Dokument PZ wchodzi w skład dokumentacji magazynowej. Jest ona wykorzystywana do zarządzania przepływem towarów i materiałów oraz innych produktów gotowych. Dowiedz się, czym jest dokument PZ i jak obchodzić się z przyjęciem zewnętrznym. Czytaj więcej!
W naszym artykule omawiamy temat dokumentu PZ. Czym on właściwie jest? Te dwie litery są oznaczeniem przyjęcia zewnętrznego. Można się więc domyślić, że taki dokument ma związek z ewidencją magazynową. W jaki sposób na piśmie potwierdzać przyjmowanie towaru do magazynu? Jak wypełniać dokument przyjęcia na magazyn? Na te i inne pytania odpowiemy w artykule. Przeczytaj i sprawdź!
Dokumentacja magazynowa od A do Z
Warto najpierw wyjaśnić dokładniej, czym jest dokumentacja magazynowa i co się na nią składa. Dokumenty magazynowe pozwalają kierować stanami magazynowymi, a przy ich użyciu dokumentuje się wszystkie obroty i zmiany stanu towarów w magazynie.
Ogólną klasyfikacją dokumentów magazynowych jest podział na dokumenty przychodu i rozchodu. Wśród dokumentacji przychodu możemy wyróżnić:
- przyjęcie zewnętrzne;
- przyjęcie wewnętrzne;
- przesunięcie międzymagazynowe.
Dokumenty rozchodu dzielą się zaś na:
- wydanie na zewnątrz;
- rozchód wewnętrzny;
- ponownie przesunięcie międzymagazynowe.
Dokument magazynowy PZ – przyjęcie zewnętrzne
Dokument magazynowy PZ (czyli przyjęcie zewnętrzne lub przyjęcie na magazyn) to dokument potwierdzający przyjęcie przez magazyn towarów, produktów lub materiałów z zewnątrz. Właściciel firmy lub np. kierownik jednostki mogą decydować o:
- tym, czy dany podmiot ma obowiązek prowadzenia całości dokumentacji magazynowej (w tym także wystawiania dokumentu PZ);
- formie, w jakiej taką ewidencję prowadzi.
Dowód PZ może być wydawany na podstawie faktury zakupu albo WZ (wydania zewnętrznego) od dostawcy. Druk ten pozwala na rzetelne prowadzenie działalności i kontrolę zmian w stanie magazynowym i wartości przechowywanych towarów.
Kto może wystawić dowód PZ?
Dokument PZ zostaje wydany przy przyjęciu na magazyn określonego towaru lub materiału i może być wystawiany przez pracownika danego magazynu. Jest istotny zwłaszcza przy dostawach niefakturowanych, gdzie najpierw wystawiana jest faktura dokumentująca dostawę, a dopiero potem odbywa się sama dostawa.Należy zdawać sobie sprawę, że najczęściej nie ma obowiązku wystawiania formularza PZ.
Przyjęcie materiałów do magazynu – księgowanie
Jak powszechnie wiadomo, dostawa towaru może następować przed otrzymaniem faktury, jak również po jej wydaniu. Samo przyjmowanie towaru w magazynie powinno być faktycznym zdarzeniem. Fizyczne przyjęcie towarów do magazynu ma potwierdzić właśnie wystawiony dokument PZ. Z punktu widzenia przepisów dostawa towarów powinna wiązać się z wystawieniem faktury przez sprzedawcę. Informacje zawarte na fakturze muszą zgadzać się z tym, co w rzeczywistości trafiło do kupującego. Dokument PZ pozwala więc czasem ustrzec się przed niedoborami i pomyłkami.
Dokument PZ – jak wypełnić?
Wiesz już, że dokument PZ nie niesie za sobą opłat ani też nie jest obarczony podatkiem VAT. Możemy skupić się na tym, jak musi zostać wypełniony. Dowód PZ powinien zawierać przede wszystkim numer dokumentu, datę jego wystawienia, dane dostawcy oraz wystawiającego PZ i datę przyjęcia towarów do magazynu. W dokumencie powinny się znaleźć także takie informacje, jak:
- oznaczenie, symbol towaru;
- cena jednostkowa oraz to, ile jest towaru;
- podpisy zarówno wystawiającego, jak i odbierającego dokument PZ.
Czas na podsumowanie. Ustawa o rachunkowości z września 1994 roku jest podstawą prawną regulującą dokumentowanie obrotu magazynowego. Opisany w niej m.in. dokument PZ służy do zarządzania stanami magazynowymi. Aktualnie dużym ułatwieniem są dostosowane narzędzia informatyczne, pozwalają one pobierać pliki czy przesyłać je przez email. Pomagają one w prowadzeniu kontroli poziomu towarów w magazynach i wystawianiu dokumentów magazynowych. Dzięki takim rozwiązaniom możesz bezproblemowo zarządzać całym procesem magazynowym.
- Zasada FIFO – co oznacza First In, First Out i na czym polega ta metoda wyceny zapasów?
- Digitalizacja w Sunreef Yachts
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i dokumentów firmowych – zasady, okres przechowywania i archiwizacja akt
- Link building – jak skutecznie zdobywać linki i pozycjonować swoją stronę internetową?
- Inwentaryzacja – kiedy należy przeprowadzić spis z natury?
