Zadatek a zaliczka – bardzo ważne jest rozróżnienie tych pojęć. Dowiedz się, w jaki sposób się od siebie różnią. Sprawdź, na czym polegają. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć zarówno o zaliczce, jak i zadatku.
Zadatek i zaliczka to słowa, które często używane są zamiennie – jest to błędem. Choć i jedno, i drugie dotyczy określonej w umowie kwoty pieniężnej wpłacanej przez jedną ze stron, to ich przeznaczenie jest zupełnie inne. Wyjaśniamy, jaka jest różnica między zaliczką a zadatkiem.
Co to jest zadatek?
Zadatek, co do zasady (a więc gdy zapisy umowy nie wskazują inaczej, co dotyczy wszystkich poniższych regulacji) jest kwotą stanowiącą zabezpieczenie pewnych warunków określonych w umowie. Biorąc na przykład wynajem mieszkania oznacza to, że najemca zobowiązany jest do wpłaty danej kwoty na rzecz wynajmującego – w razie rezygnacji z najmu przed upływem terminu trwania umowy. Zakładając, że umowa najmu miałaby trwać dwa lata, a najemca zrezygnuje po kilku miesiącach, wynajmujący ma prawo zachować wpłacone przykładowe 2 tysiące złotych.
Kwota ta może pełnić także funkcję zabezpieczenia na wypadek niewykonania usługi zleconej w umowie. Przykład:
- Pan Andrzej podpisał z panią Anną umowę o dzieło, której przedmiotem było namalowanie obrazu. Pan Andrzej wpłacił na poczet tejże umowy zadatek w wysokości 500 złotych. Pani Anna zerwała jednak umowę w okresie jej trwania i dzieła nie wykonała.
W tym przypadku pan Andrzej będzie miał prawo do żądania zwrotu wpłaconej kwoty – a nawet zwrócenia jej dwukrotności. Na podstawie przykładu tej samej umowy można jednak odwrócić sytuację:
- To pan Andrzej zerwał umowę, jeszcze zanim pani Anna zdążyła dokonać dzieła, bez jej winy. Wówczas pani Annie przysługuje prawo do zachowania zadatku wpłaconego przez jej klienta.
Możliwy jest jeszcze jeden przypadek:
- Pani Anna dokonała dzieła prawidłowo i w terminie. W tej sytuacji zadatek, który wpłacił pan Andrzej, powinien zostać zaliczony na poczet wynagrodzenia przysługującego pani Annie i określonego w umowie. Jeśli więc za namalowanie obrazu miała ona otrzymać 1000 złotych, klient jest zobowiązany zapłacić jej jeszcze 500 zł – jako dopłatę do zadatku o tej samej wartości.
A co stanie się ze wpłaconą kwotą, gdy umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem obu stron? Powinna zostać zwrócona panu Andrzejowi.
Podstawą prawną powyższych informacji jest art. 394 [Zadatek] Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny.
Co to jest zaliczka?
W przypadku zaliczki definicja jest zdecydowanie bardziej zwięzła. To kwota dotycząca umowy zlecenia. Zostaje wypłacona przez zleceniodawcę na ręce zleceniobiorcy w sytuacji, gdy wykonanie zlecenia określonego w zawartej przez strony umowy wymaga pewnych wydatków. Kwota ta ma za zadanie je zaspokoić. Co istotne, zaliczka przekazywana jest na poczet przyszłej kwoty wynagrodzenia. Oznacza to, że jeżeli zlecenie zostanie wykonane w sposób prawidłowy i terminowy, a zleceniodawca będzie zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia, przekaże zleceniobiorcy jego wartość pomniejszoną o kwotę zaliczki.
Przykład:
- Pan Andrzej zlecił firmie budowlanej wykonanie zlecenia w postaci remontu kuchni. Przedsiębiorca jako warunek zawarcia umowy wskazuje konieczność wpłacenia zaliczki w wysokości 10% wartości wynagrodzenia na zakup materiałów budowlanych. Pan Andrzej dokonuje wpłaty, a zlecenie zostaje wykonane w sposób prawidłowy i terminowo. Pozostała kwotą, którą pan Andrzej jest zobowiązany wypłacić firmie budowlanej, to 90% wynagrodzenia ustalonego w umowie.
Podstawa prawna: art. 743. [Zaliczka] Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny.
Warto dodać, że zleceniodawca ma prawo wypowiedzenia umowy w każdym momencie. Co w takiej sytuacji dzieje się z zaliczką? Zgodnie z art. 746. [Wypowiedzenie umowy zlecenia] przedmiotowej ustawy, zleceniodawca (zgodnie z poprzednim przykładem: pan Andrzej) jest zobowiązany do zwrotu zleceniobiorcy wszystkich poniesionych przez niego wydatków. Zaliczka była kwotą przeznaczoną na ich poczet, tym samym staje się bezzwrotna. Jeśli jednak kontrahent nie poniósł jeszcze żadnych wydatków w związku z przygotowaniem do wykonania zlecenia, kwota podlega zwrotowi. Z kolei w sytuacji, w której zleceniobiorca wypowiada umowę, jest zobowiązany do zwrotu otrzymanej zaliczki.
Zadatek a zaliczka – różnica
Na podstawie powyższych informacji można wywnioskować, że różnica między zadatkiem a zaliczką jest znacząca. To szczególnie istotne pod względem formułowania umowy. Błędne określenie kwoty wpłacanej przed wykonaniem usługi może całkowicie zmienić jej sens. Główną różnicą jest bowiem ich zastosowanie – zadatek ma zabezpieczyć jedną ze stron na wypadek odstąpienia od umowy, a zaliczka umożliwić wykonanie jej przedmiotu (np. wysyłkę towaru).
Przykład:
- Pan Andrzej zdecydował się na kupno mieszkania. Oczekuje na otrzymanie decyzji kredytowej, w międzyczasie podpisał jednak umowę, w której druga strona wskazała zapis mający na celu jej zabezpieczenie. Zgodnie z nim, pan Andrzej jest zobowiązany do wpłacenia zaliczki w wysokości 20 tysięcy złotych.
Zapis został sformułowany błędnie, zaliczka podlega bowiem zwrotowi. Jeśli więc pan Andrzej dostanie odmowną decyzję kredytową, druga strona umowy powinna zwrócić mu wpłacone 20 tysięcy zł.
Gdyby jednak w umowie pojawiła się informacja, że kwota 20 tysięcy zł to zadatek, pan Andrzej nie odzyskałby wpłaconych pieniędzy, a sprzedający byłby zabezpieczony.
Zaliczka a zadatek – co podlega zwrotowi?
To kolejna z podstawowych różnic. Co przepada: zaliczka czy zadatek? Podsumowując powyższe informacje, można wywnioskować, że:
- Zaliczka podlega zwrotowi niemal zawsze, gdy tylko umowa zostanie rozwiązana, bez względu na to, która ze stron ją zerwała. Jedyny wyjątek to ten określony we wspomnianym wyżej art. 746. [Wypowiedzenie umowy zlecenia], paragraf 1.: „Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia […]”.
- O tym, czy zadatek podlega zwrotowi, decyduje sytuacja i odniesienie do niej przepisów Kodeksu Cywilnego, art. 394 [Zadatek] lub konkretne zapisy w umowie. Powinien zostać zwrócony, (nawet podwójnie) gdy druga ze stron (która go otrzymała) nie wykona umowy. Nie podlega zwrotowi, kiedy umowy nie wykona strona wpłacająca oraz gdy umowa zostanie wykonana (zostaje przeznaczony na poczet świadczenia strony wpłacającej).
Jak rozliczyć zadatek?
Sposób rozliczenia zadatku będzie oczywiście uzależniony od sytuacji.
- Rozliczenie otrzymanego zadatku, który nie podlega zwrotowi w przypadku umowy między dwoma przedsiębiorcami.
Zgodnie z art. 19a [Obowiązek Podatkowy], ustęp 8. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług, obowiązek podatkowy powstaje już z momentem otrzymania zadatku. Strona go otrzymująca jest w związku z powyższym zobowiązana do wystawienia faktury (co dookreśla art. 106b. [Obowiązek wystawienia faktury], ustęp 1., punkt 4. wspomnianej ustawy. Ta powinna zostać wystawiona między 30. dniem po otrzymaniem zadatku a 15. dniem kolejnego miesiąca.
- Rozliczenie konieczności zwrotu zadatku, który spowodował powstanie obowiązku podatkowego.
W tym przypadku przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Mówi o tym art. 106j [Faktura korygująca], ustęp 1, punkt 4 wyżej wymienionej ustawy.
- Rozliczenie zatrzymanego zadatku, który spowodował powstanie obowiązku podatkowego.
Zadatek zatrzymany przez podatnika stanowi formę odszkodowania za niewywiązanie się z umowy przez drugą ze stron. Mówi o tym Pismo z dnia 6 listopada 2015 r. wydane przez Izbę Skarbową w Poznaniu, sygn. ILPP1/4512-1-685/15-2/AP [Interpretacja indywidualna].
Odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu, w związku z czym przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury korygującej.
Jak rozliczyć zaliczkę?
Powstanie obowiązku podatkowego w stosunku do otrzymania zaliczki określa, tak jak w przypadku zadatku, art. 19a [Obowiązek Podatkowy], ustęp 8. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług. Tym samym przedsiębiorca staje się zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej (podstawą prawną ponownie będzie 14t. 106b. [Obowiązek wystawienia faktury] omawianej ustawy) – do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu danej kwoty. Rodzaj faktury będzie uzależniony od etapu rozliczania zaliczki:
- Rozliczenie zaliczki na poczet usługi, która ma zostać wykonana
W tej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić fakturę pro forma.
- Rozliczenie zaliczki zatrzymanej przez przedsiębiorcę
W tym przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić fakturę końcową.
- Rozliczenie zwrotu zaliczki
Jeżeli umowa została rozwiązana przez kontrahenta przed jej wykonaniem, a otrzymana kwota nie została przeznaczona na poczet wykonywanej usługi (lub została rozwiązana przez otrzymującego zaliczkę), to przedsiębiorca powinien wystawić fakturę korygującą do faktury zaliczkowej pro forma.
Podsumowując, zadatek jest kwotą, która powinna stanowić element umowy w przypadku potrzeby zabezpieczenia jednej ze stron na wypadek jej rozwiązania. Z kolei zaliczka stanowi część wynagrodzenia wypłacaną na poczet wykonania umowy. O tym, co przepada: zaliczka czy zadatek, decydują zapisy Kodeksu Cywilnego lub samej umowy. Co więcej, uzależnione jest to od sytuacji.
- Faktura zaliczkowa a VAT – czym jest taki dokument i jak go rozliczyć?
- 18,30 brutto – ile to netto (umowa zlecenie)? Sprawdź minimalne stawki godzinowe
- Umowa zlecenie – stawka godzinowa w 2024 roku. Ile wynosi minimalna stawka?
- Wynagrodzenie brutto i netto: jak obliczyć dochód netto?
- Faktura końcowa – czym jest i jak ją rozliczyć?
