Praca zdalna 2023 będzie się nieco różniła od tej wykonywanej obecnie. Wszystko to przez zmiany w Kodeksie pracy, które wejdą w życie już w lutym przyszłego roku. Sprawdź, jakich nowości możesz się spodziewać!
| Pobierz wzór w .pdf |  |
| Pobierz wzór w .docx |  |
Poprzednie dwa lata były zdominowane przez pandemię. Sytuacja wymusiła na wielu pracownikach konieczność pozostania w domach i wykonywanie pracy zdalnej, która do dnia dzisiejszego jest istotnym elementem codzienności. Co więcej, chociaż pandemia koronawirusa została uznana za pokonaną i pracownicy z powodzeniem mogliby powrócić do swoich biur, to większość z nich w ogóle sobie tego nie wyobraża. Plusy pracy zdalnej dostrzegają również pracodawcy. Sytuację postanowił uregulować Sejm. Podczas posiedzenia pojawiło się sporo propozycji nowelizacji zapisów Kodeksu pracy poszerzających regulację systemową pracy zdalnej. Zakończenie prac nad unormowaniem wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą pracodawcy zaplanowane jest na posiedzenie w dniach od 14 do 16 grudnia. Nowe zasady mają zostać wdrożone już pod koniec lutego najbliższego roku. Sprawdź, co przyniosą nowe uregulowania dla pracownika i pracodawcy w kwestii pracy zdalnej 2023.
Kogo dotyczą zmiany?
Na wstępie warto zaznaczyć, że wszystkie zmiany, jakie pojawią się w najbliższym czasie w Kodeksie pracy, będą dotyczyć jedynie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia oraz umowa o dzieło) będą wykonywać swoje obowiązki służbowe na dotychczasowych zasadach, czyli w dużej mierze na bazie wewnętrznych ustaleń pomiędzy pracownikiem a przełożonym.
Kto pomimo posiadania umowy o pracę nie będzie mógł wykonywać pracy zdalnej?
Wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe w sytuacji, kiedy ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika konieczne jest, aby ten swoje obowiązki służbowe wypełniał z miejsca pracy lub terenu. Tryb zdalny nie będzie obejmował również prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku wykonywania których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- wykonywanych przy wykorzystaniu czynników chemicznych, które to stwarzają zagrożenie i o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Jeśli w powyżej wskazanych sytuacjach pracownik wystosuje do pracodawcy prośbę o możliwość wykonywania pracy zdalnej, ten ma prawo mu odmówić. Decyzję odmowną wraz z podaniem przyczyny pracodawca zobowiązany jest przesłać do pracownika w formie elektronicznej lub papierowej w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.
Zasady i warunki pracy zdalnej
Zasady i warunki pracy zdalnej każdorazowo określane są w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową.
Gdzie będzie się odbywać?
Nowelizacja Kodeksu pracy zakłada, że pracownik swoje obowiązki służbowe będzie mógł wykonywać całkowicie lub jedynie częściowo w miejscu przez siebie wskazanym i będzie mógł to robić za każdym razem, kiedy uzgodni ten fakt ze swoim pracodawcą.
Kto będzie o nią wnioskował?
Jeśli chodzi o wniosek o wykonywanie pracy zdalnej (2023) będzie z reguły składany przez pracownika do pracodawcy. Istnieje jednak możliwość, aby taki sam wniosek wystosował pracodawca w stosunku do pracownika. Dzieje się tak w przypadkach wyjątkowych, kiedy to praca z domu przyjmuje charakter polecenia służbowego.
Praca zdalna na polecenie
Jak przed chwilą wspomnieliśmy, z pracą zdalną na polecenie mamy do czynienia w wyjątkowych sytuacjach. Wówczas to wniosek o pracę zdalną wystosowywany jest przez pracodawcę i kierowany w kierunku pracownika. Taka sytuacja ma miejsce w przypadkach takich jak:
- klęska żywiołowa, zagrożenie epidemiologiczne, epidemia, okres trzech miesięcy po odwołaniu epidemii lub stanu epidemiologicznego;
- działanie siły wyższej, która uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania obowiązków służbowych w stacjonarnym miejscu pracy.
Pracownik będzie mógł zostać skierowany na pracę zdalną jedynie w sytuacji, kiedy oświadczy, że ma odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do tego, aby pracować w takim trybie. W innym wypadku polecenie pracy zdalnej nie będzie mogło zostać zrealizowane. W sytuacji, gdy warunki pracownika ulegną zmianie, jest zobowiązany poinformować o tym pracodawcę, aby ten niezwłocznie wycofał polecenie pracy zdalnej lub wręcz odwrotnie – wydał je.
Warto wiedzieć, że odwołanie polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę powinno wystąpić z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
Zasady pracy zdalnej – porozumienie pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi
Szczegółowe zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zawsze zostać uzgodnione pomiędzy pracodawcą a pracownikiem lub związkiem zawodowym, czyli w tej kwestii nie będzie żadnych zmian. W porozumieniu takim powinny zostać uwzględnione:
- określenie grupy pracowników, którzy mogą wykonywać pracę w trybie zdalnym;
- określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
- określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu dla pracownika pracującego zdalnie;
- tryb porozumiewania się pracownika z pracodawcą oraz sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz procedur ochrony danych osobowych;
- zasady utrzymywania w należytym stanie sprzętu służbowego (instalacja, inwentaryzacja, konserwacja, aktualizacja, serwis).
Obowiązki pracodawcy
Co jeszcze warto wiedzieć w kontekście przepisów o pracy zdalnej 2023? Pracodawca ma obowiązek traktowania pracownika pracującego w sposób zdalny na równi z pracownikiem pracującym stacjonarnie w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania, dostępu do szkoleń zawodowych. Dodatkowo pracownik pracujący zdalnie powinien zachować możliwość utrzymywania kontaktu z innymi pracownikami, przebywania na terenie zakładu pracy, korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, korzystania z zakładowych obiektów socjalnych oraz z prowadzonej zakładowej działalności socjalnej.
Praca zdalna 2023 – kontrola pracownika na pracy zdalnej
Planowane wprowadzenie możliwości kontrolowania pracownika przez pracodawcę w trakcie wykonywania pracy zdalnej to kwestia, która wzbudza najwięcej kontrowersji. Chociaż odwiedziny pracodawcy w domu pracownika wydają się nie być miłą perspektywą, to czasami jest to konieczne, zwłaszcza jeśli chodzi o bezpieczeństwo przechowywania danych wrażliwych. Jednak pracodawca będzie miał prawo skontrolować nie tylko zgodność postępowania z zapisami ustawy o RODO, ale również trzeźwość.
Warto zaznaczyć, że wedle przepisów czynności kontrolne powinny być dokonywane przy zachowaniu najniższej inwazyjności, nie powinny naruszać prywatności i zaburzać trybu życia domowników.
Praca zdalna 2023 – kontrola trzeźwości pracowników
Od nowego roku pracodawca będzie miał możliwość skontrolowania trzeźwości swoich pracowników, którzy wykonują pracę zdalną. Będzie mógł to zrobić jedynie w uzasadnionych przypadkach, a więc, kiedy kontrola taka będzie niezbędna dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia zatrudnionych lub osób postronnych, jak również dla zabezpieczenia mienia. Co ważne, pracodawca będzie mógł dokonywać badania nie tylko w kierunku alkoholu, ale również innych używek, które mogłyby wpływać negatywnie na trzeźwy osąd ze strony pracownika.
Badanie trzeźwości w czasie pracy zdalnej (2023) nie będzie mogło przyjąć postaci skierowania pracownika na badania laboratoryjne. W praktyce będzie ono więc prawdopodobnie samokontrolą wykonywaną przy użyciu alkomatu dostarczonego uprzednio pracownikowi przez zakład pracy.
Kodeks pracy 2023 r. – zwrot kosztów
Do tej pory nie istniały żadne powszechnie obowiązujące regulacje, które dotyczyłyby finansowania kosztów pracy zdalnej oraz dostarczania sprzętu niezbędnego do jej wykonywania. Kwestie te były regulowane za pomocą wewnątrzzakładowych konsensusów pomiędzy pracodawcą i pracownikami. Od przyszłego roku ustawodawca postanowił to zmienić i wprowadzić konkretne ramy prawne.
Zwrot kosztów za Internet i prąd
W obliczu rosnących kosztów energii i faktu, iż praca zdalna znacznie podnosi domowe rachunki, ustawodawca postanowił unormować instytucję ryczałtu za zużycie energii elektrycznej i dostęp do internetu. Kwota ma być ustalona szacunkowo dla każdego z zakładów z osobna. Jej wyznaczaniem miałyby się zająć pracownicze związki zawodowe lub wybrani spośród zatrudnionych delegaci. Przysługujące pracownikom zdalnym ryczałty nie będą rozumiane jako przychód, dlatego nie będą ujmowane w deklaracjach PIT.
Umowa o pracę zdalną a narzędzia niezbędne do wykonywania pracy
Wykonywanie pracy zdalnej wymaga posługiwania się odpowiednim sprzętem. Już obecnie jedynie nieliczni pracownicy muszą korzystać z domowych zasobów. Zdecydowana większość z nich otrzymuje komputery i telefony służbowe. To wygodne rozwiązanie, ponieważ sprzęt taki wyposażony jest w odpowiednie oprogramowanie oraz jest podłączony do firmowych systemów i zasobów.
W nowej regulacji prawnej każdy z pracowników zdalnych będzie musiał otrzymać od pracodawcy adekwatne wyposażenie. Dodatkowo pracodawca będzie zobowiązany do jego montażu i skonfigurowania. Najczęściej na wyposażeniu pracownika zdalnego znajdzie się: komputer, myszka i słuchawki, a czasami dodatkowy monitor. Jeśli firma nie będzie w stanie zapewnić swojemu pracownikowi takiego wyposażenia, ten powinien otrzymywać opłatę ryczałtową za użyczenie własnego mienia.
Wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej
Zgodnie z ustawodawstwem praca zdalna (2023) będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy lub też na wniosek pracownika. Wnioski powinny być składane indywidualnie przez każdego pracownika z osobna.
Co powinien zawierać?
Na razie wiadomo, że wnioski będą musiały być składane osobiście. Nie ma jednak żadnej standardowej formy czy szablonu takiego dokumentu. Warto jednak, aby ten zawierał kilka podstawowych informacji:
- dane pracownika;
- dane pracodawcy;
- informacja o wyrażeniu chęci złożenia wniosku o pracę zdalną;
- powołanie się na artykuł 67 [19] paragraf 2 Kodeksu pracy.
Kto rozpatruje wnioski?
Wnioski pracownicze o wykonywanie pracy zdalnej będą rozpatrywane przez przełożonych.
Kto zawsze otrzyma decyzję pozytywną?
W standardowej sytuacji decyzja o przyzwoleniu pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnej zależy od kadry zarządczej przedsiębiorstwa. Istnieje jednak szereg sytuacji wyjątkowych, kiedy to ustawodawca praktycznie nie pozostawia pracodawcy wyboru i nakazuje mu wydanie pozytywnej odpowiedzi na wniosek pracownika. Wśród pracowników, którzy zasadniczo zawsze otrzymają zgodę na pracę zdalną znajdują się:
- rodzice dzieci do lat 4;
- kobiety w ciąży;
- osoby sprawujące opiekę nad domownikiem z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności lub niepełnosprawnym.
Warto jednak podkreślić, że powyższe grupy osób nie będą mogły wykonywać swoich obowiązków w domu, jeśli podjęty przez nie typ pracy lub rodzaj wykonywanych obowiązków tego nie umożliwia.
Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej – darmowy wzór
Poniżej zamieszczamy dostępny bezpłatnie wzór wniosku o pracę zdalną. Wystarczy go pobrać i wydrukować, a następnie uzupełnić o datę, dane pracownika oraz pracodawcy. Gdy będzie gotowy, należy go przekazać pracodawcy w sposób mailowy, osobisty lub pocztowy.
| Pobierz wzór w .pdf | |
| Pobierz wzór w .docx | |
Podsumowując, na początku przyszłego roku Kodeks pracy zostanie znowelizowany o zagadnienie, jakim jest praca zdalna. 2023 rok przyniesie możliwość wnioskowania o wykonywanie pracy online oraz oznacza szereg unormowań w kwestii zasad nią rządzących.