o odpowiednich formach otwierających i zamykających wiadomość, zachowaj jak najwyższy poziom kultury, dokładnie przemyśl komunikat i dopilnuj, by nie pojawiły się w nim niejasności, niedociągnięcia i błędy.
- Podanie – wzór
- Upoważnienie – wzór
- Reklamacja z tytułu rękojmi – wzór
- Zapytanie ofertowe – wzór
- Biznesplan – przykład
