Ewidencja przebiegu pojazdu może pozwolić ci na uzyskanie zwrotu 100% VAT. To zadanie będzie jednak wymagało od ciebie znajomości przepisów prawa. Na czym polega ewidencja samochodów? Poznaj zasady i sprawdź, ile możesz zyskać.
Ewidencja przebiegu pojazdów może być prowadzona dla każdego pojazdu służbowego. Takie auta nie będą w pełni objęte podatkami, dzięki czemu będziesz mógł zmniejszyć swoje koszty prowadzenia działalności. W ten sposób w ciągu kilku lat możesz zaoszczędzić nawet kilkanaście tysięcy złotych na jednym pojeździe! Będzie ci jednak potrzebna m.in. karta przebiegu pojazdu. Jak ją założyć? To (i nie tylko) znajdziesz w naszym artykule!
Ewidencja przebiegu pojazdu – czym jest samochód osobowy?
Aby móc przejść do samej ewidencji przebiegu pojazdu należy najpierw poznać definicję samochodu osobowego. Jest to auto, które służy do przewożenia maksymalnie 9 osób wraz z kierowcą. Może również służyć do przewożenia ich prywatnego bagażu, czyli przedmiotów podstawowego użytku, takich jak zakupy spożywcze czy ubrania. Jego waga powinna wynosić maksymalnie 3,5 tony, a prowadzić samochód może tylko osoba, która posiada prawo jazdy kat. B. Osobówki najpopularniejsza grupa pojazdów w Polsce. Pod koniec 2018 roku w kraju zarejestrowane było blisko 23,5 mln egzemplarzy.
Ewidencja pojazdów w firmie – o co chodzi?
Ewidencja przebiegu pojazdu jest potocznie nazywana kilometrówką. Z tego też powodu czasem można usłyszeć także o ewidencji kilometrów. To dokument, który zestawia ze sobą osobowe samochody służbowe i zawiera informacje na temat ich przebiegu, a także celu i dat podróży. Wymaga więc od właściciela przedsiębiorstwa dużych nakładów pracy, szczególnie jeśli jego flota pojazdów jest rozbudowana. Co istotne, ewidencja dotyczy tylko pojazdów służbowych. Jeśli prowadzisz pojazd prywatny i np. jeździsz nim do pracy, wówczas to konkretne prawo cię nie dotyczy.
Karta ewidencji przebiegu pojazdu – czym jest?
Karta ewidencji pojazdu jest po to, aby można było zweryfikować, jaką odległość pokonał pojazd w ciągu konkretnego dnia pracy. Jeśli będziesz ją prowadził, odliczysz 100% podatku VAT od zakupu oraz użytkowania samochodu. To spora zaleta, podobnie jak znacznie niższe koszty paliwa, ponieważ to właśnie za nie będziesz dostawał zwrot. Ponadto, dzięki rozliczaniu kilometrówki tańsze będą również usługi związane z naprawą auta. Kartę można również spotkać pod innymi nazwami i czasem słyszy się o książce ewidencji przebiegu pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu – cel wyjazdu jest istotny!
Jeśli masz samochód zarejestrowany jako służbowy, możesz użytkować go tylko w celach zawodowych. Nieco inaczej ma się sprawa z pojazdami prywatnymi, które nie wymagają ewidencji, a mogą również być użytkowanie dla rozwijania prywatnej działalności. W ich przypadku kierowca uzyskuje zwrot w wysokości 20%, a nie 100%. Z tego powodu na dłuższą metę bardziej opłacalne będą dwa samochody, nawet w przypadku jednoosobowej firmy. Wszystko zależy od tego, jak często poruszasz się danym pojazdem.
Zmiany prawne odnośnie ewidencji pojazdów od 2019 roku
Jak zmieniły się przepisy dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu? Obecnie funkcjonujące zasady prawne weszły w życie w 2019 roku. Właśnie wtedy usunięto kilometrówkę, która do tamtej pory obowiązywała również w przypadku samochodów prywatnych. Wówczas ustalono też, że pojazdy, które są wykorzystywane jako element najmu lub użyczenia, mogą być wliczane w koszta do 75%. W ich przypadku również nie ma potrzeby ewidencjonowania ich przebiegu w ciągu dnia, co zdecydowanie ułatwia pracę.
Nie każde auto obowiązuje ewidencja pojazdów
Życie pisze różne scenariusze, co ustawodawca także wziął pod uwagę. Jeśli chcesz uzyskać zwrot VAT, to nie w każdym przypadku musisz prowadzić ewidencję kilometrów. Istnieje kilka wyjątków, z których warto skorzystać i jednym z nich jest wspomniane już wcześniej wypożyczanie samochodu innym osobom. Te zasady nie dotyczą także pojazdów, które chcesz sprzedać oraz takich aut, które z powodów technicznych nie mogą wykonywać czynności innych, niż gospodarcze. Ponadto, ewidencja dotyczy tylko pojazdów osobowych, więc jeśli autem może poruszać się więcej niż 9 osób, także jest ono z niej zwolnione.
Ewidencja przebiegu pojazdu. Jak wypełnić dokument?
Jak wypełnić dokument związany z ewidencją pojazdu? To proste. Wystarczy zaopatrzyć się we wzór karty ewidencji przebiegu pojazdu i regularnie go uzupełniać za każdym razem, gdy korzystasz z samochodu lub robi to twój pracownik. Co prawda, dokument ten należy złożyć pod koniec każdego miesiąca, jednak w tym przypadku uzupełnianie wszystkiego w sposób regularny jest po prostu najłatwiejszym zadaniem. Oczywiście, może to być dość czasochłonne, jednak pamiętaj, jak duży zwrot możesz mieć właśnie dzięki prowadzeniu regularnej dokumentacji.
Spróbuj zrobić to za pomocą programu online
Ewidencja prowadzona w klasyczny sposób na całe szczęście nie jest już koniecznością. Możesz dokonywać wstępnej analizy także w sposób cyfrowy albo pójść o krok dalej. Wystarczy, że pobierzesz sprawdzoną aplikację, która zrobi to za ciebie. W wielu przypadkach możesz przypisać do danego pojazdu konkretnego kierowcę, który będzie mógł uzupełniać wszystkie dane w trakcie korzystania z samochodu, a ostateczny dokument zostanie stworzony w sposób w pełni automatyczny. To zaoszczędzi ci naprawdę wiele cennego czasu.
Ewidencja przebiegu pojazdu. VAT i jego zwrot
Zwrot VAT będzie w tym przypadku zależał od tego, jak intensywnie użytkujesz pojazd. Stawka na paliwo wynosi 23%. Jeśli przyjmiemy, że litr benzyny kosztuje 5,50 zł, to podatek z tej kwoty to ok. 1,30 zł. Jeśli dziennie przejeżdżasz pojazdem służbowym 20 km i pali on średnio 7 litrów, to w ciągu miesiąca pracy (20 dni) przejedziesz 400 km i będziesz musiał zapłacić 154 zł za benzynę. Zwrot w tej sytuacji będzie wynosił więc ponad 36 zł. To naprawdę duża kwota. Tym bardziej, że prawdopodobnie pojazdem służbowym regularnie przemierzasz większe odległości.
Co powinna zawierać karta ewidencyjna?
Jak powinieneś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? Karta ewidencyjna powinna zawierać szereg informacji, dzięki którym będzie można dowieść tego, jakie odległości przejeżdża służbowy samochód. Wśród nich powinny się znaleźć:
- imię i nazwisko osoby, która kieruje pojazdem;
- podstawowe dane właściciela samochodu;
- liczba pokonanych kilometrów (podzielone na konkretny wyjazd, podsumowanie dnia oraz miesiąca);
- data rozpoczęcia wyjazdu;
- cel wyjazdów oraz ich przebieg;
- stan licznika samochodu w dniu rozpoczęcia ewidencji.
Szukaj więc wzorów, które na pewno będą zawierać powyższe informacje. W innym przypadku może okazać się, że dokument nie zostanie zaakceptowany.
Ewidencja przebiegu pojazdu to trochę obowiązków i formalności, ale jednocześnie wiele korzyści. Zwrot VAT powinien być szczególnie korzystny, jeśli samochody ze służbowej floty wyjeżdżają często i w dłuższe trasy.
- Ewidencje środków trwałych w prowadzeniu przedsiębiorstwa – konieczne dla celów amortyzacyjnych
- Dobry biznesplan — zacznij spełniać marzenia o własnej działalności!
- Załóż własny biznes! Samozatrudnienie staje się coraz popularniejsze
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i dokumentów firmowych – zasady, okres przechowywania i archiwizacja akt
- CMS – samodzielnie zarządzaj własną stroną!
Zobacz również:
