KsięgowośćPorady

Ewidencje środków trwałych w prowadzeniu przedsiębiorstwa

5 minut(y) czytania

Każdy przedsiębiorca, który korzysta z rozliczania za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest zobowiązany do ewidencji środków trwałych. Co należy wiedzieć o rejestrze i dokumentacji środków trwałych? 

Ewidencja środków trwałych w świetle prawa

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów o zasadach postępowania w przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów z dnia 23 grudnia 2019 roku prowadzenie ewidencji środków trwałych jest powinnością każdego przedsiębiorcy. W zgodzie z paragrafem 5 tego rozporządzenia, spółki cywilne jawne, spółki mające charakter partnerski i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane do prowadzenia wspomnianej wyżej księgi, muszą prowadzić rejestr środków trwałych.

Ewidencja środków trwałych jest niezbędna, by amortyzacja podlegała wliczeniu w poczet kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Na mocy artykułu 22n ust. 6 ustawy o PIT, w przypadku braku ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, uznanie amortyzacji za koszt związany z osiągnięciem przychodu jest niemożliwe. Ten obowiązek dotyczy zarówno podmiotów, które rozliczają się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i tych korzystających z ryczałtu.

Co powinna zawierać dokumentacja środków trwałych?

Ewidencję środków trwałych często prowadzi się, używając oprogramowania do dokumentacji środków trwałych. Jak się okazuje, niektóre z nich mogły być już wcześniej użytkowane w firmie. W takim wypadku stosuje się bilans otwarcia, gdzie zamieszczone są niezbędne informacje ich dotyczące. Dokumentacja środków trwałych powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak:

  • numer inwentarzowy;
  • nazwa środka trwałego;
  • wybrana klasyfikacja środka trwałego;
  • miejsce użytkowania;
  • kto jest odpowiedzialny za dany środek.
Zobacz także:  Opłata skarbowa od pełnomocnictwa – ile wynosi i czy można być z niej zwolnionym?

Rejestr środków trwałych jest także oparty o rozporządzenie Rady Ministrów, klasyfikujące i określające poszczególne grupy dla wybranych środków trwałych, takich jak choćby budynki, grunty i nieużytki.

Czym jest karta środka trwałego?

Karta środka trwałego jest prowadzona w ewidencji i dokumentacji dla poszczególnych obiektów z tej kategorii. Każdy, wpisujący się w kategorię obiekt, powinien posiadać swoją kartę środka trwałego. Tworzy się ją w oparciu o dowód przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument ten powinien opisywać podstawowe dane dotyczące samego środka, jak i jego klasyfikację w zasobach podmiotu, który go użytkuje. Wśród informacji, które zawiera karta środka trwałego można wyróżnić:

  • numer inwentarzowy, nadawany przez dysponujący nim podmiot;
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
  • nazwę opisywanego środka trwałego;
  • datę przyjęcia do użytkowania;
  • rok określający datę powstania;
  • miejsce użytkowania.

Karta środka trwałego jest także dokumentem świadczącym o przebiegu użytkowania danego środka trwałego. Jeśli, np. został on zmdernizowany lub zmienia się jego miejsce użytkowania, to wówczas należy sporządzić odpowiednie dokumenty dotyczące takiej operacji. Są to odpowiednio: 

  • OT – wystawiane w przypadku ulepszenia środka;
  • MT – w przypadku zmiany miejsca użytkowania. 

Informacje o zmianach wynikające wprost z tych dokumentów, także te odnoszące się do amortyzacji środka trwałego, znajdują się właśnie w karcie środka trwałego.

Ewidencja środków trwałych – przepisy

Zgodnie z ustawą ewidencja środków trwałych ma na celu sprawowanie kontroli nad kupnem środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych na poczet prowadzenia działalności gospodarczej. W ewidencji środków trwałych należy uwzględnić te środki lub wartości niematerialne, których wartość wykracza powyżej kwoty 10 000 złotych netto – w odniesieniu do czynnych podatników VAT i brutto – dla podatników niezobowiązanych do odprowadzania podatku VAT. Kolejne z kryteriów to natomiast zakres temporalny ich wykorzystywania, co przez prawo zostało określone na ponad rok.

Zobacz także:  Zasada memoriałowa i kasowa – czym się różnią? Kiedy należy je stosować?

Ewidencja środków trwałych – wzór

W ewidencji środków trwałych nie określono jednego wzoru, którym można by się posłużyć w prowadzeniu dokumentacji związanej z ewidencją środka trwałego. Najistotniejszą sprawą  jest przestrzeganie zasad, którym podlega  dokumentacji środków trwałych i umieszczenie w niej wszystkich niezbędnych elementów i informacji o ewidencjonowanym środku. Można skorzystać z internetowych gotowców i generatorów, które ułatwiają to zadanie. Lecz należy nadmienić, że znajomość aktualnie obowiązujących przepisów związanych z ewidencją środków trwałych wciąż pozostaje najważniejszym aspektem.

Ewidencja środków trwałych – amortyzacja

Wszystkie środki trwałe, z wyłączeniem gruntów, prędzej czy później narażone będą na zniszczenie, co w konsekwencji obniży ich wartość. Dlatego właśnie ewidencja środków trwałych szczególne miejsce poświęca kwestii amortyzacji środków trwałych. Waloryzacja początkowa do ewidencji środków trwałych określana jest z uwzględnieniem amortyzacji i umorzenia, służących do dokumentacji zużycia środków trwałych poddanych ewidencji w odniesieniu do ich wartości. Co należy rozumieć przez te pojęcia? Prowadzenie dokumentacji środków trwałych bez uwzględnienia ich zużycia jest niemożliwe, tak więc warto wyjaśnić, co oznaczają przywołane powyżej terminy pochodzące z rachunkowości:

  • amortyzacja – to wartość przeniesiona w koszty w danym okresie obrachunkowym;
  • umorzenie – to suma wartości amortyzacji. Koryguje wartość środków trwałych wykazaną w bilansie z brutto do wartości netto.

Amortyzacja środków trwałych

Amortyzacja polega na cyklicznym odpisywaniu częściowej wartości środka w koszty, co jest efektem postępującego niszczenia. Aby lepiej to zobrazować można powołać się na prosty przykład.

Przedsiębiorstwo weszło w posiadanie środka trwałego o wartości 1000 złotych. W założeniu nabytek będzie się nadawał do użytku przez okres 10 lat, po czym osiągnie będzie wymagał wymiany. W takiej sytuacji posiadacz środka trwałego będzie odpisywał 1/10 wartości środka trwałego w koszty w ciągu całego okresu użytkowania. Dzięki prowadzeniu ewidencji środka trwałego w ten sposób, po 10 latach wartość środka zostanie całkowicie przeniesiona w koszty – ulegnie całkowitej amortyzacji.

Zobacz także:  Split payment – co należy wiedzieć o podzielonej płatności?

Ewidencja wyposażenia a przepisy

Według postanowienia Ministra Finansów ewidencja wyposażenia przestała obowiązywać. W roku 2020 ograniczono formalności dla osób prowadzących działalność i rozliczające się przy pomocy księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ewidencji wyposażenia został zniesiony.

Ewidencja wyposażenia przed zniesieniem

Do końca 2019 roku przedsiębiorcy, którzy kupili składniki wchodzące w skład majątku i były używane w działalności gospodarczej, a których wartość przekraczała 1500 złotych i nie były ujęte w dokumentacji ewidencji środków trwałych, mieli obowiązek zawarcia tychże środków na ewidencji wyposażenia. Na przykład: prowadzący działalność gospodarczą, który w 2019 roku zakupił laptopa o wartości 5000 złotych jako przedmiot swojej działalności i nie wykazał go w ewidencji środków trwałych, był zobowiązany wpisać sprzęt w ewidencji wyposażenia podmiotu gospodarczego.

Ewidencja środków trwałych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Dzięki niej zarządzanie składnikami dostępnymi w firmie i monitorowanie stanu posiadanych środków trwałych jest dużo prostsze.

Nasze propozycje
Porady

Jakie rozwiązania możesz przenieść do chmury? Tricki dla przedsiębiorców

2 minut(y) czytania
Rozwiązania chmurowe z roku na rok zyskują na popularności, a także zmieniają sposób funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Poprawiają one jakość pracy, oszczędzają czas i pieniądze, pozwalają na dostęp do plików w dowolnym miejscu z dostępem do internetu, a przy tym zapewniają bezpieczeństwo w sieci. Najpopularniejszym rozwiązaniem chmurowym jest dysk, czyli wirtualna przestrzeń do przechowywania plików. Oprócz niego wyróżnia się m.in. systemy CRM, oprogramowanie biurowe czy hosting. Podpowiadamy, jakie rozwiązania możesz przenieść do chmury.
Porady

Jak znaleźć atrakcyjną domenę?

2 minut(y) czytania
Być może wybierając adres dla swojej strony internetowej, koncentrujesz się wyłącznie na tym, aby była to atrakcyjna nazwa i jest to oczywiście istotne, ale warto zwrócić uwagę również na inne kwestie. Pamiętaj, że domena stanie się jednym z elementów twojego biznesu i może ci albo ułatwiać realizowanie celów, albo wręcz przeciwnie – utrudniać to. Jak znaleźć atrakcyjny adres?
Prowadzenie firmyPorady

Zawieszenie działalności a ZUS – najważniejsze informacje dla przedsiębiorcy zawieszającego firmę

6 minut(y) czytania
Konieczność zawieszenia działania firmy, a więc jego tymczasowego wstrzymania, pojawia się w wielu codziennych sytuacjach. Może być związana z wyjazdem urlopowym czy…
Power your team with InHype

Add some text to explain benefits of subscripton on your services.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *