Podatkowa księga przychodów i rozchodów – czym jest KPiR i jak poprawnie ją prowadzić

Księga rozchodów i przychodów wynika z obowiązku ewidencji. Obejmuje wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą. Czym jest książeczka przychodów i rozchodów? Jak należy poprawnie ją wypełnić? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej!

Księga przychodów i rozchodów to przewidziany dla celów podatkowych uproszczony sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jak wypełnić księgę przychodów i rozchodów? Należy w niej księgować czynności o różnym charakterze. Trzeba tam odnotować m.in. zakup materiałów lub towarów i wydatki w związku z tym poniesione, a także koszty prac badawczo-rozwojowych. Co warto wiedzieć o tej księdze i kto musi ją prowadzić? Czytaj i sprawdź!

Księga przychodów i rozchodów – kto prowadzi KPiR?

Zgodnie z przepisami taka forma ewidencji przewidziana została tylko dla określonych podmiotów przy spełnieniu warunku w postaci odpowiedniej kwoty przychodu.

Obowiązek prowadzenia KPIR

Jak mówi art. 24a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do prowadzenia ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:

• osoby fizyczne;
• spółki cywilne;
• spółki jawne;
• spółki partnerskie prowadzące działalność gospodarczą.

Obowiązek dotyczy osób opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Podmioty niezobowiązane

KPiR może być zastąpiona inną formą ewidencji w postaci pełnej księgowości za pomocą ksiąg rachunkowych. Jest to bardziej wymagająca i skomplikowana metoda. Staje się obowiązkowa w momencie przekroczenia limitu przychodu brutto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy. Musi to być kwota powyżej 1,2 miliona euro (równowartość w złotówkach). Z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są również zwolnieni m.in. podatnicy opodatkowani podatkiem w formie ryczałtu. Nie muszą tego robić także osoby zbywające odpłatnie składniki majątku.

Możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR

Dopuszcza się także sytuacje, w których można uzyskać zwolnienie z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Mogą to uzasadniać różne okoliczności życiowe. Aby uzyskać takie zwolnienie, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie skarbowym. Trzeba to zrobić najpóźniej na 30 dni przed miesiącem, od którego chce się z takiego zwolnienia korzystać.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce

Przedstawiliśmy już KPiR. Co to jest i kto powinien ją prowadzić – już wiesz. Teraz czas na kilka słów o tym, jak i kiedy zacząć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz jaką jej formę można wybrać. Oto podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce.

Założenie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona 1 stycznia roku podatkowego lub od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej założonej już w ciągu roku podatkowego.

Księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Podatnik może zdecydować o prowadzeniu księgi w formie elektronicznej. Przepisy przewidują kilka warunków zakwalifikowania księgi elektronicznej jako poprawnej i równoważnej księdze tradycyjnej:

1. W pierwszej kolejności trzeba określić w formie pisemnej instrukcję programu, który posłuży do prowadzenia księgi. Musi to być program zapewniający w dowolnym momencie szybki wgląd w treść księgi i możliwość wydrukowania zapisanych w nim danych. 
2. Dane zapisywane w księdze elektronicznej muszą być też odpowiednio przechowywane, tak by uchronić się przed nieuprawnionym użyciem księgi przez osoby trzecie.

Księga przychodów i rozchodów – budowa

Księga przychodów i rozchodów składa się z tabeli, której kolumny wypełniane są odpowiednimi informacjami.

1. Kolejne liczby;
2. Data księgowania wydatku;
3. Numer dowodu stanowiącego podstawę do wpisu;
4. Nazwa (firma) kontrahenta;
5. Adres kontrahenta;
6. Rodzaj przychodu lub rozchodu;
7. Wartość sprzedanych towarów/usług;
8. Pozostałe przychody;
9. Zsumowanie danych z kolumn 7 i 8;
10. Wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów;
11. Koszty uboczne;
12. Wynagrodzenie;
13. Pozostałe koszty;
14. Łączna suma z dwóch poprzednich kolumn;
15. Pusta – na dodatkowe dane;
16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej;
17. Uwagi.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Dla osób chcących zgłębić zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów pomocna okaże się z pewnością lektura odpowiedniego aktu prawnego. W tym przypadku jest to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można w nim znaleźć m.in. informacje o treści i technicznym sposobie uzupełniania księgi przychodów i rozchodów.

Rzetelność i niewadliwość ewidencji

W paragrafie 10. wspomnianego wyżej rozporządzenia znajduje się zapis mówiący o tym, że podatnik jest obowiązany prowadzić księgę przychodów i rozchodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Co dokładnie oznaczają te pojęcia i co należy zrobić, by spełnić te wymogi?

Rzetelność oznacza prowadzenie księgi w sposób prawdziwy tj. zgodny ze stanem faktycznym. Niewadliwość ocenia się poprzez porównanie sposobu prowadzenia księgi z wymogami przepisów.

Kiedy jeszcze ewidencja będzie uznana za rzetelną?

Paragraf 10., ustęp 4. rozporządzenia w sprawie KPiR mówi, że księga może zostać również uznana za rzetelną mimo zaistnienia wad o odpowiednio niewielkiej wadze:

• błędnie uwzględnione kwoty stanowiące przychód nie mogą przekroczyć 0,5% przychodu wykazanego za dany rok do momentu ustalenia przez organ podatkowy błędu;
• usprawiedliwiona przyczyna brakujących zapisów – tj. gdy jest to spowodowane nieszczęśliwym wypadkiem losowym;
• błąd skutkujący zwiększeniem kwoty podstawy opodatkowania;
• błąd wynika z omyłki o charakterze oczywistym;
• podatnik samodzielnie poprawił błąd jeszcze przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Nierzetelność książki przychodów i rozchodów – skutki

Podstawowym skutkiem błędnego prowadzenia KPiR jest odrzucenie ksiąg przez organ podatkowy. Może to skutkować naliczaniem podstawy opodatkowania przez organ podatkowy poprzez szacowanie w oparciu o metody wskazane w art. 23 Ordynacji podatkowej. Stwierdzenie, że księga przychodów i rozchodów nie była prowadzona w sposób prawidłowy, może również skutkować pociągnięciem podatnika do odpowiedzialności z tytułu popełnienia przestępstwa podatkowego (w przypadku nierzetelności) lub wykroczenia skarbowego (wadliwość księgi).

Książka przychodów i rozchodów – podatek i nie tylko

Podstawową i najważniejszą funkcją KPiR jest możliwość ustalenia na jej podstawie wysokości zobowiązania podatkowego. Dzięki temu można dokonać odpowiednich rozliczeń podatnika z urzędem skarbowym. Nie jest to jednak jej jedyne zadanie. Księga przychodów i rozchodów pozwala bowiem przedsiębiorcy na szybsze i prostsze ewidencjonowanie zdarzeń w małej firmie. To niewątpliwie duże ułatwienie w prowadzeniu księgowości. Dzięki temu przedsiębiorca uzyskuje rzetelną informację na temat stanu finansowego i kondycji prowadzonej przez niego działalności..

Księga przychodów i rozchodów to dokument konieczny do prowadzenia różnych typów działalności gospodarczej. Zapisuje się w niej różnego rodzaju kwestie związane z finansami przedsiębiorstwa. Jest to następnie podstawą do opodatkowania każdej działalności.

Zobacz również:

• Spóźnione zgłoszenie wypadku w drodze do pracy
• Czy będąc na zasiłku dla bezrobotnych, można iść na rentę? To musisz wiedzieć!
• Renta wojskowa – ile wynosi i kto może ją otrzymać?
• Wywiad zawodowy do renty z tytułu niezdolności do pracy
• Zarządzanie danymi w organizacji – kluczowe kwestie dla przedsiębiorstw
• Najnowsze trendy wśród gier slotowych – co warto wiedzieć?
• Czy odszkodowanie jest przychodem? Dowiedz się więcej!
• Pakiety dentystyczne dla firm – jak to działa?
• Syndrom oszusta (imposter syndrome): czym jest i jak sobie z nim radzić?
• Test Gallupa – czy warto go zrobić, aby odkryć swoje talenty?
• Czy lodówkę można odliczyć od podatku? Oto, co mówi prawo
• Czy wymianę dachu można odliczyć od podatku? Interpretacja KIS