Opis stanowiska pracy jest jednym z istotnych elementów dokumentacji struktury organizacyjnej, dlatego niezmiernie ważne jest, by sporządzić go poprawnie. Jak sporządzić opis stanowiska pracy i jakie informacje powinny zostać w nim zawarte? Sprawdź!
Zapoznanie pracownika z zakresem powierzonych mu zadań jest jednym z obowiązków pracodawcy, który wynika z przepisów Kodeksu pracy. Wskazany wyżej powód nie jest jednak jedynym, dla którego opis stanowiska pracy powinien zostać sporządzony. Trudno bowiem uznać, by pracownik był efektywny, jeśli nie do końca wie co i w jaki sposób ma robić, ze względu na nieznajomość zakresu swoich obowiązków. Dowiedz się, co zawiera karta stanowiska pracy.
Opis stanowiska pracy – definicja, typy, elementy
Co to jest stanowisko pracy? Definicja mówi, że stanowisko to podstawowy, pojedynczy i niepodzielny element struktury organizacyjnej każdej organizacji.
Do każdego stanowiska przywiązany jest pewien określony konkretnie zakres obowiązków i zadań. Powszechną praktyką jest łączenie grupy stanowisk w większe komórki organizacyjne, które zarządzane są przez jedną osobę. Najczęściej osobą zarządzającą osobami zajmującymi stanowiska w obrębie danej komórki jest kierownik.
Typy stanowisk pracy
Zanim zajmiemy się opisem stanowiska pracy, przejdziemy do podziału stanowisk na typy. Istnieje kilka rodzajów typologii stanowisk pracy. Najczęściej dzieli się je ze względu na relacje hierarchiczne między poszczególnymi stanowiskami. Przy pomocy tego kryterium wyróżnia się stanowiska:
- kierownicze wyższego szczebla;
- kierownicze średniego szczebla;
- kierownicze niższego szczebla;
- wykonawcze.
Elementy stanowiska pracy
Stanowisko pracy składa się z kilku elementów, które muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w opisie stanowiska pracy. Są nimi:
- zadania powierzone pracownikowi;
- urządzenia służące do wykonywania pracy;
- narzędzia ułatwiające wykonywanie pracy;
- pracownik, materiały, półwyroby;
- przestrzeń pracy.
Tworzenie opisu stanowiska – analiza
Analiza stanowiska pracy jest systematycznym zbieraniem danych. Opisuje zadania, które składają się na określoną pracę, a także przedstawia wiedzę, umiejętności, zdolności i inne cechy umożliwiające jednostce wykonanie zadań. Analiza polega na obserwacji pracownika wykonującego czynności na danym stanowisku pracy. Najczęściej analizuje się stanowiska wykonawcze oraz kierownicze.
Stosowana jest tu analiza w trzech ujęciach:
- dynamicznym (proces pracy);
- statycznym (elementy składowe pracy);
- mieszanym.
Etapy analizy pracy:
- Wybór badanego stanowiska pracy;
- Zapoznanie się z opisem stanowiska i końcowym efektem pracy;
- Obserwacja pracownika podczas wykonywania czynności prowadzących do końcowego efektu;
- Analiza danych;
- Porównanie pracowników pod kątem wydajności i efektywności.
Analiza pracy a opis stanowiska pracy
Analiza pracy dotycząca stanowisk na wszystkich szczeblach (niskim, średnim i wyższym) zarządzania powinna prowadzić do stworzenia karty charakterystyki stanowiska pracy – opisu stanowiska pracy.
Uzyskane wyniki stają się podstawą wartościowania stanowisk pracy i mają wpływ na sposób kształtowania wynagrodzeń pracowników zajmujących określone stanowiska. Wyniki analizy pracy powinny zostać uwzględnione także przy tworzeniu opisu stanowiska pracy.
Opis stanowiska w strukturze organizacyjnej – czym jest?
Charakterystyka stanowiska pracy pozwala sprawdzić, czy struktura organizacyjna została skonstruowana w sposób poprawny, a stworzone stanowiska odpowiadają celom i zadaniom firmy. Charakterystyka ta powinna zostać ujęta w ramy dokumentu, z którym pracownik będzie mógł z łatwością się zapoznać. Opis stanowiska pracy jest to zatem ujęta w formie dokumentu charakterystyka stanowiska określająca:
- zakres obowiązków na danym stanowisku pracy;
- zakres odpowiedzialności;
- umiejscowienie stanowiska w strukturze organizacyjnej;
- cechy osobowości, narzędzia i wymagania dotyczące kompetencji.
Karta opisu stanowiska pracy – co powinna zawierać?
Opis stanowiska pracy zawiera w sobie stałe elementy, którymi są:
- nazwa stanowiska;
- cele stanowiska;
- miejsce w strukturze organizacyjnej;
- wskazanie przełożonych i podwładnych;
- określenie czasu i miejsca pracy;
- zakres odpowiedzialności;
- lista zadań i obowiązków;
- opis powierzonych zadań i obowiązków;
- uprawnienia pracownika;
- zagrożenia;
- wymagane wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności;
- cechy osobowości.
Najczęściej popełniane błędy popełniane przy tworzeniu opisu stanowiska pracy
Czasem zdarza się, iż osoba sporządzająca opis stanowiska pracy, popełnia błędy, które skutkują tym, że taki opis jest mało użyteczny. Do tych wad należą:
- nieumieszczenie zakresu działalności;
- nieprecyzyjny sposób formułowania zadań;
- brak wskazania odpowiedzialności;
- przeciążenie obowiązkami;
- dublowanie tych samych zadań na różnych stanowiskach;
- niedostosowanie zadań do predyspozycji pracownika;
- chaos w rozdzielaniu zadań;
- zbyt szczegółowe wypunktowanie zadań;
- niedostosowanie zadań pod względem technicznym;
- niezapewnienie odpowiedniego wyposażenia.
Korzyści opisu stanowiska dla pracownika i pracodawcy
Przygotowanie szczegółowej karty opisu stanowiska pracy jest zajęciem czasochłonnym, jednak wartym zachodu.
Co możesz osiągnąć dzięki poprawnemu opracowaniu zapisów karty? Opis stanowiska pracy, który będzie stworzony w sposób właściwy, pozwala na:
- usprawnienie zarządzania zasobami ludzkimi;
- stworzenie spójnej struktury organizacyjnej;
- zmniejszenie konfliktów w organizacji;
- znajomość obowiązków i roli pracownika;
- ustalenie bazy dla siatki wynagrodzeń;
- precyzyjne umiejscowienie odpowiedzialności za powierzane zadania;
- usprawnienie procesów rekrutacji kandydata i rozwoju pracownika;
- wsparcie w określaniu potrzeb szkoleniowych;
- ułatwienie organizacji pracy.
Opis stanowiska pracy jest zatem obowiązkiem, do którego warto podejść sumiennie. Dzięki temu cała organizacja zyska, ponieważ pracownik będzie wiedział, co ma robić i czego oczekiwać. Przydzielanie zadań w firmie będzie o wiele sprawniejsze i przedsiębiorstwo powinno sprawnie funkcjonować.
- Czym dokładnie jest kultura organizacji? Sprawdź, jakie znaczenie ma kultura organizacyjna firmy
- Czym jest kultura organizacyjna? Poznaj rodzaje kultury organizacji
- Czym jest struktura organizacyjna firmy? Definicja i rodzaje
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- Na czym polega analiza SWOT? Jakie rzeczy pozwala zauważyć?
Zobacz również:
