Zaświadczenie o zatrudnieniu to dokument może być potrzebne w wielu sytuacjach. Sprawdź, w jaki sposób różni się od zaświadczenia o zarobkach. Dowiedz się, co powinno zawierać.
Pracownik ma prawo zwrócić się do swojego pracodawcy o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu. Co więcej, może zrobić to dowolną liczbę razy w ciągu roku – a nawet miesiąca. Czy pracodawca ma obowiązek wydać ten dokument i co na ten temat mówią przepisy prawa? Dowiesz się z tego artykułu.
Zaświadczenie o zatrudnieniu a zaświadczenie o zarobkach i świadectwo pracy
Zaświadczenie od pracodawcy o zatrudnieniu to nazwa, która bywa stosowana zamiennie z zaświadczeniem o dochodach. To zwykle błąd – chyba że osoba ma na myśli dokument, który łączy cechy jednego i drugiego, stając się zaświadczeniem o zatrudnieniu i zarobkach. Ten pierwszy dotyczy bowiem oficjalnego potwierdzenia przez pracodawcę, że dana osoba jest osobą zatrudnioną. Z kolei zaświadczenie o dochodach ma stanowić potwierdzenie uzyskiwania miesięcznego wynagrodzenia brutto w konkretnej wysokości.
Czym różni się zaświadczenie o dochodach od świadectwa pracy?
Kolejnym często występującym błędem jest mylenie przez pracowników zaświadczenia o zarobkach ze świadectwem pracy. Świadectwo to jest informacją o zatrudnieniu wydawaną w dniu ustania stosunku pracy. Z kolei omawiane zaświadczenie ma być wydawane na wyraźne życzenie zatrudnionych. Przedsiębiorca powinien więc zachować szczególną czujność, gdy pracownik wnioskuje o wydanie świadczenia pracy w trakcie trwania jej stosunku.
Kiedy wydanie zaświadczenia z pracy może być potrzebne?
Pracownik może potrzebować dostępu do omawianego dokumentu w wielu różnych sytuacjach. Wśród najczęściej występujących można wymienić:
- składanie wniosku kredytowego lub o pożyczkę;
- podpisywanie umowy abonamentowej;
- ubieganie się o uzyskanie towaru na raty lub w leasing – np. smartfona, telewizora czy samochodu;
- przygotowanie do postępowania sądowego – a więc sprawy o przyznanie alimentów od małżonka lub rodzica albo na samotnie wychowywane dziecko, o podział majątku lub związane z zadłużeniami;
- wnioskowanie o przyznanie świadczeń socjalnych, np. zasiłku z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej lub renty z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
- zapisanie dziecka do przedszkola lub żłobka;
- starań o uzyskanie przez dziecko stypendium naukowego.
Co istotne, w znacznej większości powyższych przypadków instytucja wymagająca dostarczenia oświadczenie pracodawcy o zatrudnieniu będzie wymagała także zaświadczenia o dochodach. Warto w rozmowie z pracownikiem doprecyzować, czy ta druga dodatkowa informacja ma znaleźć się na dokumencie, czy nie.
Warto dodać, że pracownik może wystąpić o takowe zaświadczenie dowolną liczbę razy, a termin ważności dokumentu określany jest przez instytucję, która wymaga jego dostarczenia.
Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu?
Żaden z obowiązujących aktów prawnych, w tym Kodeks Pracy, nie nakłada na pracodawcę obowiązku wydania omawianego dokumentu. Teoretycznie uzyskanie przez pracownika zaświadczenia z pracy o zatrudnieniu jest więc dobrą wolą przedsiębiorcy i ma on prawo odmówić.
Warto mieć jednak na uwadze Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r. o sygnaturze I PKN 331/99. Zgodnie z treścią orzecznictwa, a dokładniej jego uzasadnienia, ogólnym obowiązkiem pracodawcy jest dostarczanie pracownikowi informacji oraz dokumentów, które są istotne z punktu widzenia realizacji stosunku pracy. Co więcej, także dokumentów potrzebnych do realizacji uprawnień poza zakładem pracy, a więc takich, jak zaświadczenie o zatrudnieniu, które w omawianym orzecznictwie zostało wymienione z nazwy.
Biorąc pod uwagę powyższe, choć pracownik nie może powołać się na żaden z opublikowanych aktów prawnych, to ma możliwość powołania się na istotne Postanowienie Sądu Najwyższego.
Druk zaświadczenia o zatrudnieniu – skąd go uzyskać?
Wzór wymagający wyłącznie uzupełnienia przez pracodawcę udostępniany jest zwykle przez organ, który oczekuje tego dokumentu, a więc np. przez bank. Nie jest to jednak jego powinnością, tak jak do obowiązków pracownika (choć pracodawcy również) nie należy dostarczenie wzoru. Jednak zarówno przedsiębiorca, jak i pracownik mają możliwość znalezienia w sieci formularza zaświadczenia o zatrudnieniu – z darmowym dostępem.
Pobierając z Internetu darmowy wzór, należy jednak pamiętać, by ten odpowiadał oczekiwaniom instytucji, która zażądała przedstawienia zaświadczenia o zatrudnieniu. Jak już wspomnieliśmy, do częstych wymagań należy bowiem określenie średniego miesięcznego wynagrodzenia pracownika – a takiej rubryki nie będzie w gotowym wzorze dokumentu dotyczącego wyłącznie zatrudnienia. A jak samodzielnie napisać zaświadczenie o zatrudnieniu? Co powinno się w nim znaleźć?
Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Jak nadmieniliśmy, rodzaj i ilość danych, które powinny znaleźć się na dokumencie, może być uzależnione od potrzeb organu, który wystąpił o jego dostarczenie (banku, żłobka, MOPS-u i tak dalej). Można jednak wskazać te najbardziej podstawowe, które znajdują się zwykle na druku zaświadczenia o zatrudnieniu:
- dane pracownika: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL;
- określenie wymiaru zatrudnienia: pełen etat, pół etatu i tak dalej;
- dane zakładu pracy: nazwa;
- termin trwania umowy ze wskazaniem, czy pracownik został zatrudniony na czas określony, czy nieokreślony;
- wskazanie nazwy stanowiska;
- rodzaj umowy: o pracę, o dzieło, zlecenie i tak dalej;
- pieczęć zakładu pracy, podpis pracodawcy lub innej osoby upoważnionej do wystawiania danego dokumentu oraz data.
Choć wystawienie zaświadczenia do żłobka o zatrudnieniu pracownika, do banku czy zaświadczenie o zatrudnieniu do szkoły nie jest więc prawnym wymogiem pracodawcy, to – mając na uwadze Postanowienie SN – bez wątpienia będzie dobrą praktyką ze strony przedsiębiorcy.
- Odpowiedzialność materialna pracowników a Kodeks pracy. Czego dotyczy i jak ją wyegzekwować?
- List intencyjny – konsekwencje prawne podpisania wstępnej deklaracji zatrudnienia
- Opis stanowiska pracy – prawidłowe tworzenie opisu zakresu obowiązków pracownika przez pracodawcę
- Motywowanie pracowników – jak zarządzać motywacją do pracy? Poznaj klucz do efektywnej pracy
- Jak wystawić dokument PZ (przyjęcia zewnętrznego)? Poznaj dokument magazynowy przyjęcia materiałów z zewnątrz
