Zmiany w Kodeksie pracy w 2023 roku
2023 rok jest okresem, w którym nastąpi szereg zmian w Kodeksie pracy. Niektóre z nich (proponowane dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw) zaplanowano na pierwsze półrocze 2023 roku.
Jedna z nowelizacji dotyczy dodania do Kodeksu Rozdziału IIc, który ma być w całości poświęcony regulacjom pracy zdalnej. Według art. 6718 Kodeksu pracy, praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Najważniejszy w tej definicji jest fakt, iż ustawodawca uwzględnia zarówno stałe, jak i terminowe świadczenie pracy w sposób zdalny. Może więc odbywać się ona albo całkowicie zdalnie, albo tylko częściowo. Oprócz tego zgodnie z ww. przepisem, miejsce, z którego pracownik realizuje swoje obowiązki, musi być każdorazowo uzgadniane z pracodawcą. Będzie to zazwyczaj (choć nie musi) jego stały adres zamieszkania. Celem tego zapisu jest uniemożliwienie niekonsultowanych z pracodawcą, odległych wyjazdów pracowników w ramach czasu pracy.
Dodatkowo w ustawie znajdziemy informację, że możliwość świadczenia pracy zdalnie jest zależne od porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem. Oznacza to, że wszystko opiera się na ich wzajemnych uzgodnieniach. Co istotne, nie muszą ustalać tego już na samym początku. Takie ustalenia mogą poczynić zarówno podczas zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie trwania stosunku zatrudnienia. Ustawodawca przewidział też możliwość wyjścia z inicjatywą pracy zdalnej przez jedną lub drugą stronę. Jeśli inicjatorem będzie pracownik, musi złożyć w tym zakresie stosowny wniosek.
Ponadto jeden z zapisów stanowi, że pracownik wykonujący pracę zdalnie nie może być z tego względu w żaden sposób dyskryminowany. Pracodawca nie może traktować go mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania, czy dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe niż innych pracowników zatrudnionych przy identycznej lub podobnej pracy.
Nie można więc dyskryminować pracownika z samego powodu wykonywania pracy zdalnej, ale także ze względu na odmowę wykonywania takiej pracy.
Rodzaje pracy zdalnej: okazjonalna i na polecenie pracodawcy
Jeszcze innym ciekawym zagadnieniem jest praca zdalna tzw. okazjonalna. To rozwiązanie stworzone dla pracowników, którzy na co dzień pracują z biura, jednak w niektórych sytuacjach chcą mieć możliwość pracy z domu. W projekcie zmian przewidziano, że taki sposób wykonywania obowiązków ma być dostępny dla pracowników przez 24 dni w roku.
Z reguły taka możliwość byłaby dostępna na wniosek. Proponowane zmiany nie uwzględniają jednak czy pracodawca może odmówić i co stanie się z wymiarem pracy zdalnej okazjonalnej wtedy, gdy pracownik zmienił miejsce zatrudnienia i wykorzystał już część przysługujących dni. Trzeba zwrócić też uwagę, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi sprzętu czy szkoleń (o których mówimy w dalszej części artykułu).
Kolejny temat, który podjął ustawodawca, to praca zdalna na polecenie pracodawcy. Zgodnie z tym zapisem, pracodawca może zadecydować o przymusowym przejściu zakładu pracy w tryb pracy zdalnej wtedy, gdy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Według przepisów trzeba jednak spełnić odpowiedni warunek: pracownik musi złożyć tuż przed wydaniem polecenia oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej, iż posiada warunki techniczne i lokalowe do wykonywania pracy zdalnej. W końcu nie byłoby możliwości, aby pracownik wykonywał pracę bez dostępu do prądu czy Internetu. Ponadto oprócz uprawnienia do wysłania pracownika na pracę zdalną, pracodawca ma prawo go z takiej pracy odwołać.
Kiedy pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnie? Może zrobić to w dowolnym momencie, jednak z minimum dwudniowym wyprzedzeniem. Z kolei pracownik realizujący obowiązki zdalnie ma obowiązek poinformować pracodawcę, że utracił warunki lokalowe do wykonywania pracy z domu. Ten wówczas powinien niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
W ustawie zawarto też listę prac, których nie można wykonywać na odległość. Chodzi głównie o takie zajęcia, które:
- są wyjątkowo niebezpieczne;
- powodują przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- wiążą się z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- są związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodują intensywne brudzenie.
Szczególne uprawnienia dla pracujących rodziców
Wyjątkowe względy w kwestii świadczenia pracy zdalnej przewidziano dla:
- pracownic spodziewających się dziecka,
- pracowników, którzy wychowują dziecko w wieku do czterech lat,
- pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jeśli złożą oni wniosek o wykonywanie czynności służbowych zdalnie, pracodawca musi taki wniosek uwzględnić. Jedynym warunkiem, który stawia ustawodawca, jest generalne możliwość świadczenia pracy zdalnie. Nie da się bowiem uwzględnić tego w przypadku pielęgniarki czy strażaka.
W sytuacji, w której wystąpią przyczyny dla odmowy uwzględnienia wniosku, pracodawca musi poinformować o tym fakcie pracownika w postaci elektronicznej lub papierowej w terminie 7 dni roboczych od daty złożenia wniosku.
Co z regulaminem pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej nie zawsze jest obowiązkowy. Wszystkie reguły i zasady świadczenia pracy w trybie zdalnym pracownik i pracodawca mogą ustalić drogą porozumienia. Jak wspomnieliśmy wcześniej, może mieć to formę załącznika do umowy (podczas zawierania stosunku pracy) lub strony mogą przyjąć takie porozumienie już w toku wykonywania obowiązków służbowych.
Trzeba też pamiętać, że wszędzie tam, gdzie funkcjonują pracownicze organizacje związkowe, w procesie negocjacji warunków porozumienia muszą brać udział przedstawiciele tejże organizacji.
Jeśli u pracodawcy nie działa taka organizacja albo minie 30 dni od zaproponowania projektu porozumienia, a między organizacją i pracodawcą nie dojdzie do konsensusu, trzeba zaproponować Regulamin pracy zdalnej.
To dokumentacja, która w sposób szczegółowy wskazuje zasady i sposób wykonywania pracy zdalnej w danej firmie. Powinny znajdować się w nim głównie takie zagadnienia, jak:
- grupy pracowników objęte uprawnieniami pracy zdalnej – zdarza się, że tylko niektóre departamenty czy działy mogą świadczyć pracę w takim trybie;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, które pracownik będzie ponosił w związku z przejściem na tryb pracy zdalnej – np. wydatki na prąd, zwiększenie przepustowości internetu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy – np. dostęp do informacji, czy pracownik „włączył” się do pracy, o jakiej godzinie, ile przebywał przy komputerze itd.;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną – pracodawca może sprawdzić, w jaki sposób pracownik świadczy pracę, czy wywiązuje się z obowiązków;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – pracownik jest odpowiedzialny za powierzony mu sprzęt służbowy.
Co zapewnia pracodawca pracownikowi na pracy zdalnej?
Jeżeli pracodawca kieruje pracownika na pracę zdalną lub wyraża zgodę, aby w taki sposób wykonywał swoje obowiązki, musi dostarczyć mu stosowny sprzęt i materiały. Oprócz tego powinien zapewnić pracownikowi na odległość:
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Jeśli pracownik ponosi koszty związane z wykonywaniem pracy z domu, pracodawca musi w tych kosztach partycypować (pod warunkiem że tak umówił się z pracownikiem w porozumieniu lub drogą regulaminu). Musi też odpowiednio przeszkolić pracownika w kwestii ochrony danych i bezpieczeństwa pracy na okoliczność pracy z domu oraz przeprowadzić szkolenia i udzielić potrzebną pomoc techniczną do wykonywania obowiązków. Na potrzeby pracy zdalnej pracodawca określa też procedury ochrony danych osobowych i przeprowadza (w miarę potrzeby) instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Inną opcją, czyli alternatywą dla dostarczenia pracownikowi narzędzi służbowych, jest ustalenie z nim, że w ramach realizacji czynności pracowniczych, będzie korzystał ze swoich prywatnych narzędzi. W przypadku, o którym mowa wyżej, pracownik wykonujący pracę zdalną ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego ustalonego z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przed pracownika w związku z realizacją pracy zdalnej.
Według ustawy ustalanie wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu musi uwzględniać normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych, a także ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tych materiałów, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Czy można kontrolować pracownika przy pracy zdalnej?
Istnieje możliwość kontrolowania pracownika w pracy zdalnej, ale nie o dowolnej porze dnia i nocy. Ustawa zobowiązuje, aby kontrola odbywała się w drodze porozumienia z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika.
- Poza tym czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika na pracy zdalnej, innych osób, czy utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę przestrzegania wymogów w kwestii bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Gdy kontrola wykaże jakiekolwiek uchybienia, pracownik może zostać wezwany przez pracodawcę do usunięcia nieprawidłowości lub skierowany do wykonywania pracy stacjonarnie (z zakładu pracy).
Regulamin pracy zdalnej w 2023 roku. Wnioski
Wykonywanie pracy zdalnej jest powszechnym standardem w 2023 roku. Coraz więcej pracodawców oferuje taką możliwość swoim pracownikom, zapewniając im większą swobodę w organizacji czasu prywatnego i zawodowego.
Nowe przepisy mają pomóc w organizacji oraz usankcjonowaniu tego trybu pracy. Dlatego warto już teraz podjąć kroki w tym zakresie i przygotować się na wdrożenie nowych reguł.
Fot. materiały prasowe.
- Praca zdalna a praca stacjonarna — plusy i minusy, o których trzeba wiedzieć
- Jak zaangażowanie pracowników wpływa na ich wyniki?
- Jak urządzić wygodne biuro w domu, czyli home office w praktyce. Jakie meble do biura w domu?
- Czy pracodawca może badać pracownika alkomatem?
- Depresja a praca – jak środowisko w miejscu pracy wpływa na pracownika?
Zobacz również:
