Wigilia firmowa to wydarzenie, które w grudniu coraz częściej organizuje się w miejscu pracy. Jest to odpowiednia okazja na miłe spędzenie czasu w gronie współpracowników. Jak wygląda kwestia organizacji tej imprezy świątecznej z punktu widzenia podatków?
Wigilia świąt Bożego Narodzenia jest kojarzona przede wszystkim jako uroczystość, którą spędza się w gronie najbliższej rodziny. Z drugiej jednak strony nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca również zorganizował imprezę wigilijną dla swoich pracowników. Wręcz przeciwnie: wigilia firmowa to często spotykany event w przedsiębiorstwach.
Wigilia firmowa. Dlaczego warto zorganizować?
Pracodawca ma pełne prawo zorganizować wigilię firmową. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać również o księgowych i podatkowych aspektach związanych z imprezą. Jeśli chodzi o ewidencję rachunkową, nie jest to szczególnie skomplikowane: wydatki z tego tytułu ujmuje się np. w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” (Księga Przychodów i Rozchodów) oraz na koncie 409 „Pozostałe koszty” (pełne księgi). Sytuacja jest bardziej skomplikowana, jeśli chodzi o aspekty podatkowe.
Wydatki na organizację wigilii firmowej jako koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy
Jedną z kwestii, jaką bez wątpienia są zainteresowani pracodawcy, stanowi możliwość ujęcia wydatków firmowych na wigilię firmową w koszty uzyskania przychodów (KUP). Czy jest to możliwe w firmie? Zasadniczo, tak — przepisy w zakresie podatku dochodowego umożliwiają odpisanie w koszty nakładów, jeżeli impreza wigilijna miała na celu osiągnięcie następujących celów:
- poprawa motywacji osób zatrudnionych w danej firmie,
- integracja pracowników,
- poprawa ogólnej atmosfery w miejscu zatrudnieniu.
Skąd to wynika? Odpowiedź na pytanie jest prosta. Zgodnie z polskimi przepisami w zakresie podatku dochodowego za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. A zatem firmowe spotkanie świąteczne może stanowić świetną okazję do integracji towarzyskiej, ale powinno być ono również użyteczne. Rozumie się przez to imprezę o takim charakterze, który pozwala na zwiększenie efektywności teamu w przyszłości.
Taki stan rzeczy oznacza, że wydatki na imprezę wigilijną mamy prawo wliczyć w KUP dopiero w sytuacji, gdy event ten można wykorzystać jako event ważny dla rozwoju firmy. Aby móc udowodnić taki charakter imprezy, warto, by wigilia firmowa została udokumentowana porzez fotografie, notatkę z przebiegu spotkania itp. Warto uwzględnić w agendzie wydarzenia o charakterze motywacyjnym, które pozwolą ze sobą zintegrować zespół. W zależności od danej firmy może być to np. gra zespołowa.
Organizacja wigilii firmowej przez pracodawcę — czy pojawia się obowiązek podatkowy u pracowników?
Jeśli chodzi o organizację imprezy świątecznej, czasem przedmiotem dyskusji jest kwestia, czy w wigilia firmowa stwarza obowiązek podatkowy po stronie pracownika. Wątpliwości te rozwiewa jednak wyrok wydany przez Trybunał Konstytucyjny (TK), który w związku z pojawiającymi się pytaniami wydał wyrok w dniu 8 lipca 2014 roku (sygn. akt K 7/13).
Treść tego orzeczenia jest dość jasna: fakt uczestnictwa pracownika w takiej imprezie (np. w kolacji firmowej organizowanej w biurze) nie prowadzi do powstania obowiązku podatkowego. Wynika to z prostego faktu. Otóż, obowiązek ów powstaje dopiero wówczas, gdy świadczenie dokonane przez pracodawcę wywołuje u pracownika co najmniej jeden z poniższych efektów:
- zaoszczędzenie wydatków np. z tytułu zakupu usługi cateringu czy składników spożywczych w celu przygotowania potraw lub dodatkowych atrakcji w formie występów artystycznych itp.
- zwiększenie majątku (aktywów).
W ramach swojego orzecznictwa Trybunał Konstytucyjny zdecydował, że gdyby pracodawca nie zorganizował w swoim przedsiębiorstwie takiego wydarzenia, osoba zatrudniona nie musiałaby ponosić kosztów z tego tytułu.
Last but not least, wigilia firmowa to wydarzenie, które firma organizuje wobec wszystkich zatrudnionych w danej organizacji. Zdecydowanie nie jest to wydarzenie kierowane do konkretnych osób, ponieważ co do zasady każdy członek kadry pracowniczej otrzymuje zaproszenie na imprezę.
Wydatki na imprezę wigilijną z kontrahentami to nie to samo co spotkanie pracownicze
Jak widać, wydatki na organizację spotkania bożonarodzeniowego z pracownikami, w tym np. koszt z tytułu wynajęcia lokalu w restauracji, mogą zostać uznane za podatkowy koszt uzyskania przychodu. Nieco inaczej wygląda jednak sytuacja w przypadku, gdy na to samo wydarzenie zapraszani są obecni lub potencjalni kontrahenci biznesowi. Trzeba bowiem wiedzieć, że wydatki na reprezentację nie mogą zostać uznane za KUP w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym — tak wynika np. z treści art. 23. ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.
Mimo to wciąż można ująć poniesione wydatki w kosztach uzyskania przychodów. Aby było to możliwe, podatnik musi udowodnić, że podejmowane działania mają na celu rozwój prowadzonej działalności biznesowej. Przykładowo, jeśli wykazana zostanie zależność na linii: wigilia firmowa oraz pogłębienie współpracy handlowej, pojawi się możliwość ujęcia wydatków w KUP. Aby jednak zyskać pewność, warto zwrócić się do urzędu skarbowego z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, w której stanowisko przedsiębiorcy zostanie potwierdzone.
Z różnych powodów warto zorganizować wigilię firmową. Właściciele przedsiębiorstwa mogą dzięki temu poprawić atmosferę w firmie — poprawa relacji między pracownikami to dobry sposób na zbudowanie zgranego teamu. Jednocześnie, trzeba pamiętać o tym, że przepisy prawne, w tym w szczególności regulacje dotyczące podatku dochodowego dla firm, precyzują, w jakiej sytuacji możliwe jest ujęcie wydatków w KUP. Czy nakłady na organizację wigilii firmowej mogą zostać uznane za koszt podatkowy? Trzeba to ustalić jeszcze na etapie przygotowań.
- Podatek dochodowy – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć!
- Jak przekonać się, czy firma na siebie zarabia? Poznaj odpowiedź dzięki BEP i sprawdź, jak obliczyć próg rentowności!
- Jak urządzić wygodne biuro w domu, czyli home office w praktyce. Jakie meble do biura w domu?
- Jak założyć firmę? Od własnej działalności dzieli cię już tylko 6 prostych kroków!
- Polski Ład – najważniejsze zmiany w polskim krajobrazie gospodarczym w 2024 roku. Co się zmieni dla podatnika?
