Elektroniczne L4 to obecnie jedyny sposób, w jaki można otrzymać zwolnienie lekarskie. Dowiedz się, w jaki sposób jest wystawiane i jak trafia do twojego pracodawcy. Jak może je sprawdzić płatnik składek?
Od końca listopada 2018 roku tradycyjne papierowe zwolnienia lekarskie przestały być wystawiane. Całkowicie zastąpiły je elektroniczne L4wprowadzone do obiegu już w styczniu 2016 roku. Z tego artykułu dowiesz się, jak działa elektroniczne zwolnienie lekarskie i w jaki sposób można uzyskać do niego dostęp.
L4 elektroniczne – gdzie i jak jest wystawiane?
Lekarz wystawiający tak zwane zwolnienie chorobowe w formie elektronicznej korzysta z portalu Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS). To strona internetowa, na której ubezpieczeni mogą między innymi składać wnioski (np. o zasiłek chorobowy, Rodzina 300+ czy ustalenie prawa do renty) lub umawiać się na wizyty. Z punktu widzenia lekarza, portal ten przede wszystkim pozwala sprawnie wystawić zwolnienie lekarskie online.
Jak działa elektroniczne zwolnienie lekarskie?
E-zwolnienie lekarskie można nazwać pewnego rodzaju formularzem. Lekarz wprowadza odpowiednie informacje do odpowiadającym im pól:
- nr PESEL lub serię i numer paszportu oraz datę urodzenia ubezpieczonego;
- jego miejsce ubezpieczenia (ZUS, KRUS, Inne).
Na tej podstawie PUE odnajduje imię i nazwisko pacjenta, historię jego zwolnień lekarskich oraz, co szczególnie istotne, listę płatników, tj. pracodawców. Oznacza to, że nie ma już konieczności podawania lekarzowi nr NIP pracodawcy, by ten mógł go wprowadzić, jak było w przypadku druków tradycyjnych. Oczywiście, pod warunkiem, że system go odnajdzie; może bowiem dojść do sytuacji, w której lista płatników się nie wyświetli i lekarz musi odnaleźć pracodawcę ręcznie.
Elektroniczne L4 – jak trafia do pracodawcy? Czy lekarz wysyła zwolnienie lekarskie do ZUS?
Po wskazaniu odpowiedniego płatnika lekarz musi zweryfikować, czy pracodawca odbiera zwolnienie elektroniczne. Podstawą jest posiadanie przez pracodawcę konta na PUE – co jest już raczej standardem. Wynika to z tego, że do końca 2015 roku przedsiębiorcy, którzy zatrudniają więcej niż 5 pracowników, byli zobligowani do założenia tegoż konta. Jeśli jednak zdarzyłoby się, że płatnik nie korzysta z portalu, to lekarz ma możliwość wydrukowania zaświadczenia. Wówczas pacjent przekazuje je pracodawcy osobiście tak jak w przypadku tradycyjnego druku – do 7 dni od daty wystawienia.
Po upewnieniu się, że płatnik posiada konto na PUE, lekarz wprowadza niezbędne informacje o chorobie pacjenta – po czym wystawia elektroniczne zwolnienie. Zostaje ono automatycznie przesłane do ZUS. Zakład z kolei jest zobowiązany do przekazania zwolnienia do pracodawcy – obowiązek ten nie ciąży już na pacjencie (poza wspomnianą sytuacją, w której płatnik nie posiada konta na portalu).
Metodę wystawienia i wysyłki L4 przez Internet reguluje akt prawny Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, art. 55. [Treść i forma zaświadczenia lekarskiego; e-zwolnienie lekarskie].
Jak sprawdzić e-zwolnienie lekarskie pracownika?
Podstawą ku możliwości odbierania elektronicznego L4 pracownika jest oczywiście posiadanie konta na wspomnianej wcześniej platformie ZUS. Do jego otwarcia online potrzebny będzie podpis zaufany elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W przypadku braku jego posiadania potwierdzeniem tożsamości może być elektroniczny podpis kwalifikowany albo zalogowanie się przez bank (gdy ten prowadzi współpracę z ZUS). Ostatnia z możliwości to potwierdzenie tożsamości w placówce Zakładu.
Płatnik posiada już konto na PUE ZUS – jak może sprawdzić e-zwolnienie lekarskie pracownika?
Wystarczy, że w menu po lewej stronie platformy wybierze kafelek „Dokumenty i wiadomości”, a następnie zakładkę „Zaświadczenia lekarskie”. Po kliknięciu, na pulpicie portalu pojawi się lista ZLA, czyli właśnie zwolnień przesłanych przez e-ZUS. Podstawowe dane będą przedstawione w jednym wierszu:
- oznaczenie, że wiadomość dotyczy ZLA;
- identyfikator zaświadczenia;
- dane pracownika;
- data wysłania e-zwolnienia przez ZUS;
- kod systemu;
- możliwość zaznaczenia jednego ze zwolnień.
Zaznaczenie da możliwość, np. wydrukowania dokumentu (co nie jest obowiązkiem, zwolnienia mogą być przechowywane wyłącznie w skrzynce na portalu). Na kolejnym widoku pracodawca może zweryfikować okres niezdolności do pracy, informacje o pobycie w szpitalu i inne.
Jak sprawdzić do kiedy mam zwolnienie lekarskie?
Zasada będzie taka sama jak w przypadku pracodawców. Podstawą jest założenie konta na portalu PUE. Pacjent może zrobić to przy pomocy profilu zaufanego ePUAP, bankowości elektronicznej, podpisu elektronicznego – lub ręcznego wprowadzenia swoich danych i potwierdzenia ich w dowolnej placówce ZUS.
- Po założeniu konta należy zmienić widok na platformie z [Ogólny] na [Ubezpieczony], wybierając odpowiednią zakładkę w górnym lewym rogu. Ta pierwsza przeznaczona jest bowiem załatwianiu spraw urzędowych: składania wniosków etc.
- Po przejściu do odpowiedniego widoku ubezpieczony zobaczy po lewej stronie ekranu listę zakładek. Jedną z ostatnich będą [Zaświadczenia lekarskie]. Jeżeli nie jest widoczna, należy skorzystać ze strzałki poniżej umożliwiającej przewijanie listy.
- Po kliknięciu zakładki Zaświadczenia, ubezpieczony zobaczy listę wystawionych mu elektronicznych L4. Co istotne, nie musi założyć konta przed wysłaniem L4 do ZUS-u. Nie staje się bowiem bezpośrednim odbiorcom dokumentu, tak jak jego pracodawca, do którego ZUS wysyła e-zwolnienie lekarskie. Pacjent widzi historię swoich zwolnień, a więc może mieć na portalu dostęp do tych, które zostały wystawione nawet rok przed założeniem konta na PUE.
Sprawdzenie, od kiedy i do kiedy przysługuje e-zwolnienie lekarskie, zajmuje zaledwie kilka minut. Rezygnacja z tradycyjnych papierowych L4 na rzecz e-ZUS i e-ZLA w znacznym stopniu przyspiesza proces wystawiania i weryfikacji zwolnień – na korzyść i pacjenta, i lekarza, i pracodawcy.
- Zawieszenie działalności a ZUS. Składki ZUS w czasie zawieszenia działalności gospodarczej. Czy przedsiębiorca musi opłacać składki zdrowotne w trakcie zawieszenia działalności?
- Najważniejsze informacje na temat wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu
- Odpowiedzialność materialna pracowników a Kodeks pracy. Czego dotyczy i jak ją wyegzekwować?
- Employer branding – jak pracodawca może zbudować swój wizerunek?
- Konto firmowe – czy przedsiębiorca musi je obowiązkowo posiadać?
Zobacz również:
