Harmonogram pracy to plan, który wpływa na sprawniejsze i płynne wykonywanie obowiązków. Kto jest zobowiązany do układania grafiku i w jaki sposób powinien to zrobić? Jak przeprowadzić planowanie czasu pracy? Sprawdź!
Harmonogram pracy potocznie nazywany grafikiem to szczegółowy plan czasu pracy układany przez pracodawcę na dany okres. Zawiera on rozkład czasu pracy konkretnego pracownika bądź wszystkich osób zatrudnionych w zakładzie. Uwzględnia się w nim poszczególne lub wszystkie dni danego okresu. Harmonogram pracy jest stosowany zawsze, gdy pracownik świadczy pracę w systemie zmianowym.
Kodeks pracy – grafik czasu pracy
Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają określone zasady, którymi musi kierować się pracodawca układający harmonogram czasu pracy. Przepisy posługują się pojęciem okresu rozliczeniowego – musi być ono znane każdemu pracodawcy, który układa grafik. Okres rozliczeniowy nie przekracza czterech miesięcy i może, w uzasadnionych przypadkach, ulec wydłużeniu. Przedłużenie to nie może przekraczać 12 miesięcy. Uwzględnione przy tym musi być również bezpieczeństwo i zdrowie osób zatrudnionych.
Grafik pracy miesięczny i grafik tygodniowy
Zgodnie z Kodeksem pracy miesiąc to minimalny okres, na jaki może być sporządzony harmonogram pracy, jeśli ma obejmować okres krótszy niż rozliczeniowy. Wówczas taki plan nazywany jest grafikiem miesięcznym. Powinien on trafić w ręce pracownika na minimum 7 dni przed rozpoczęciem okresu w planie pracy.
Analogicznie, grafik tygodniowy to pojęcie, które obejmuje tylko okres tygodniowy. Może to być jednak raczej rozplanowanie obowiązków niż zmian – zgodnie z Kodeksem pracy. Taki harmonogram czasu pracy będzie więc narzędziem dodatkowym, na przykład wewnętrznym dla zespołów.
Harmonogram pracy – w jaki sposób przekazać go pracownikom?
Grafik musi zostać udostępniony pracownikom we właściwej formie i z odpowiednim wyprzedzeniem. Dzięki temu harmonogram pracy będzie mógł spełnić swoje zadanie, a pracodawca wywiązuje się ze swoich obowiązków,
Forma harmonogramu pracy
Harmonogram pracy może być udostępniony w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Obecnie przeważa druga opcja, z uwagi na jej wygodę dla pracowników. Będą mogli oni zapoznać się z grafikiem w dowolnym momencie, przy użyciu prywatnych urządzeń. Popularną formą jest również tworzenie elektronicznej tabeli, do której pracownicy mogą samodzielnie wpisywać informacje o swojej dyspozycyjności w danym okresie. Innym, bardziej tradycyjnym sposobem będzie wywieszenie grafiku pracowniczego fizycznie w siedzibie firmy, np. na tablicy ogłoszeń.
Kiedy należy udostępnić grafik pracownikom?
Harmonogram pracy powinien być udostępniony pracownikom z wyprzedzeniem. Według przepisów musi to być nie mniej niż tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym grafikiem. Niedozwolone jest również dokonywanie wstecznych zmian grafiku, w celu manipulowania liczbą przepracowanych godzin. Dotyczy to przypadków, gdy w miejscu pracy naruszana jest wymagana prawem liczba godzin odpoczynku lub wydłużana jest wbrew przepisom długość doby pracowniczej.
Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?
Nie każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników będzie zobowiązany do stworzenia harmonogramu pracy. W przepisach Kodeksu pracy zawarte zostały bowiem informacje o kilku wyjątkach.
Pracodawca nie musi układać harmonogramu czasu pracy, gdy:
- rozkład pracy pracownika wynika z innego źródła, jak przepisy prawa pracy, obwieszczenie lub po prostu zawarta z pracownikiem umowa o pracę;
- pracownik realizuje obowiązki w systemie zadaniowym;
- świadczenie pracy odbywa się w ruchomych godzinach – na wniosek pracownika;
- czas pracy z pracownikiem ustalany jest indywidualnie.
Jak ułożyć grafik? Kilka wskazówek
Planowanie czasu pracy z odpowiednim wyprzedzeniem na dłuższy okres nie jest prostym zadaniem. Wymaga od wszystkich zaangażowania i chęci współdziałania. Wiele osób nie wie, jak ułożyć grafik pracy zmianowej. Sporządzenie harmonogramu czasu pracy zgodnego z przepisami i odpowiadającego potrzebom firmy, a równocześnie uwzględniającego potrzeby pracowników, jest zatem nie lada wyzwaniem. Co pracodawca powinien wziąć pod uwagę, by zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa i jego pracowników?
Podstawowe zasady ustalania harmonogramu pracy
Jak zrobić grafik? Pracodawca, ustalając harmonogram pracy, musi wziąć pod uwagę kilka czynników. Będą to przede wszystkim
- system czasu pracy obowiązujący w danej firmie – od niego zależy system pracy poszczególnych pracowników;
- zgłoszona przez pracowników chęć wzięcia urlopu;
- preferencje pracowników wynikające z innych niż zawodowe zobowiązań, jak np. konieczność pogodzenia pracy z opieką nad małym dzieckiem.
O czym trzeba pamiętać, by harmonogram pracy był zgodny z prawem?
Aby grafik spełniał wymogi prawa, wymiar pracy w poszczególnych okresach musi uwzględniać przepisy Kodeksu pracy. Grafik musi respektować długość doby pracowniczej oraz zasadę pięciodniowego tygodnia pracy. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę pewne zakazy i ograniczenia mające na celu zapobieganie przeciążeniom pracownika, które mogłyby wyniszczać jego zdrowie. Mowa tu przede wszystkim o konieczności:
- zapewnienia przerw w pracy – odpoczynek dobowy to minimum 11 godzin;
- zagwarantowania jednej wolnej niedzieli, przypadającej na miesiąc pracy – w przypadku, gdy niedziela jest dla pracownika dniem pracy.
Grafik dla pracowników czy pracodawcy?
Czy układanie harmonogramu czasu pracy jest wyłącznie przykrym obowiązkiem pracodawcy, nałożonym przepisami Kodeksu pracy? Niekoniecznie. Odpowiednio ułożony harmonogram pracy przyczynia się do lepszej organizacji w zakładzie i pozwala na jego prężne działanie. Grafik dla pracowników powinien uwzględniać ich prośby i pozwalać im na dogodne połączenie obowiązków pracowniczych z życiem prywatnym. Wówczas będą bardziej zadowoleni z warunków pracy, co może mieć wpływ na ich wydajność i motywację.
Harmonogram pracy jest narzędziem ułatwiającym pracę zarówno pracownikom, jak i pracownikowi. Znasz już wszystkie zasady jego sporządzania, a także niezbędne przepisy prawne. Układanie grafiku dzięki temu będzie o wiele łatwiejsze.
- Wykres Gantta, czyli skuteczne planowanie projektu. Jak to zrobić?
- Odpowiedzialność materialna pracowników a Kodeks pracy. Czego dotyczy i jak ją wyegzekwować?
- Motywowanie pracowników – jak zarządzać motywacją do pracy? Poznaj klucz do efektywnej pracy
- Poznaj ESOP – program opcji dla motywacji pracowników
- Zarządzanie projektem i zadaniami członków zespołu – praktyczny poradnik
