Przez inwentaryzację rozumie się ustalenie faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i nierzeczowych (np. finansowych) aktywów majątkowych oraz źródeł ich pochodzenia. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj nasz artykuł
Działaniem, które pozwala na ustalenie stanu ilościowego aktywów, jest inwentaryzacja (spis z natury). Stanowi ona działanie, którym należy objąć takie składniki majątku firmy jak m.in. towary handlowe i surowce, których używa się do ich stworzenia, a także produkcję w toku, odpadki itp. Zadaniem przedsiębiorcy jest rzetelne ustalenie poziomu (tzn. ilości i wartości) aktywów i pasywów znajdujących się w posiadaniu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Dzięki temu będzie on w stanie nie tylko kontrolować funkcjonowanie swojej firmy, ale także rzetelnie prowadzić ewidencję w zakresie rachunkowości
Inwentaryzacja (spis z natury). Jakie są zasady jej przeprowadzania?
Przedsiębiorca powinien przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z następującymi zasadami:
- kompleksowość — spis z natury powinien objąć całość składników majątku firmy. Rozumie się przez to weryfikację faktycznego stanu towarów handlowych, prefabrykatów, produktów gotowych itp. bez pominięcia konkretnych produktów;
- formalny charakter — spis z natury należy sporządzić na specjalnie przygotowanym do tego celu dokumencie, który określa się jako protokół inwentaryzacyjny. Więcej informacji na temat elementów, jaki powinien zawierać ten dokument, znajdziesz w dalszej części tekstu;
- terminowość i regularność — inwentaryzacji nie wykonuje się wyłącznie doraźnie, w zależności od potrzeb przedsiębiorcy. Działanie to powinno być przeprowadzane regularnie, aby umożliwić w ten sposób sprawne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inwentaryzacja powinna być wykonywana w co najmniej rocznych odstępach. Oczywiście osoba prowadząca działalność gospodarczą może zlecić wykonanie inwentaryzacji ad hoc. Zazwyczaj dzieje się tak w sytuacji, gdy przedsiębiorca podejrzewa, że z powodu złej woli pracowników powstały braki na magazynie.
Kto jest zobowiązany do wykonania spisu z natury?
Przepisy jasno precyzują, jakie podmioty są zobligowane do wykonania remanentu. Praktyczne zalecenie w tej kwestii zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zgodnie z ogólną zasadą remanent muszą sporządzać ci spośród podatników, którzy prowadzą księgowość w formie KPiR rozliczają swoje dochody w ramach podatku PIT – dotyczy to podmiotów rozliczających się na zasadach ogólnych oraz w ramach podatku liniowego.
Regulacje prawne nakazują również sporządzanie spisu z natury w sytuacji, gdy firma prowadzi działalność o profilu usługowym i wykorzystuje do tego celu materiały pomocnicze. Do takiej grupy zalicza się na przykład salony kosmetyczne, które wykorzystują kremy, lakiery i inne specyfiki w celu wykonywania zabiegów. Jeśli doszło do całkowitego zużycia tych środków, przedsiębiorca także jest zobligowany do sporządzenia spisu z natury.
W takiej sytuacji wartość spisu z natury wynosi 0 zł. To jeszcze nie wszystko – do zrobienia spisu z natury są zobowiązani również przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na zawieszenie działalności firmy. Począwszy od 2019 roku, z obowiązku przeprowadzania spisu z natury zostały zwolnione podmioty rozliczające się w ramach ryczałtu ewidencjonowanego (są to tzw. ryczałtowcy).
Etapy inwentaryzacji
Co do zasady spis z natury obejmuje następujące etapy działania:
- ustalenie stanu rzeczywistego (ilościowego i jakościowego) aktywów posiadanych przez dane przedsiębiorstwo;
- porównanie rzeczywistego stanu z danymi zawartymi w księgach rachunkowych;
- analiza różnic, jeśli takie powstały, oraz wyjaśnienie przyczyn rozbieżności. Różnica stanu aktywów między zapisami księgowymi oraz sytuacją faktyczną może wynikać np. z pomyłki podczas liczenia towarów na magazynie, błędu w ewidencji lub świadomej kradzieży ze strony pracowników;
- jeśli jest to możliwe – rozliczenie osób odpowiedzialnych (zazwyczaj są to pracownicy magazynowi lub sprzedawcy) za powstałe braki.
Nie istnieje optymalny wzór dokumentu, który potwierdza wykonanie spisu z natury. Zasadniczo jednak wymaga się, by taki formularz zawierał m.in. takie dane, jak nazwa firmy, data remanentu, a dla poszczególnych części majątku także jednostka miary, ilość (w szt., kg itp.) oraz będącą ich iloczynem wartość w PLN.
Z czym porównuje się stan faktyczny?
Stan faktyczny, tzn. ilość posiadanych towarów, materiałów i innych rodzajów aktywów, jest porównywany z zestawieniami księgowymi oraz ewidencją prowadzoną w ramach gospodarki magazynowej. Rozumie się przez to takie rodzaje dokumentów jak między innymi faktury VAT zakupu, ale także raporty kasowe i dokumenty magazynowe (PZ — przyjęcie zewnętrzne, WZ — wydanie zewnętrzne itp.). W przypadku pojedynczych aktywów o wysokiej wartości analizuje się również umowy zakupu-sprzedaży.
Spis z natury to nie tylko inwentaryzacja magazynu. Co jeszcze obejmuje pomiar w ramach inwentaryzacji?
Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja to nie tylko sprawdzenie stanu ilościowego towarów znajdujących się na magazynie (choć oczywiście jest to bardzo ważny element). Oprócz tego spis z natury powinien obejmować także takie elementy, jak między innymi weryfikacja wysokości rozrachunków (tj. sald należności i zobowiązań) z kontrahentami.
Inwentaryzacja, czyli wyzwanie organizacyjne
Nie zawsze zdajemy sobie z tego sprawę, ale w rzeczywistości inwentaryzacja stanowi dość poważne wyzwanie natury organizacyjnej. Jest to duże przedsięwzięcie szczególnie w przypadku dużych placówek handlowych i centrów dystrybucyjnych, ale trzeba mieć na uwadze, że nawet w niewielkich, lokalnych sklepach sporządzenie spisu z natury może być dość żmudne i czasochłonne.
Aby móc osiągnąć sukces, należy sporządzić tzw. harmonogram inwentaryzacji, czyli zbiór czynności prowadzących do wykonania spisu z natury.
Poniżej zostały przedstawione przykładowe działania, jakie powinno się wykonać w ramach inwentaryzacji:
- Wyznaczenie koordynatora. Najlepiej, by był to doświadczony pracownik, który ma nie tylko doświadczenie i obszerną wiedzę w zakresie towarów sprzedawanych przez przedsiębiorstwo, ale także silną pozycję w firmie i autorytet wśród kadry.
- Skompletowanie zespołu pracowników, którzy zajmą się realizacją spisu z natury. Zalecanym rozwiązaniem jest wybór osób, które na co dzień nie zajmują się sprzedażą produktów oraz ich magazynowaniem. Takie rozwiązanie zapewni obiektywizm podczas zliczania towarów na stanie. Outsourcing oznacza, że przedsiębiorca prowadzący placówkę sprzedażową lub magazynową może powierzyć wykonanie remanentu zewnętrznym, doświadczonym pracownikom. W zamian za określoną opłatę zleca on na zewnątrz prace inwentaryzacyjne, co pozwoli mu skupić się na rozwoju prowadzonego biznesu.
Inwentaryzacja to ważna procedura, która pozwala na kontrolę stanu wybranego majątku. Tego rodzaju pomiar obejmuje szereg elementów, a sama czynność wymaga cierpliwości, jednak bez wątpienia przynosi wiele korzyści przedsiębiorcy.
- Merchandising w teorii i praktyce – wiedza o skutecznej ekspozycji towarów
- Zasada FIFO – co oznacza First In, First Out i na czym polega ta metoda wyceny zapasów?
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i dokumentów firmowych – zasady, okres przechowywania i archiwizacja akt
- Duże przedsiębiorstwo – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć
- Wykres Gantta, czyli skuteczne planowanie projektu. Jak to zrobić?
