Chociaż nie każda firma posiada formalny proces zarządzania projektem, to w każdej organizacji projekty są realizowane. Sprawdziliśmy, czym dokładnie jest zarządzanie projektem i w jaki sposób powinno przebiegać. Zapraszamy do lektury!
Zarządzanie projektem to nic innego, jak przygotowanie i zrealizowanie planu, który pozwoli na osiągnięcie wcześniej założonego celu organizacyjnego. Chociaż procedura nie wydaje się skomplikowana, to powinna przebiegać w ściśle określony sposób, aby cechować się jak najwyższą skutecznością. Stworzyliśmy krótki poradnik na temat zarządzania projektem. Przeczytaj i zainspiruj się do działania!
Czym jest projekt?
Mianem projektu określa się tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie produktu lub usługi cechującej się unikatowością. Sam projekt również powinien być unikatowym działaniem w skali nie tylko całego przedsiębiorstwa, ale również rynku czy gospodarki. Dodatkowo projekt jest przedsięwzięciem tymczasowym, a więc posiada jasno sprecyzowany początek oraz koniec, a sama praca nad nim ulega stopniowemu doprecyzowywaniu – zdobywaniu informacji i wykorzystywaniu ich w praktyce projektowej.
Historia zarządzania projektami
Geneza procesu zarządzania projektami datowana jest na początek poprzedniego stulecia. Wówczas to połączono kilka rodzajów inżynierii, aby w ten sposób tworzyć unikatowe jak dotąd produkty i usługi. Należy jednak przyznać, że współcześnie wykorzystywane w zarządzaniu projektami narzędzia i techniki zaczęły pojawiać się dopiero w latach pięćdziesiątych poprzedniego stulecia. Wtedy zarządzanie projektami stało się odrębną, rozpoznawalną metodologią, którą najpowszechniej wykorzystywano w projektach inżynieryjnych.
Za datę przełomową uznaje się rok 1969, kiedy to powstał Project Management Institute (PMI). Szkolili się w nim kierownicy specjalizujący się w zarządzaniu projektami. Po zakończeniu nauki zdobywali oni certyfikaty potwierdzające ich kwalifikacje i kompetencje. W roku 1996 PMI opublikował pierwszą edycję ,,Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami”. Do dnia dzisiejszego wydanie jest na bieżąco aktualizowane i stanowi bardzo ważną pozycję literaturową dla teoretyków zarządzania projektami.
Kiedyś kierownicy projektów byli bardzo ważnymi personami w przedsiębiorstwach. Posiadali oni specjalistyczną wiedzę i umiejętność obsługiwania narzędzi służących do zarządzania projektami. Osoby te były niezbędnymi dla realizacji wszelkich projektów, które miały miejsce w firmach. Współczesne zarządzanie projektami wygląda zgoła inaczej. Co prawda cały czas szkoli się specjalistów od zarządzania projektami, ale ich obecność nie jest konieczna, aby skutecznie i efektywnie wprowadzać innowacyjne pomysły w przedsiębiorstwach. Dzieje się tak za sprawą wdrażania coraz to bardziej zaawansowanych systemów i oprogramowań służących zarządzaniu projektami.
Na czym polega zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektem jest procesem, podczas którego następuje celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz odpowiednie alokowanie przydzielonych na zrealizowanie projektu środków. Za zarządzanie projektem odpowiedzialny jest kierownik projektu, który w swojej pracy posługuje się odpowiednimi metodami i technikami przybliżającymi go do osiągnięcia założonych celów. Ważne jest, aby projekt został zakończony w odpowiednim terminie, a jego realizacja pochłonęła z góry określony budżet.
Środki niezbędne do zrealizowania projektu
Wśród środków niezbędnych do zrealizowania projektu wymienia się:
- zasoby ludzkie;
- zasoby finansowe;
- odpowiednie wyposażenie.
Umowa realizacji projektu
Zarządzanie projektem powinno odbywać się w zgodzie z oczekiwaniami, celami i potrzebami strony zlecającej. Najczęściej są one jasno określone w umowie i poruszają:
- przedmiot realizacji projektu;
- koszt realizacji projektu;
- czas realizacji projektu;
- zakres projektu;
- potrzeby i oczekiwania zleceniodawcy projektu;
- wymagania zdefiniowane i niezdefiniowane.
Fazy realizacji projektu
Fazy realizacji projektu zostały dokładnie określone w modelu cyklu zarządzania projektem. Wśród nich możemy wyróżnić:
- definiowanie projektu;
- planowanie projektu;
- realizowanie projektu;
- kontrolowanie projektu;
- zamknięcie projektu.
Definiowanie projektu
Pierwszą z faz realizacji projektu jest jego definiowanie. Na tym etapie opracowywana jest wstępna struktura zarządzania projektem, wybierany kierownik projektu oraz jego przyszli członkowie. Definiowanie to również proces ustalania systemu oceny wykonalności projektu, wstępne oszacowanie kosztów związanych z realizacją projektu, określenie wstępnego harmonogramu realizacji projektu oraz określenie: parametrów jakościowych, oczekiwanych wyników i misji projektu.
Planowanie projektu
Druga fazą realizacji projektu jest planowanie. W tym momencie zbierane są informacje niezbędne do prawidłowego wykonania projektu. Zakłada się, że prawidłowo przygotowany plan stanowi podstawę dla realizacji prac projektowych z sukcesem. Plan przybiera formę zbioru dokumentów określających:
- zakres projektu;
- harmonogram prac projektowych;
- budżet projektu.
Realizowanie projektu
Podczas realizowania projektu, a więc trzeciej fazy realizacji projektu najważniejszą kwestią jest skuteczne zarządzanie zespołem projektowym. Kierownik projektu powinien wypełniać cztery podstawowe funkcje:
- planowanie;
- organizowanie;
- kierowanie’
- motywowanie.
Kontrolowanie projektu
Przedostatnią fazą realizacji projektu jest jego kontrolowanie. Sprawowanie nadzoru nad poprawnością realizowanych działań stanowi klucz do sukcesu. Należy pamiętać, że do elementów kontroli nie należy jedynie nadzór, ale również motywowanie podwładnych.
Zamknięcie projektu
Ostatnią fazą realizacji projektu jest jego zamknięcie. Etapowi powinno towarzyszyć sporządzenie dokumentu zamykającego, który będzie zawierał zestaw następujących informacji:
- tytuł projektu;
- faktyczną datę zakończenia projektu;
- powód zamknięcia projektu;
- skutki realizacji projektu.
Najczęstszym powodem dla zamknięcia projektu jest pozytywne zrealizowanie wszelkich założonych prac projektowych. Pamiętaj, że każdy zakończony projekt, również ten zakończony niepowodzeniem, należy ocenić.
Jak ocenić zakończony projekt?
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, każdy zakończony projekt powinien zostać oceniony. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że nauka płynąca z realizacji każdego z projektów stanowi dla organizacji ogromny kapitał. Doświadczenia zgromadzone podczas realizacji projektu służą informacji w przyszłości.
Właściwie sporządzona ocena zrealizowanego projektu powinna zawierać zestaw elementów, takich jak:
- opis realizowanego projektu z uwzględnieniem podjętych działań;
- opis zrealizowanych i niezrealizowanych celów projektowych oraz ich ocenę przez beneficjenta projektu;
- wnikliwą analizę uzyskanych rezultatów i osiągniętych celów projektowych;
- zbiór uwag, ocen i refleksji zebranych podczas trwania projektu;
- rozliczenie projektu z uwzględnieniem efektywności ekonomicznej wszelkich podjętych działań;
- sugestie odnośnie obszaru pracy nad projektem;
- sugestie odnośnie obszarów pracy istotnych z punktu widzenia realizacji projektu, ale niezwiązanych bezpośrednio z pracą nad projektem.
Funkcje parametrów oceny projektu
Wśród podstawowych parametrów oceny projektu wymienia się:
- koszt;
- zakres;
- czas.
Wyżej wymienione parametry służą wypełnieniu czterech zasadniczych funkcji:
- funkcji orientacyjnej;
- funkcji selekcyjnej;
- funkcji koordynacyjnej;
- funkcji kontrolnej.
Funkcja orientacyjna służy wskazaniu realizatorom projektu możliwych kierunków działania. Funkcja selekcyjna pozwala wybrać działania cechującą się najwyższą optymalnością. Funkcja koordynacyjna umożliwia zdekomponowanie celu głównego na cząstkowe, aby w ten sposób móc koordynować poszczególne kroki realizacji projektu. Funkcja kontrolna polega na ustaleniu określonej wartości jednego lub większej ilości parametrów, które zgodnie z założeniami powinny zostać osiągnięte w przyjętym do analizy czasie trwania projektu. Dzięki realizowaniu funkcji kontrolnej możliwe jest określenie stadium zaawansowania projektu.
Podsumowując, zarządzanie projektem to proces planowania i kontrolowania działań zmierzających do osiągnięcia określonego z góry celu. Każdy realizowany projekt powinien przebiegać pod zarządem wykwalifikowanego kierownika, który będzie w stanie dokonać odpowiedniej alokacji posiadanych zasobów oraz późniejszej oceny ich wykorzystania.
- Wykres Gantta, czyli skuteczne planowanie projektu. Jak to zrobić?
- Interesariusz – kim jest? Rodzaje podmiotów, ich wpływ na przedsiębiorstwo
- Czym jest controlling i jak wpływa na zarządzanie przedsiębiorstwem?
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- Koncepcja lean management jako sposób na optymalizację działań w przedsiębiorstwie
