Księgowość

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – czym jest KPiR i jak poprawnie ją prowadzić

5 minut(y) czytania

Księga rozchodów i przychodów wynika z obowiązku ewidencji. Obejmuje wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą. Czym jest książeczka przychodów i rozchodów? Jak należy poprawnie ją wypełnić? Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się więcej!

Księga przychodów i rozchodów to przewidziany dla celów podatkowych uproszczony sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Jak wypełnić księgę przychodów i rozchodów? Należy w niej księgować czynności o różnym charakterze. Trzeba tam odnotować m.in. zakup materiałów lub towarów i wydatki w związku z tym poniesione, a także koszty prac badawczo-rozwojowych. Co warto wiedzieć o tej księdze i kto musi ją prowadzić? Czytaj i sprawdź!

Księga przychodów i rozchodów – kto prowadzi KPiR?

Zgodnie z przepisami taka forma ewidencji przewidziana została tylko dla określonych podmiotów przy spełnieniu warunku w postaci odpowiedniej kwoty przychodu.

Obowiązek prowadzenia KPIR

Jak mówi art. 24a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do prowadzenia ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:

  • osoby fizyczne;
  • spółki cywilne;
  • spółki jawne;
  • spółki partnerskie prowadzące działalność gospodarczą.

Obowiązek dotyczy osób opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.

Podmioty niezobowiązane

KPiR może być zastąpiona inną formą ewidencji w postaci pełnej księgowości za pomocą ksiąg rachunkowych. Jest to bardziej wymagająca i skomplikowana metoda. Staje się obowiązkowa w momencie przekroczenia limitu przychodu brutto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy. Musi to być kwota powyżej 1,2 miliona euro (równowartość w złotówkach). Z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są również zwolnieni m.in. podatnicy opodatkowani podatkiem w formie ryczałtu. Nie muszą tego robić także osoby zbywające odpłatnie składniki majątku.

Kliknij!
Czy kupno roweru można wliczyć w firmowe koszty?

Możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR

Dopuszcza się także sytuacje, w których można uzyskać zwolnienie z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Mogą to uzasadniać różne okoliczności życiowe. Aby uzyskać takie zwolnienie, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie skarbowym. Trzeba to zrobić najpóźniej na 30 dni przed miesiącem, od którego chce się z takiego zwolnienia korzystać.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce

Przedstawiliśmy już KPiR. Co to jest i kto powinien ją prowadzić – już wiesz. Teraz czas na kilka słów o tym, jak i kiedy zacząć prowadzenie księgi przychodów i rozchodów oraz jaką jej formę można wybrać. Oto podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce.

Założenie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona 1 stycznia roku podatkowego lub od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej założonej już w ciągu roku podatkowego.

Księga przychodów i rozchodów prowadzona elektronicznie

Podatnik może zdecydować o prowadzeniu księgi w formie elektronicznej. Przepisy przewidują kilka warunków zakwalifikowania księgi elektronicznej jako poprawnej i równoważnej księdze tradycyjnej:

  1. W pierwszej kolejności trzeba określić w formie pisemnej instrukcję programu, który posłuży do prowadzenia księgi. Musi to być program zapewniający w dowolnym momencie szybki wgląd w treść księgi i możliwość wydrukowania zapisanych w nim danych. 
  2. Dane zapisywane w księdze elektronicznej muszą być też odpowiednio przechowywane, tak by uchronić się przed nieuprawnionym użyciem księgi przez osoby trzecie.

Księga przychodów i rozchodów – budowa

Księga przychodów i rozchodów składa się z tabeli, której kolumny wypełniane są odpowiednimi informacjami.

  1. Kolejne liczby;
  2. Data księgowania wydatku;
  3. Numer dowodu stanowiącego podstawę do wpisu;
  4. Nazwa (firma) kontrahenta;
  5. Adres kontrahenta;
  6. Rodzaj przychodu lub rozchodu;
  7. Wartość sprzedanych towarów/usług;
  8. Pozostałe przychody;
  9. Zsumowanie danych z kolumn 7 i 8;
  10. Wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów;
  11. Koszty uboczne;
  12. Wynagrodzenie;
  13. Pozostałe koszty;
  14. Łączna suma z dwóch poprzednich kolumn;
  15. Pusta – na dodatkowe dane;
  16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej;
  17. Uwagi.
Kliknij!
Czym są rozliczenia międzyokresowe? Na jakiej zasadzie wyliczać ich wartość?

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Dla osób chcących zgłębić zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów pomocna okaże się z pewnością lektura odpowiedniego aktu prawnego. W tym przypadku jest to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można w nim znaleźć m.in. informacje o treści i technicznym sposobie uzupełniania księgi przychodów i rozchodów.

Rzetelność i niewadliwość ewidencji

W paragrafie 10. wspomnianego wyżej rozporządzenia znajduje się zapis mówiący o tym, że podatnik jest obowiązany prowadzić księgę przychodów i rozchodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Co dokładnie oznaczają te pojęcia i co należy zrobić, by spełnić te wymogi?

Rzetelność oznacza prowadzenie księgi w sposób prawdziwy tj. zgodny ze stanem faktycznym. Niewadliwość ocenia się poprzez porównanie sposobu prowadzenia księgi z wymogami przepisów.

Kiedy jeszcze ewidencja będzie uznana za rzetelną?

Paragraf 10., ustęp 4. rozporządzenia w sprawie KPiR mówi, że księga może zostać również uznana za rzetelną mimo zaistnienia wad o odpowiednio niewielkiej wadze:

  • błędnie uwzględnione kwoty stanowiące przychód nie mogą przekroczyć 0,5% przychodu wykazanego za dany rok do momentu ustalenia przez organ podatkowy błędu;
  • usprawiedliwiona przyczyna brakujących zapisów – tj. gdy jest to spowodowane nieszczęśliwym wypadkiem losowym;
  • błąd skutkujący zwiększeniem kwoty podstawy opodatkowania;
  • błąd wynika z omyłki o charakterze oczywistym;
  • podatnik samodzielnie poprawił błąd jeszcze przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Nierzetelność książki przychodów i rozchodów – skutki

Podstawowym skutkiem błędnego prowadzenia KPiR jest odrzucenie ksiąg przez organ podatkowy. Może to skutkować naliczaniem podstawy opodatkowania przez organ podatkowy poprzez szacowanie w oparciu o metody wskazane w art. 23 Ordynacji podatkowej. Stwierdzenie, że księga przychodów i rozchodów nie była prowadzona w sposób prawidłowy, może również skutkować pociągnięciem podatnika do odpowiedzialności z tytułu popełnienia przestępstwa podatkowego (w przypadku nierzetelności) lub wykroczenia skarbowego (wadliwość księgi).

Kliknij!
Split payment – co należy wiedzieć o mechanizmie podzielonej płatności?

Książka przychodów i rozchodów – podatek i nie tylko

Podstawową i najważniejszą funkcją KPiR jest możliwość ustalenia na jej podstawie wysokości zobowiązania podatkowego. Dzięki temu można dokonać odpowiednich rozliczeń podatnika z urzędem skarbowym. Nie jest to jednak jej jedyne zadanie. Księga przychodów i rozchodów pozwala bowiem przedsiębiorcy na szybsze i prostsze ewidencjonowanie zdarzeń w małej firmie. To niewątpliwie duże ułatwienie w prowadzeniu księgowości. Dzięki temu przedsiębiorca uzyskuje rzetelną informację na temat stanu finansowego i kondycji prowadzonej przez niego działalności..

Księga przychodów i rozchodów to dokument konieczny do prowadzenia różnych typów działalności gospodarczej. Zapisuje się w niej różnego rodzaju kwestie związane z finansami przedsiębiorstwa. Jest to następnie podstawą do opodatkowania każdej działalności.

Zobacz też:
Nasze propozycje
Księgowość

PIT-36 - dla kogo i jak go rozliczyć?

2 minut(y) czytania
PIT-36 powinny wypełnić osoby, których zarobki są opodatkowane według skali podatkowej oraz podatnicy, którzy choć część dochodów uzyskiwali bez pośrednictwa płatnika. Wiele…
Księgowość

Czy kupno roweru można wliczyć w firmowe koszty?

3 minut(y) czytania
Rower w ekologiczny sposób może zastąpić auto w twojej firmie. Co jednak z kosztami uzyskania przychodu i podatkiem VAT po jego kupnie?…
Księgowość

Oto TOP5 sposobów, jak sprawdzić kontrahenta po numerze NIP!

3 minut(y) czytania
Numer Identyfikacji Podatkowej jest dla działających w Polsce firm jednym z najważniejszych identyfikatorów. Czy każdy obywatel kraju — zarówno właściciel firmy, jak…

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.