Organizacja pracy to jeden z najbardziej istotnych czynników stanowiących o skuteczności działań danego przedsiębiorstwa. Jak prowadzić ją odpowiednio? Przekonaj się sam! Poznaj podstawowe zasady dobrej organizacji pracy!
Każdemu zarządzającemu firmą zależy, aby jego przedsiębiorstwo prosperowało jak najlepiej. To może dokonać się jednak jedynie poprzez właściwe prowadzenie biznesu. Jak tego dokonać? Fundamentem jest właściwa organizacja pracy. Przekonaj się, czym ona jest i jakie są jej kluczowe aspekty.
Organizacja pracy – definicja
Jak właściwie można zdefiniować organizację pracy? Mówiąc w sposób najbardziej uproszczony, chodzi o to, kto, w jakim czasie i w jaki sposób ma wykonywać daną pracę w firmie. Innymi słowy, organizacja pracy to wprowadzanie właściwego ładu – tak dotyczącego dnia codziennego, jak i długoterminowej działalności.
Żadna firma nie będzie prosperować dobrze, jeżeli jej pracownicy będą wykonywać swoje zadania niewłaściwie, bądź nieterminowo. Podobnie w sytuacji, gdy dane zadanie będą błędnie dopasowane do kompetencji osób je wykonujących. Ład organizacyjny ma za zadanie sprawić, aby każdy wykonywał swoje zadania sprawnie, proces realizacji projektów odbywał się harmonijnie, a nad wszystkim czuwały nadzór osoby o właściwych ku temu kompetencjach. Równie ważne w organizacji jest to, jakie zadania są wykonywane, kto je wykonuje, jak też to, kto zarządza procesem na różnych etapach i szczeblach.
Organizacja pracy – co odgrywa w niej kluczową rolę?
Co jest najistotniejsze w kontekście skutecznego konstruowania organizacji pracy? Jedną z najważniejszych kwestii są działania, które poprzedzają pracę. Mowa tu o takich działaniach, które pomogą w odpowiednim uszeregowaniu priorytetów i konkretnych elementów pracy. Konieczne w tym kontekście jest sformułowanie (najczęściej przez zarządzających firmą) właściwych celów, a także planów, które będą pomocne w ich realizacji.
Aby skutecznie realizować postawione cele, organizacja pracy winna opierać się na jasnej segmentacji zadań. Podział pracy powinien opierać się na prostych i jasnych zadaniach. Powinny one być rozpisane na wielu poziomach. Tak, aby pracownik niższego szczebla mógł wykonywać zadania przynależne jego kompetencjom pod kierunkiem doświadczonego managera. Kierownicy powinni nadzorować działania podległych im osób i grup oraz zdawać stosowne raporty dotyczące kolejnych etapów danych projektów. Zespół musi być przy tym świadomy, kto jest szefem, kto jest przed kim odpowiedzialny oraz jaki wszystkim przyświeca cel.
Organizacja pracy – od czego zacząć?
Jaki jest pierwszy krok we właściwej organizacji pracy? Proces ten warto rozpocząć od stworzenia właściwej struktury organizacyjnej o odpowiednio dostrojonych stopniach hierarchii. Proces ten warto łączyć z rozpisaniem celów i tworzeniem planu działań. To wszystko pozwoli na właściwe dopasowanie konkretnych zadań do poszczególnych pracowników. Będzie też można odpowiednio wyznaczyć i zaplanować przerwy, tak by praca była jak najbardziej efektywna.
W rezultacie będzie można stworzyć i odpowiednio podzielić stanowiska pracy. Podzieliwszy pracę według specjalizacji, należy właściwie pogrupować zadania. Właściwie to znaczy tak, aby można było je bez przeszkód kontrolować. Przy tym proces kontroli powinien być tyleż precyzyjny, co niezakłócający naturalnego rytmu pracy. Pamiętaj przy tym, że każda firma jest inna. Każda stawia przed sobą odmienne długofalowe cele. Tym samym należy elastycznie podchodzić do procesu rozdzielania zadań i odpowiedzialności.
Organizacja pracy – odmienne sytuacje
W przypadku małych firm i organizacji oczywiście może się zdarzyć, że dana praca może być wykonywana przez jedną osobę w sposób szybki i skuteczny. W zależności od wielkości konkretnego przedsiębiorstwa bardzo skomplikowana organizacja pracy może nie być potrzebna. Co innego w przypadku rozwiniętych organizacji, w których różnorodne działania składają się na bardziej skomplikowane projekty. W takim przypadku stworzenie właściwej struktury organizacyjnej, rozpisanie celów i planów będzie konieczne.
Organizacja pracy musi więc korespondować z poziomem złożoności realizowanych działań. Analizy tejże złożoności musi rzecz jasna dokonać szefostwo firmy. Wtedy będzie można określić, jak wysoka jest specjalizacja poszczególnych pracowników, czy ich kompetencje odpowiadają zakładanym działaniom oraz czy warto podjąć się bardziej szczegółowej strukturyzacji działań.
Organizacja pracy a specjalizacja na stanowisku pracy
Niektóre prace nie wymagają wielkich kompetencji. Z kolei inne wymagają właściwego doświadczenia i wiedzy. W związku z tym należy brać pod uwagę konieczność specjalizacji pracowników. Może się okazać, że aby twoja firma dobrze prosperowała, musisz nająć specjalistów wyższej klasy. Alternatywą może zaś być doszkolenie twoich pracowników.
Wszystko zależy od celów i ambicji, jakie stawia przed sobą twoja firma. Nie bez znaczenia jest rzecz jasna branża, w jakiej operujesz. Postaraj się należycie uszeregować cele i dążenia, zaczynając od tych najbardziej pilnych. To pokaże ci, jaka organizacja pracy będzie najlepsza dla twojej organizacji. Wskaże, jakie metody i jaka struktura dowodzenia dadzą najlepsze efekty.
Organizacja pracy – podsumowanie
Organizując pracę swojej firmy, musisz brać pod uwagę zarówno swoje dalekosiężne cele, jak i obecne możliwości. Poddając gruntownej analizie swoją działalność, możesz zdecydować, jaki model działań będzie dla ciebie najlepszy. Uczyń to, a osiągniesz jeszcze lepsze wyniki w biznesie. Spraw, by dobra organizacja czasu pracy sprawiła, że twoje przedsiębiorstwo osiągnie optymalną efektywność. Zmian nie warto odkładać! Planowanie pracy i zarządzanie będzie ułatwiać pracę biurową i pomoże w osiągnięciu sukcesu. Naucz się zarządzać czasem pracy i rozwijaj swoją działalność.
- Czym jest controlling i jak wpływa na zarządzanie przedsiębiorstwem?
- Czym dokładnie jest kultura organizacji? Sprawdź, jakie znaczenie ma kultura organizacyjna firmy
- Audyt wewnętrzny – definicja, funkcje w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem
- Czym jest benchmarking?
- BPMN, czyli Business Process Modeling Notation – czym jest proces biznesowy?
Zobacz również:
