Outsourcing to pojęcie często spotykane w kontekście szkoleń, logistyki lub kwestii związanych ściśle z daną branżą. To dość opłacalne rozwiązanie, jednak aby z niego skorzystać, warto dowiedzieć się, co i jak. Poznaj definicję i przykłady outsourcingu.
Nie ma osoby, która byłaby dobra we wszystkim – wyjątkami mogą tu być geniusze epoki renesansu, których jednak nie spotkamy w obecnych czasach. Dzisiejszy świat bardziej od wszechstronności ceni bowiem specjalizację w jednym konkretnym sektorze działalności. Pozwala to na zdobycie wiedzy eksperckiej, która potem przekłada się na lepszą znajomość danej branży i znacznie bardziej efektywne wykonywanie swoich obowiązków. To właśnie owa eksperckość odgrywa najważniejszą rolę w idei outsourcingu. Jak się ona przejawia? Już wyjaśniamy, na czym polega outsourcing!
Na czym polega outsourcing w przedsiębiorstwie?
Termin „outsourcing” bierze się z angielskiego i jest zlepkiem trzech słów – outsider-resource-using. Oznacza to mniej więcej wykorzystywanie źródeł zewnętrznych, czyli powierzanie wykonania jakiegoś specjalistycznego działania zewnętrznemu podmiotowi. Wydaje się, że ciężko wytłumaczyć, co to jest outsourcing biznesowy. Definicja jest w rzeczywistości bardzo prosta. Określeniem tym będzie się nazywać każde przejęcie obowiązków w danej kwestii przez wyspecjalizowaną w niej firmę lub osobę. Ponieważ na rynku jest obecnie bardzo wielu różnych podwykonawców, należy za każdym razem starannie wybierać właściwy podmiot, gdyż błędy mogą okazać się dość bolesne w skutkach.
Jaka jest różnica między outsourcingiem pracowniczym a umową zlecenie?
Umowa zlecenie lub ta o dzieło również opierają się na wykonywaniu danych zadań, które wykonawca zrobi lepiej niż osoba zlecająca. Główna różnica polega tutaj na czasie trwania umowy oraz relacji między obiema stronami. Outsourcing opiera się najczęściej na długotrwałej współpracy. Umowa, czy to zlecenie, czy o dzieło zazwyczaj obejmuje jedynie jakiś wybrany obszar i trwa krótko; często jest jednorazowa. Oprócz tego zmienia się też dynamika między obiema stronami, ponieważ zamiast relacji dostawca-odbiorca, mamy do czynienia z dwoma równoprawnymi podmiotami.
Jaki może być przedmiot outsourcingu?
Wspomniana usługa może objąć praktycznie każdy rodzaj działalności. Bardzo często zajmuje się kluczowymi zadaniami związanymi z kontrolą, na przykład audytem, księgowością lub oceną bezpieczeństwa zawodowego. Obejmuje również kwestie zasobów ludzkich, takich jak rekrutacja albo szkolenia. Może również wejść w kompetencje kadr, zajmując się administracją, a także zarządzaniem finansami. Outsourcing wykorzystuje się również w dziale transportu, gdy zaistnieje potrzeba przeniesienia jakichś ładunków, a także w logistyce. Wśród usług outsourcingowych znajdziemy tu np. fulfillment dla e-commerce. Wymienione powyżej przykłady to tylko kilka z wielu różnych działań, ponieważ omawiane usługi można zastosować dosłownie wszędzie.
Jakie cechy powinna mieć dobra firma outsourcingowa?
Outsourcing nie zawsze jest tak prostą kwestią, jak może się wydawać. Nie każde przedsiębiorstwo, które zajmuje się danym sektorem, spełni swoje zadania tak, jak powinno, zatem konieczne jest sprawdzenie jakości usług. Jeśli decydujesz się na outsourcing i powierzenie części zadań swojego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej, bądź selektywny i upewnij się, że posiada one cechy takie jak:
- odpowiednio wykwalifikowany personel – pamiętaj, że masz prawo do tego, by sprawdzić, jakie uprawnienia mają osoby wykonujące rzecz, którą im zlecasz. Wykonywanie jej przez ludzi bez odpowiedniego doświadczenia może się bowiem źle skończyć – w najlepszym wypadku złym wykonaniem zlecenia, w najgorszym poważnymi wypadkami;
- doświadczenie – wiadomo, że każdy musi zdobywać gdzieś doświadczenie. Pomimo tego outsourcing polega na realizacji zlecenia przez specjalistów w danym zakresie;
- pozytywne opinie innych użytkowników – dobra opinia jest najlepszą reklamą, zaś krytyczne uwagi potrafią skutecznie zniechęcić. Warto zatem kierować się głosami innych osób, gdyż najlepiej świadczą one o jakości usług danego przedsiębiorstwa;
- odpowiedni koszt usług – zbyt niskie ceny w porównaniu z innymi powinny wzbudzić podejrzenia co do jakości usług. Nie trzeba też koniecznie wybierać najdroższych usług, ponieważ nie zawsze cena outsourcingu musi iść w parze z najlepszą jakością. Najlepiej jest zdecydować się na koszt w połowie stawki, gdyż powinien zagwarantować odpowiednie wykonanie powierzonych zadań.
Pamiętaj, to strategiczna decyzja, do której nie należy podejmować lekko. Stosowanie outsourcingu może być bardzo przydatne, ale ma też swoje wady.
Rodzaje outsourcingu: zewnętrzny i wewnętrzny
Można wyróżnić dwa podstawowe typy zlecania zadań innym podmiotom. Outsourcing zewnętrzny polega na wybraniu osobnej firmy, zewnętrznego zleceniobiorcy, który zajmie się daną rzeczą. Specyfiką tego rozwiązania jest oczywiście konieczność wyboru odpowiedniego przedsiębiorstwa, jednak to w zasadzie jedyna trudność.
Outsourcing wewnętrzny lub kapitałowy opiera się na tym, że zakłada się osobną spółkę, która ma zająć się wykonaniem konkretnych działań. Daje to oczywiście pełną kontrolę nad całym procesem wykonywania danej rzeczy, ale wymaga wielu działań podczas zakładania, a potem kontrolowania tego typu działalności.
Proces wdrażania outsourcingu – umowa
W polskim prawie nie ma oddzielnej umowy, która pozwalałaby na uregulowanie stosunków między stroną zlecającą i realizującą zadanie. Outsourcing można zlecić przez zawiązanie umowy zlecenia bądź o dzieło, jednak należy wówczas poszerzyć ją o odpowiednie zapisy. Należy wówczas zawrzeć m.in. raportowanie oraz kontrolę w czasie realizacji projektu. Trzeba także uwzględnić terminy wykonywania danych zadań oraz możliwość wypowiedzenia warunków umowy. Oprócz tego w zapisach powinna znaleźć się gwarancja jakości usług, którą regulują postanowienia dotyczące ich wykonywania.
Jakie są zalety outsourcingu?
Opisywane rozwiązanie ma wiele zalet. Outsourcing pozwala wielu przedsiębiorcom na skupienie się wyłącznie na swojej działalności, ale nie jest to jedyna korzyść. Atuty tego rozwiązania to:
- oszczędność kosztów oraz czasu – zlecanie danych czynności wiąże się rzecz jasna z koniecznością zapłaty za usługę oraz czasem potrzebnym na zawarcie umowy, jest to jednak znacznie mniejszy koszt niż konieczność wyszkolenia lub zatrudnienia dodatkowych pracowników;
- dostęp do najnowszych technologii i bieżącego stanu wiedzy – nawet najlepszy ekspert nie może poszerzać swojej wiedzy, gdy ma także inne obowiązki. Korzystając z outsourcingu, wybierasz usługi profesjonalistów, którzy cały czas się dokształcają i dzięki temu wykonują zadania w najlepszy możliwy sposób, z wykorzystaniem najnowocześniejszego sprzętu;
- wysoka jakość wykonania zleceń – specjalizowanie się wyłącznie w danej branży wpływa na najwyższą jakość usług, czego nie można powiedzieć o osobach, które są zmuszone do wykonywania kilku rzeczy naraz.
Outsourcing to świetne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy. Wybór tej usługi z pewnością przyniesie same pozytywne efekty!
Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega outsourcing?
Outsourcing polega na zlecaniu zewnętrznej firmie różnego rodzaju zadań.
Co to jest outsourcing przykłady?
Przykładem outsourcingu jest na przykład zlecenie zewnętrznej firmie HR znalezienie nowych pracowników dla twojego przedsiębiorstwa.
Co to znaczy outsourcing po polsku?
Outsourcing oznacza „zlecenie wykonania usług na zewnątrz”.
- Zawieszenie działalności a ZUS. Składki ZUS w czasie zawieszenia działalności gospodarczej. Czy przedsiębiorca musi opłacać składki zdrowotne w trakcie zawieszenia działalności?
- SaaS – czym jest Software as a Service?
- Multitasking – odkryj zalety i wady wielozadaniowości
- Link building – jak skutecznie zdobywać linki i pozycjonować swoją stronę internetową?
- Jakie są źródła finansowania przedsiębiorstw? Poznaj te najpopularniejsze i najskuteczniejsze!
