Każdy przedsiębiorca, który korzysta z rozliczania za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest zobowiązany do ewidencji środków trwałych. Co należy wiedzieć o rejestrze i dokumentacji środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych w świetle prawa
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów o zasadach postępowania w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 23 grudnia 2019 roku prowadzenie ewidencji środków trwałych jest powinnością każdego przedsiębiorcy. W zgodzie z paragrafem 5 tego rozporządzenia, spółki cywilne jawne, spółki mające charakter partnerski i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane do prowadzenia wspomnianej wyżej księgi, muszą prowadzić rejestr środków trwałych.
Ewidencja środków trwałych jest niezbędna, by amortyzacja podlegała wliczeniu w poczet kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Na mocy artykułu 22n ust. 6 ustawy o PIT, w przypadku braku ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, uznanie amortyzacji za koszt związany z osiągnięciem przychodu jest niemożliwe. Ten obowiązek dotyczy zarówno podmiotów, które rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i tych korzystających z ryczałtu.
Co powinna zawierać dokumentacja środków trwałych?
Ewidencję środków trwałych często prowadzi się, używając oprogramowania do dokumentacji środków trwałych. Jak się okazuje, niektóre z nich mogły być już wcześniej użytkowane w firmie. W takim wypadku stosuje się bilans otwarcia, gdzie zamieszczone są niezbędne informacje ich dotyczące. Dokumentacja środków trwałych powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak:
- numer inwentarzowy;
- nazwa środka trwałego;
- wybrana klasyfikacja środka trwałego;
- miejsce użytkowania;
- kto jest odpowiedzialny za dany środek.
Rejestr środków trwałych jest także oparty o rozporządzenie Rady Ministrów, klasyfikujące i określające poszczególne grupy dla wybranych środków trwałych, takich jak choćby budynki, grunty i nieużytki.
Czym jest karta środka trwałego?
Karta środka trwałego jest prowadzona w ewidencji i dokumentacji dla poszczególnych obiektów z tej kategorii. Każdy, wpisujący się w kategorię obiekt, powinien posiadać swoją kartę środka trwałego. Tworzy się ją w oparciu o dowód przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument ten powinien opisywać podstawowe dane dotyczące samego środka, jak i jego klasyfikację w zasobach podmiotu, który go użytkuje. Wśród informacji, które zawiera karta środka trwałego można wyróżnić:
- numer inwentarzowy, nadawany przez dysponujący nim podmiot;
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
- nazwę opisywanego środka trwałego;
- datę przyjęcia do użytkowania;
- rok określający datę powstania;
- miejsce użytkowania.
Karta środka trwałego jest także dokumentem świadczącym o przebiegu użytkowania danego środka trwałego. Jeśli, np. został on zmodernizowany lub zmienia się jego miejsce użytkowania, to wówczas należy sporządzić odpowiednie dokumenty dotyczące takiej operacji. Są to odpowiednio:
- OT – wystawiane w przypadku ulepszenia środka;
- MT – w przypadku zmiany miejsca użytkowania.
Informacje o zmianach wynikające wprost z tych dokumentów, także te odnoszące się do amortyzacji środka trwałego, znajdują się właśnie w karcie środka trwałego.
Ewidencja środków trwałych – przepisy
Zgodnie z ustawą ewidencja środków trwałych ma na celu sprawowanie kontroli nad kupnem środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych na poczet prowadzenia działalności gospodarczej. W ewidencji środków trwałych należy uwzględnić te środki lub wartości niematerialne, których wartość wykracza powyżej kwoty 10 000 złotych netto – w odniesieniu do czynnych podatników VAT i brutto – dla podatników niezobowiązanych do odprowadzania podatku VAT. Kolejne z kryteriów to natomiast zakres temporalny ich wykorzystywania, co przez prawo zostało określone na ponad rok.
Ewidencja środków trwałych – wzór
W ewidencji środków trwałych nie określono jednego wzoru, którym można by się posłużyć w prowadzeniu dokumentacji związanej z ewidencją środka trwałego. Najistotniejszą sprawą jest przestrzeganie zasad, którym podlega dokumentacji środków trwałych i umieszczenie w niej wszystkich niezbędnych elementów i informacji o ewidencjonowanym środku. Można skorzystać z internetowych gotowców i generatorów, które ułatwiają to zadanie. Lecz należy nadmienić, że znajomość aktualnie obowiązujących przepisów związanych z ewidencją środków trwałych wciąż pozostaje najważniejszym aspektem.
Ewidencja środków trwałych – amortyzacja
Wszystkie środki trwałe, z wyłączeniem gruntów, prędzej czy później narażone będą na zniszczenie, co w konsekwencji obniży ich wartość. Dlatego właśnie ewidencja środków trwałych szczególne miejsce poświęca kwestii amortyzacji środków trwałych. Waloryzacja początkowa do ewidencji środków trwałych określana jest z uwzględnieniem amortyzacji i umorzenia, służących do dokumentacji zużycia środków trwałych poddanych ewidencji w odniesieniu do ich wartości. Co należy rozumieć przez te pojęcia? Prowadzenie dokumentacji środków trwałych bez uwzględnienia ich zużycia jest niemożliwe, tak więc warto wyjaśnić, co oznaczają przywołane powyżej terminy pochodzące z rachunkowości:
- amortyzacja – to wartość przeniesiona w koszty w danym okresie obrachunkowym;
- umorzenie – to suma wartości amortyzacji. Koryguje wartość środków trwałych wykazaną w bilansie z brutto do wartości netto.
Amortyzacja środków trwałych
Amortyzacja polega na cyklicznym odpisywaniu częściowej wartości środka w koszty, co jest efektem postępującego niszczenia. Aby lepiej zobrazować proces amortyzacyjny, można powołać się na prosty przykład. Przedsiębiorstwo weszło w posiadanie środka trwałego o wartości początkowej 1000 złotych. W założeniu nabytek będzie się nadawał do użytku przez okres 10 lat, po czym będzie wymagał wymiany. W takiej sytuacji posiadacz środka trwałego będzie dokonywał odpisu amortyzacyjnego 1/10 wartości środka trwałego w koszty w ciągu całego okresu użytkowania. Dzięki prowadzeniu ewidencji środka trwałego w ten sposób, po 10 latach wartość środka zostanie całkowicie przeniesiona w koszty – ulegnie całkowitej amortyzacji.
Ewidencja wyposażenia a przepisy
Według postanowienia Ministra Finansów ewidencja wyposażenia przestała obowiązywać. W roku 2020 ograniczono formalności dla osób prowadzących działalność i rozliczające się przy pomocy księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ewidencji wyposażenia został zniesiony.
Ewidencja wyposażenia przed zniesieniem
Do końca 2019 roku przedsiębiorcy, którzy kupili składniki wchodzące w skład majątku i były używane w działalności gospodarczej, a których wartość przekraczała 1500 złotych i nie były ujęte w dokumentacji ewidencji środków trwałych, mieli obowiązek zawarcia tychże środków na ewidencji wyposażenia. Na przykład: prowadzący działalność gospodarczą, który w 2019 roku zakupił laptopa o wartości 5000 złotych jako przedmiot swojej działalności i nie wykazał go w ewidencji środków trwałych, był zobowiązany wpisać sprzęt w ewidencji wyposażenia podmiotu gospodarczego.
Ewidencja środków trwałych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dzięki niej zarządzanie składnikami dostępnymi w firmie i monitorowanie stanu posiadanych środków trwałych jest dużo prostsze.
- Zawieszenie działalności a ZUS. Składki ZUS w czasie zawieszenia działalności gospodarczej. Czy przedsiębiorca musi opłacać składki zdrowotne w trakcie zawieszenia działalności?
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówki – kiedy możesz odliczyć od auta 100% VAT?
- Jak zaksięgować wyposażenie biura? Przekonaj się!
- Czym jest pomoc de minimis? Poznaj limity udzielania pomocy publicznej w Rzeczpospolitej Polskiej
- Jakie są źródła finansowania przedsiębiorstw? Poznaj te najpopularniejsze i najskuteczniejsze!