Multitasking to umiejętność wykonywania wielu zadań w tym samym czasie i skupienia swojej uwagi na rozmaitych aktywnościach. Ale czy wielozadaniowość w pracy zawsze przynosi korzyści? Razem z nami poznaj blaski i cienie multitaskingu!
Prawdopodobnie zetknąłeś się kiedyś z pojęciem multitaskingu. Przeczytaj o tym, jak wielozadaniowość może wpływać na twoją produktywność. Sprawdź, czym właściwie jest multitasking i poznaj jego blaski i cienie. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy będą mogli skorzystać z tej wiedzy. Zachęcamy do lektury!
Co oznacza multitasking?
Zacznijmy od definicji tego anglojęzycznego pojęcia. „Multi” oznacza „wiele”, „task” to „zadanie”. I w zasadzie na tym sprawę można by zakończyć. Multitasking to wielozadaniowość. Co ciekawe, ta umiejętność zajmowania się wieloma sprawami jednocześnie i wykonywania dużej liczby zadań w tym samym czasie swoją nazwę zaczerpnęła z nomenklatury informatycznej. To właśnie w pracy programistów i informatyków multitasking jest wszechobecny. Jednak nie dotyczy samych specjalistów od IT, lecz pracy… komputerów.
Źródła multitaskingu
To właśnie twój komputer wykonuje wiele zadań naraz. Zapewne nawet w tej chwili, gdy czytasz ten artykuł, okno przeglądarki to zaledwie jedna z kilku otwartych aplikacji na twoim komputerze. Oprócz tego słuchasz muzyki czy masz otwarty komunikator internetowy. Multitasking miał zatem od początku ścisły związek z komputerami.
Co to jest multitasking?
Znasz już definicję multitaskingu. Wiesz, że to innymi słowy wielozadaniowość. Ale postarajmy się zgłębić mocniej istotę tego zagadnienia. Co ono oznacza w praktyce?
Wspomnieliśmy o komputerach. A jak to wygląda u ludzi? Jak multitasking odzwierciedla się w naszych zachowaniach? Pochylenie się nad tą kwestią prowadzi do wniosku, że nie musi to być wyłącznie wielozadaniowość w pracy. Zadania biurowe i realizacja projektów dla klientów to jedno, ale w domu też wiele zadań jednocześnie to chleb powszedni. Czy przykładowo każda matka na świecie nie praktykuje multitaskingu na co dzień?
Multitasking – przykłady
Przywołajmy kilka wyrazistych przykładów tego, czym jest wielozadaniowość, aby jeszcze dobitniej nakreślić założenia tej filozofii pracy. Warto podać konkretne, codzienne sytuacje.
Oto przykłady multitaskingu:
- pracownik bierze udział w telekonferencji i jednocześnie odpisuje na maile;
- rozmawiasz przez telefon z przyjacielem, a zarazem wprowadzasz dane do arkusza kalkulacyjnego w ramach zadania w pracy;
- analizujesz umowę z klientem, jednocześnie odbierając telefony i ustalając szczegóły zleceń, a także wykonujesz kosztorys prac;
- matka gotuje obiad i w tym samym czasie zabawia dziecko;
- pracownik sklepu ustawia towar na półkach i w tym czasie udziela klientowi informacji o produktach.
Powyżej zarysowane przykłady prowadzą do kilku ciekawych wniosków. Łatwo można dostrzec, że multitasking to sposób funkcjonowania, który może mieć zastosowanie w wielu wymiarach życia. Od podstawowych czynności, które wykonujemy codziennie w domu, aż po skomplikowane działania biznesowe. Jednak nawet w tych przykładach możemy dostrzec pewne mankamenty multitaskingu. Przedstawiamy lepsze i gorsze strony wielozadaniowości.
Wielozadaniowość w pracy – wady i zalety
Jak wiele strategii, multitasking ma swoje zalety, ale nie jest też wolny od wad. Powyżej zarysowane sytuacje uwidaczniają pozytywne i negatywne strony wielozadaniowości. Powiedzmy od razu – w opinii specjalistów multitasking dziś już nie jest tak hołubiony, jak jeszcze do niedawna. O ile kiedyś eksperci wierzyli w to, że zwiększa on produktywność, o tyle dziś nie ma takiego przekonania. Przeanalizujmy to na naszych przykładach.
Zalety multitaskingu (które niekoniecznie nimi są)
Co możemy wskazać jako główną zaletę multitaskingu? Odpowiedź wydaje się oczywista – wielozadaniowość z definicji ułatwia nam funkcjonowanie. Pozwala wykonać wiele zadań, skreślić więcej punktów z naszej listy aktywności i tym samym zwiększyć produktywność. Nieprawdaż? Otóż niekoniecznie.
Kiedyś pracownicy, którzy stosowali multitasking, byli cenieni, a tę umiejętność określano jako poszukiwaną na rynku pracy. Przytoczone przez nas przykładowe sytuacje wydają się to potwierdzać:
- jednoczesne odpowiadanie na maile i udział w konferencji to oszczędność czasu;
- łączenie pracy z prywatnymi sprawami nie musi być przeszkodą, dane i tak są wprowadzane do arkusza;
- wykonywanie kilku zadań związanych z obsługą klienta (umowy, telefony, kosztorys) pozwala oszczędzić czas i zwiększa wydajność.
Wszystko się zgadza? Jedynie na pozór. Multitasking traci swoje zalety, gdy napotyka na takie wartości, jak dokładność i koncentracja. Czy powyższe czynności można wykonywać jednocześnie? Oczywiście. Czy nie stracą one na swej jakości przez rozproszenie uwagi? Nie mamy takiej gwarancji. Tu dochodzimy do zasadniczej wady multitaskingu, a zarazem odkrywamy jego fundamentalną skazę – nie pasuje do natury człowieka, który nie jest maszyną.
Wady multitaskingu
Wielu ekspertów i teoretyków zauważa, że wielozadaniowość tylko pozornie poprawia nasze osiągi. Mówimy zarówno o życiu zawodowym, jak i sprawach prywatnych. Możesz zapytać sam siebie – czy przy wykonywaniu wielu zadań na raz czułeś się lepiej? A może gorzej? Czy wielozadaniowość w pracy nie przyprawiała cię o poczucie chaosu?
Tak właśnie twierdzą krytycy multitaskingu, którzy stawiają tezy, że to inne techniki są skuteczniejsze. A skuteczność odmiennych podejść ma opierać się na prostej, lecz logicznej zasadzie. Głosi ona, że człowiek nie jest maszyną i z natury rzeczy nie jest stworzony do multitaskingu.
Multitasking a koncentracja
Spójrzmy na nasze przykłady. Czy osoba jednocześnie opracowująca kosztorysy, sprawdzająca umowy i rozmawiająca przez telefon z klientami w istocie wykonuje te wszystkie czynności jednocześnie? Czy multitasking nie jest tu złudzeniem? Przecież w istocie mamy tu do czynienia nie z wielozadaniowością, ale z przełączaniem się między zadaniami. W jednej chwili rozmawiasz przez telefon, następnie wracasz do umów i tak dalej… Nieustanna zmiana nie sprzyja koncentracji.
Wielozadaniowość – dla maszyn, ale nie dla ludzi?
Gdy zastanowimy się nad tym zagadnieniem jeszcze dokładniej, okaże się, że… również maszyny nie do końca realizują ideę tego, czym miałby być multitasking. Przecież komputer nie wykonuje wszystkich zadań jednocześnie, tylko umiejętnie rozdziela moc i czas działania procesora między odmienne procesy. Nawet w funkcjonowaniu maszyny występuje wspomniane wyżej przełączanie. Oczywiście, my jako użytkownicy mamy wrażenie, że wszystko dokonuje się w tej samej chwili, ale nawet w tym przypadku multitasking stanowi pewnego rodzaju złudzenie.
Jakie są negatywne skutki wielozadaniowości?
Tym bardziej człowiek nie jest stworzony do tego, by w pełni stosować multitasking. Badacze zwracają uwagę na następujące minusy takiego operowania swoim czasem:
- spadki koncentracji pracownika;
- pogarszanie się jakości wykonywanych zadań;
- potencjalnie większe ryzyko popełniania błędów;
- paradoksalnie zwiększony czas wykonywania zadań (przez braki w koncentracji i chaos wielozadaniowości).
Co zrobić, by zapobiegać tym wszystkim potencjalnym negatywnym skutkom? Oczywiście, wychodzić naprzeciw swoistej modzie na multitasking i stosować w swojej pracy techniki lepiej dostosowane do naszej natury. Trzeba szukać sposobów, które wzmacniają koncentrację, a także pozwalają budować wewnętrzny spokój i realnie poprawiają produktywność.
Multitasking – jak wychodzić mu naprzeciw?
Jakie to techniki? Podstawowa kwestia to ustalenie elementarnych reguł, które uchronią cię przed wpadnięciem w sidła multitaskingu, który wcale nie pomagałby w pracy. Krótko mówiąc, należy stworzyć sobie własną „technikę koncentracji”. Dzięki niej będziesz w stanie wykonywać wiele zadań produktywnie i szybko, ale bez utraty jakości.
Oto przykładowe reguły jakie możesz wdrożyć jako alternatywę dla pułapki multitaskingu:
- wyłączanie telefonu podczas wykonywania pracy (przynajmniej na jakiś czas);
- rezygnacja ze sprawdzania maila i komunikatorów internetowych podczas wykonywania zadań;
- wewnętrzne postanowienie polegające na zakazie przełączania się między różnymi zadaniami;
- jedzenie w innym miejscu niż nasze stanowisko pracy.
Analogiczne zasady możesz wdrożyć nie tylko w aktywności zawodowej, lecz także w życiu prywatnym. Tu jedną z podstawowych reguł mogłoby być niesprawdzanie służbowych maili w czasie odpoczynku. Inną zasadą, która mogłaby ci pomóc w wykonywaniu obowiązków domowych, może być wykonywanie ich zawsze po kolei i przechodzenie do kolejnego zadania tylko po zakończeniu poprzedniego. Przykład? Prasowanie po ugotowaniu obiadu, a nie w trakcie.
Multitasking i jego przeciwieństwo – technika Pomodoro
Co jasne, istnieją też profesjonalne techniki, które pozwolą ci na umiejętne organizowanie czasu pracy. Jedną z nich, którą może być dobrą alternatywą dla multitaskingu, jest technika Pomodoro. Na czym polega? Na założeniu, że ludzki umysł jest w stanie skupić się w jednej chwili tylko na jednym zadaniu i trzeba to wykorzystać do maksimum.
Zasady i zalety przeciwieństwa multitaskingu
Podstawą tej techniki jest skupienie się tylko na jednym zadaniu. Nie zmieniasz kontekstów, nie sprawdzasz innych spraw. Liczy się tylko jedno zadanie. Rzecz jasna, nie można skupiać się na jednym działaniu bez końca. Dlatego też Technika Pomodoro zakłada podzielenie pracy na interwały wynoszące 25 minut. W ramach tych interwałów następuje maksymalizacja skupienia. Następnie następuje przerwa.
Zwolennicy tej techniki zauważają, że krótkie, lecz mocne skupienie na zadaniu zwiększa dokładność. Występuje także efekt „zasysania”. Gdy naprawdę skupisz myśli na jednym konkretnym działaniu zauważysz niejednokrotnie, że oddajesz mu się w pełni. Dzięki temu twoja praca będzie odznaczała się wyższą jakością. I będziesz pracować realnie szybciej.
Multitasking – pozorna pomoc, realna pułapka
Podsumowując rozważania na temat multitaskingu, należy stwierdzić, że ma on wiele ciemnych stron. Zamiast poprawy efektywności może przynosić chaos. Nie wpływa pozytywnie na dokładność pracy. Refleksje wokół tego, na czym polega wielozadaniowość w pracy, prowadzą do wniosku, że jest to technika w dużej mierze archaiczna.
Jeżeli jesteś pracownikiem wykonującym proste działania, które łatwo można połączyć bez utraty ich jakości, multitasking zda egzamin. Jeżeli jednak twoja praca wymaga dokładności i wysokiej jakości, wykonywanie wielu zadań na raz może stanowić zagrożenie, nie pomoc. Warto wykorzystywać wielozadaniowość tylko wówczas, gdy rzeczywiście nie pogarsza ona efektywności pracy.
- Metoda SMART: jak skutecznie wyznaczać cele?
- Doradca zawodowy – profesjonalna pomoc w znalezieniu dobrej pracy
- Syndrom oszusta (imposter syndrome): czym jest i jak sobie z nim radzić?
- Cel zawodowy – zwiększ szansę na upragnioną pracę
- Test Gallupa – czy warto go zrobić, aby odkryć swoje talenty?
