Podstawą sukcesu w biznesie jest między innymi sprawna komunikacja interpersonalna. Dzięki temu można sprawnie przeprowadzić negocjacje. O czym należy pamiętać, by móc sprawnie porozumiewać się z kontrahentami?
Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą kluczem do sukcesu biznesowego jest stworzenie takich warunków, które doprowadzą do zwycięstwa kosztem drugiej strony. Tymczasem, do udanego rozwoju biznesu często niezbędna okazuje się udana kooperacja, a korzyści z synergii są większe niż w ramach samodzielnego działania. Jest to jeden z powodów, dla którego przedsiębiorcy decydują się na negocjacje
Na czym polega proces negocjacyjny?
Negocjacje to inaczej komunikowanie się między podmiotami gospodarczymi, które powinno zmierzać do wypracowania wspólnego rozwiązania. Zazwyczaj efektem negocjacji jest podpisanie kontraktu handlowego lub przejęcie części bądź całości jednego z przedsiębiorstw.
O negocjacjach można mówić w sytuacji, gdy spełnione są między innymi takie warunki, jak:
- występowanie przynajmniej 2 stron, z których każda zmierza do osiągnięcia celów. Co ważne, cele postawione przez poszczególnych uczestników procesu negocjacji mogą, ale nie muszą być sprzeczne ze sobą;
- chęć osiągnięcia konsensusu, tj. zgody. Jeżeli podmioty uczestniczące w rozmowach nie zamierzają przystać choć na część warunków postawionych przez drugą stronę, trudno mówić o merytorycznych negocjacjach.
Jakie są fazy (etapy) negocjacji?
Zasadniczo negocjacje powinny składać się z takich etapów, jak:
- etap przygotowawczy. Rozumie się przez to m.in. wyraźne określenie przedmiotu przyszłych negocjacji oraz warunków brzegowych (np. minimalnej ceny usługi, maks. terminu dostawy itp.). Konieczne jest także opracowanie optymalnego rozwiązania dla klienta oraz alternatyw. Podczas tego etapu częstym elementem jest tzw. buza mózgów, czyli luźne dywagacje na temat kwestii, które powinno się poruszyć;
- etap inicjacji. Zazwyczaj jest to ogólna, niezobowiązująca rozmowa, w ramach której obie zaangażowane strony badają swoje potrzeby;
- etap właściwy. Podmioty toczące między sobą negocjacje prowadzą dyskusje w celu ustalenia istotnych kwestii. Jest to etap, podczas którego powinno się rozwiązywać wszelkie dyskusyjne zagadnienia;
- etap finalizacji. Przez finalizację rozumie się formalne porozumienie określające to, co udało się wynegocjować w trakcie rozmów.
Rodzaje negocjacji – jakie są kryteria podziału?
Literatura przedmiotu, tzn. opracowania z obszaru zarządzania i prowadzenia biznesu, pokazuje, czym różnią się style zarządzania. Zasadniczo wyróżnia się takie style negocjacji między obecnymi lub przyszłymi partnerami biznesowymi, jak:
- styl twardy;
- styl miękki.
Czym charakteryzuje się każdy z wyżej wymienionych typów?
Styl twardy
Jeśli chodzi o negocjacje, styl twardy prowadzenia jest czasem określany także jako tzw. rywalizacyjny lub autorytarny. Takie podejście zaleca wywieranie presji na drugą stronę rozmów. Trudno w takiej sytuacji mówić o prawdziwym zaufaniu i chęci wymiany merytorycznych argumentów. Żadna ze stron nie dąży wówczas do porozumienia, które zadowoli wszystkich.
Metoda rywalizacyjna to rozwiązanie typowe w sytuacji, gdy jedna ze stron dysponuje znacznie silniejszą pozycją przetargową niż pozostałe strony rozmów. Może być tak na przykład wówczas, gdy w ustaleniach bierze udział prężnie rozwijająca się, duża firma oraz mniejszy podmiot o słabej kondycji finansowej. Podmiot bardziej zasobny w kapitał, który w dodatku ma duży udział w rynku, może wówczas w dużym stopniu wpłynąć na końcowe ustalenia. Niejako dyktuje on warunki słabszemu partnerowi. Takie realia oznaczają, że mamy do czynienia raczej z bezwzględną rywalizacją biznesową zamiast przejrzystych negocjacji i zgodnej kooperacji.
Nierzadko okazuje się, że styl twardy prowadzenia negocjacji to gra o sumie zerowej, gdzie zwycięstwo jednego podmiotu wynikazprzegranej drugiego. Bardzo często dochodzi wówczas do takich praktyk, jak na przykład wzajemne zatajanie ważnych informacji lub nawet umyślne przekazywanie fałszywych danych przez obie strony.
Styl miękki podczas prowadzenia interesów
Styl miękki w prowadzeniu negocjacji to w zasadzie przeciwieństwo podejścia rywalizacyjnego. Podmiot, który stosuje się do stylu miękkiego, jest zdecydowany na daleko idące ustępstwa wobec drugiej strony, przy czym ten ostatni nie stosuje nacisków oraz presji. Koncyliacyjna postawa bierze się przede wszystkim z obawy, że wskutek odmowy negocjacje mogą zostać nagle zerwane.
Tego typu negocjacje można spotkać na przykład wśród początkujących przedsiębiorców, którzy przygotowują się do zawarcia pierwszej ważnej transakcji w ramach swojej przygody z biznesem. Obawiając się porażki już na starcie prowadzenia biznesu, godzą się oni na warunki dalekie od optymalnych, byle doprowadzić do podpisania umowy.
Niestety, takie podejście również nie jest idealne. Ustępowanie właściwie w każdej kwestii przekłada się w negatywny sposób na pozycję przetargową przedsiębiorcy. Rewizja warunków kontraktu w celu polepszenia jego warunków może okazać się w przyszłości trudna, a czasem nawet niemożliwa.
Jakie kwestie warto negocjować?
To, jakie kwestie warto poruszyć w ramach negocjacji, zależy od specyfiki danej współpracy. Do ważnych aspektów w tym zakresie należą na przykład:
- cena za 1 szt. produktu, pakiet usług itp. (w zależności od rodzaju działalności dostawcy);
- terminy dostaw oraz ustalenie odpowiedzialności za ładunek w trakcie przewożenia (w przypadku np. branży TSL stosuje się tzw. międzynarodowe reguły Incoterms);
- miejsce i czas dostawy;
- koszt transportu.
Dobrym sposobem jest przygotowanie z wyprzedzeniem zbioru kwestii, które planuje się poruszyć podczas negocjacji biznesowych. Tego typu lista jest określana także jako tzw. agenda. Dobrą praktyką jest przesłanie agendy z propozycjami tematów na kilka dni przed rozpoczęciem negocjacji. Dzięki temu obydwie strony będą w stanie przygotować argumentację i zająć stanowisko, która uwzględnia interesy uczestników rozmów.
Agenda spotkania to nie tylko dokument pokazujący wysokie standardy biznesowe. Dzięki temu można także znacznie przyspieszyć rozmowy. Taki stan rzeczy wynika stąd, iż dzięki agendzie obie strony będą mogły zawczasu przygotować się do spotkania, bez konieczności udziału w dodatkowych meetingach.
Kiedy można mówić o sukcesie w procesie negocjacyjnym? Konflikt a kompromis między stronami
Doświadczony negocjator zdaje sobie sprawę z tego, że gra o sumie zerowej nie przynosi długofalowych korzyści. Przykładowo zaproponowanie zbyt wysokich stawek przez lokalnego monopolistę może oznaczać wyższy zysk w perspektywie kilku miesięcy, kiedy to kontrahent nie jest w stanie znaleźć innego dostawy. Istnieje jednak spore ryzyko, że strona, która ponosi straty na współpracy, zacznie szukać alternatyw dla obecnego stanu rzeczy. To dlatego znacznie lepszym sposobem jest kompromis, który w pełni uwzględnia potrzeby i możliwości wszystkich zaangażowanych stron.
Negocjacje w biznesie. Czy jest to proste zadanie?
Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą negocjacje w biznesie to proste zadanie. Według niektórych wystarczą dobre chęci i pragnienie osiągnięcia konsensusu, by móc osiągnąć sukces. Niestety, rzeczywistość bardzo często okazuje się znacznie mniej sprzyjająca. Osoby z doświadczeniem w biznesie zdają sobie sprawę z tego, że proces negocjacji może trwać nawet kilkanaście miesięcy. Tak długi czas trwania negocjacji to domena przede wszystkim dużych spółek (w tym na przykład przedsiębiorstw z sektora petrochemicznego czy rafineryjnego), co nie zmienia jednak faktu, że również pertraktacje między mniejszymi podmiotami to zadanie dość czasochłonne.
Nie istnieje uniwersalna lista atutów, które dają stuprocentową gwarancję sukcesu w działalności biznesowej. Generalnie jednak przyjmuje się, że prawdopodobieństwo sukcesu w negocjacjach wzrasta w sytuacji, gdy mamy wiedzę z zakresu:
- prawa cywilnego, czyli gałęzi, która reguluje m.in. sposób zawierania umów między firmami;
- psychologii w biznesie. Jak rozpoznać, czy nasz partner w negocjacjach mija się z prawdą? Jaki ruch z naszej strony może mile połechtać jego ego? Czy nasz rozmówca jest pewien swojej postawy, czy też tylko blefuje? Na te oraz wiele innych pytań można znaleźć odpowiedź, jeśli zna się przynajmniej podstawy z zakresu psychologii w biznesie;
- coachingu. Sesje coachingowe to w ostatnich latach sposób działania chętnie wybierany przez wszystkich tych, którzy chcą poprawić pewność siebie.
Negocjacje w biznesie. Podsumowanie
Negocjacje w biznesie to aspekt, który jest czasem niedoceniany, ale w gruncie rzeczy pełni bardzo ważną rolę w zarządzaniu firmą. Tak jest od lat, a w XXI wieku nic się w tej kwestii nie zmieniło. Negocjacje nie powinny być jednak traktowane jako sposób na pokonanie rywala. Takie podejście raczej zmniejsza szanse na osiągnięcie sukcesu w długim okresie. Wręcz przeciwnie: celem negocjacji w biznesie jest poszukiwanie takich rozwiązań, które zadowolą wszystkie strony biorące w nich udział.
Jeśli doprowadzimy do takiej sytuacji, w której wszyscy są (względnie) zadowoleni z przyjętych ustaleń, znacznie zwiększa to szanse na sukces i udaną współpracę partnerów. Taki stan rzeczy oznacza, że negocjacje i kompromis to pojęcia, które w biznesie traktowane są właściwie jak synonimy. W ujęciu tym negocjacje są postrzegane jako naturalny sposób rozwoju firmy, która może zwiększyć swój udział w rynku.
- Etyka w biznesie – definicja. Podstawowe wartości i normy etyki biznesu, czyli jak wygląda uczciwe prowadzenie działalności
- Term sheet – konieczny przy inwestycji w venture capital. Po co podpisać term-sheet?
- Due Diligence – na czym polega i kiedy się przeprowadza tę analizę?
- Grywalizacja, czyli jak stworzyć zespół zwycięzców
- Mentoring biznesowy (coaching) – co to jest? Definicje mentoringu
