Przechowywanie dokumentacji to ważny aspekt prowadzenia każdego przedsiębiorstwa. Nie trzeba jednak trzymać wszystkich dokumentów od założenia firmy aż do końca jej istnienia. Poszczególne ich typy mają bowiem określony czas przechowywania. Jaki? Sprawdź!
Gromadzenie najważniejszych dokumentów to nie przydatny nawyk czy prywatne widzimisię, tylko obowiązek każdej osoby zajmującej się prowadzeniem działalności gospodarczej. Nakaz nakłada wielokrotnie nowelizowana Ustawa o rachunkowości, która reguluje wszystkie kwestie związane z księgowością. Odpowiednie dokumenty firmowe powinny zostać uzupełnione o opis zasad rachunkowości sporządzony w języku polskim. Przechowywanie dokumentacji służy także samym przedsiębiorcom. Akty pozwalają bowiem na kontrolowanie wszystkich najważniejszych kwestii związanych z prowadzeniem firmy. Jak długo i gdzie przechowywać dokumenty w 2022 roku? Dowiedz się z artykułu!
Przechowywanie dokumentacji – gdzie gromadzić akta?
Mimo że każdy przedsiębiorca powinien zadbać o gromadzenie dokumentów, to nie musi tego robić samodzielnie. Każda osoba prowadząca firmę ma także możliwość zlecenia tego zadania odpowiedniemu biuru rachunkowemu. Rozwiązanie to trzeba tylko zgłosić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w przeciągu 15 dni od przekazania dokumentacji. Jeśli tak zrobisz, zaoszczędzisz dużo czasu, a w zamian masz gwarancję pełnego profesjonalizmu w przechowywaniu akt. Wybierz wyłącznie renomowaną placówkę, ponieważ dostęp do istotnych danych stwarza dosyć duże pole do nadużyć, których każdy chciałby z pewnością uniknąć.
Obowiązek przechowywania dokumentów – które z nich muszą być gromadzone?
Nie wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem własnej działalności muszą być gromadzone. Część z nich może zostać zniszczona, aby nie zalegała niepotrzebnie w archiwach bądź księgach. Przechowywanie dokumentacji firmowej czasem jest jednak obowiązkiem. Aktami, które bez wyjątku muszą być gromadzone, są między innymi:
- ewidencje dotyczące sprzedaży produktów bądź usług;
- różnego rodzaju deklaracje;
- kopie rocznych zeznań podatkowych z określonego okresu;
- rejestry VAT zakupów oraz wyżej wymienionych sprzedaży;
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR);
- dowody księgowe, które potwierdzają wszelkiego rodzaju wydatki związane z prowadzeniem działalności;
- spis z natury dokumentów inwentaryzacyjnych.
Jak długo przechowywać dokumenty związane ze sprawozdaniami finansowymi?
Do niedawna na każdym przedsiębiorcy spoczywał obowiązek bezterminowego (czyli trwałego) przechowywania odpowiednio zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Po nowelizacji z 2019 roku czas, gdy muszą one być w aktach przedsiębiorstwa, wynosi jedynie 5 lat. Okres ten liczy się od roku, który następuje po sprawozdaniu dla danych miesięcy. Po minięciu wspomnianych 5 lat akta z danego roku można w bezpieczny i odpowiedni sposób zutylizować. Przechowywanie dokumentacji w postaci sprawozdań finansowych jest więc relatywnie krótkie.
W jakich warunkach powinno się odbywać przechowywanie dokumentów księgowych?
Okresy przechowywania dokumentów w archiwum to nie jedyna rzecz, o której trzeba pamiętać. Archiwum musi być prowadzone w określony sposób. Jest to kolejny z powodów, dla których warto wybrać biuro rachunkowe – specjaliści doskonale wiedzą, jak zająć się konkretnymi danymi. Jeśli jednak chcesz prowadzić dokumentację na własną rękę, musisz pamiętać o tych zasadach:
- dostęp do danej dokumentacji powinien być łatwy, ponieważ w każdej chwili może nastąpić wizyta uprawnionych do kontroli organów;
- miejsce powinno być odpowiednio zabezpieczone przed pożarem, a także ewentualnym włamaniem;
- część dokumentów (na przykład kosztowe i sprzedażowe) powinna być ponumerowana i ułożona w odpowiedniej kolejności;
- należy zachować podział na okresy rozliczeniowe, a także uporządkowanie zgodne ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – co robić, gdy minie?
Zanim przejdziemy do wymienienia konkretnych terminów, po których dokumenty można zniszczyć, warto opisać, co z nimi zrobić. Decyzja należy tutaj do właściciela firmy. Może zadecydować o dalszym przechowywaniu dokumentacji, nawet mimo braku obowiązku. Może on również nakazać jej zniszczenie. Powinien wówczas wskazać, jak to zrobić, pamiętając o odpowiedniej ochronie danych. Dobrą praktyką jest sporządzanie protokołu z przebiegu likwidacji. Pomaga to zorientować się później w tym, jakie akta uległy zniszczeniu. Oprócz dokumentów wymienia się w nim też dane osoby odpowiedzialnej za ich likwidację.
Przechowywanie dokumentów firmowych – ile lat przetrzymuje się dane księgowe?
Różne rodzaje dokumentów wymagają innego czasu przechowywania. Wymieniamy najważniejsze typy pism urzędowych wraz z okresem, po którym mogą one zostać zutylizowane.
- dowody księgowe, których przedmiotem są środki trwałe w budowie, umowy handlowe, pożyczki, roszczenia dochodzone w postępowaniu cywilnym i objęte postępowaniem karnym bądź podatkowym, kredyty – 5 lat od momentu zakończenia roku, w którym całe postępowanie zostało definitywnie zamknięte;
- akta związane z reklamacją bądź umową rękojmi – rok po rozliczeniu albo terminie upływu;
- księgi rachunkowe – 5 lat;
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- dowody księgowe poświadczające wpływy ze sprzedaży detalicznych – do dnia zatwierdzenia rozliczenia finansowego za dany rok;
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat od roku, do którego dane sprawozdanie się odnosiło;
- karty wynagrodzeń pracowników lub inne dokumenty potwierdzające ich wypłaty – wymagany okres, który jest precyzowany przez przepisy podatkowe, emerytalne i rentowe (nie może jednak wynosić mniej niż 5 lat);
- dokumentacja potwierdzająca przyjęty sposób, w którym prowadzi się rachunkowość – przynajmniej 5 lat od upływu ważności pisma;
- wszelkiego rodzaju inne, niewymienione powyżej dowody księgowe bądź sprawozdania, które trzeba sporządzać – 5 lat.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe dotyczące kadr?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej rządzi się nieco innymi prawami niż tej związanej stricte z prowadzeniem działalności. Jeśli dana osoba jest zatrudniona od 1 stycznia 2019 roku, to jej akta można przechowywać przez 10 lat. Okres ten obejmuje po odpowiednim wniosku także osoby, które znalazły pracę pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. W pozostałych przypadkach czas gromadzenia dokumentów wynosi 50 lat.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Wszystkie powyższe dokumenty można gromadzić także w formie elektronicznej, a nie fizycznej. Jest to oczywiście obwarowane pewnymi zasadami. Okres przechowywania dokumentów nie zmienia się. Trzeba jedynie zadbać o szczególną ochronę przed rozpowszechnieniem, możliwością edycji oraz uszkodzeniem pism. Należy ponadto pamiętać o wykonywaniu kopii zapasowych w razie awarii. W miejscu pracy musi być również zainstalowany sprzęt, który pozwoli na wydrukowanie zgromadzonych dokumentów, w razie gdyby zaszła taka potrzeba.
Przechowywanie dokumentacji to wbrew pozorom dość skomplikowana procedura. Trzeba w niej zwracać uwagę na wymagane przepisami okresy dla poszczególnych akt, ale też na warunki i miejsce gromadzenia najważniejszych danych.
- Prokurent – czym się zajmuje? Jakie uprawnienia ma w spółce z o.o.? Rodzaje prokury
- Wskaźnik CAC w marketingu. Do czego służy Customer Acquisition Cost?
- Kompetencje miękkie – definicje. Jak rozwijać i wykorzystywać swoje umiejętności?
- Mikroprzedsiębiorstwo – na czym polega ten rodzaj działalności?
- BPMN, czyli Business Process Modeling Notation – czym jest proces biznesowy?