Wiele osób związanych z biznesem słyszało o controllingu. Nie każdy zna jednak dokładną definicję tego działania w firmie. Sprawdź, czym dokładnie jest controlling i jak odpowiednio wykorzystany może zwiększyć efektywność zarządzania finansami w firmie.
Celem każdego przedsiębiorstwa jest generowanie zysków poprzez optymalizację kosztów, a także efektywny system zarządzania finansami. Na to składa się zarówno planowanie, realizacja założonego budżetu, podejmowane decyzje w zakresie inwestycji, jak i poziom sprzedaży. Nieodzownym elementem w tym obszarze jest również controlling. Jego wprowadzenie przekłada się na większą rentowność organizacji, ułatwia sterowanie nią, a także usprawnia procesy decyzyjne. Na czym to polega?
Czym jest controlling? Poznaj definicję tego pojęcia
Controllingiem nazywa się dedykowany system zarządzania finansami w organizacji. W oparciu o ten system tworzone są tzw. centra odpowiedzialności, które odpowiadają za osiągnięcie założonego wyniku finansowego przy wykorzystaniu posiadanych zasobów, w tym kadry i technologii. Rolę centrów odpowiedzialności pełnią zazwyczaj różne działy w firmie, w tym m.in.: sprzedaż, marketing, zarząd, produkcja, obsługa klienta, magazyn, logistyka, administracja, czy też serwis. Celem controllingu jest przygotowanie jasno zdefiniowanego planu, a także koordynacja pracy poszczególnych uczestników całego procesu. Dzięki temu łatwiej realizować wyznaczone cele. Umożliwia to płynne i efektywne zarządzanie firmą. Jeżeli w całym procesie dojdzie do odchyleń, to rekomenduje się zastosowanie działań korygujących.
Jakie funkcje spełnia system controllingu?
Zgodnie z biznesową definicją controlling w przedsiębiorstwie spełnia cztery podstawowe funkcje. Zaliczane są do nich:
- planowanie;
- kontrolowanie;
- motywowanie;
- raportowanie KPI.
Wszystkie one są wzajemnie powiązane. Umiejętne wykorzystanie funkcji controllingu wpływa korzystnie na rozwój przedsiębiorstwa, pomaga w unikaniu tzw. wąskich gardeł, a także pozwala na skuteczniejszą realizację celów założonych w planowaniu strategicznym.
Planowanie
Controlling służy m.in. do wyznaczania celów przedsiębiorstwa. W związku z tym pełni funkcję planowania, zarówno w perspektywie krótkoterminowej, jak i długoterminowej. Na tym etapie ustalane są cele (także w postaci KPI) oraz podawane są informacje w zakresie funkcjonowania przedsiębiorstwa i wykonywania określonych zadań. Uwzględnia się m.in. alokację środków niezbędnych do realizacji założonych zamierzeń, czy też delegowanie zadań. Proces ten może być okazją dla kadry kierowniczej do podejmowania decyzji wspólnie z podwładnymi. Ci ostatni mogą ustalać indywidualne cele ilościowe w ramach planowania, a realizacja ich będzie dodatkową motywacją. Jeżeli jednak założone cele są niewykonalne i niemożliwa jest sprzedaż określonej liczby produktów lub wyświadczenia usług mimo podjęcia odpowiednich działań, to warto te cele skorygować. Dzięki temu motywacja pracowników nie spadnie.
Kontrolowanie
Niezwykle ważną funkcją zarządzania w ramach controllingu jest kontrola realizacji założonych celów oraz stanu faktycznego z zamierzeniami. W wielu sytuacjach może to okazać się punktem zwrotnym w firmie. Jeżeli kontrola wykazuje, że określone cele nie są realizowane i postęp nie jest satysfakcjonujący, to warto wówczas pomyśleć o modyfikacji swoich działań. Każdorazowo powinno to być skonsultowane z ośrodkami decyzyjnymi w organizacji. Ostatecznie to kadra kierownicza bierze odpowiedzialność za wyniki całego procesu i wypełnianie strategii przedsiębiorstwa. To na etapie kontroli najczęściej obserwuje się ewentualne odchylenia i wprowadza korekty. Do tego niezbędne jest regularne monitorowanie sytuacji.
Motywowanie
Niezwykle ważną funkcją działania controllingu jest motywowanie. Może mieć zarówno charakter jednostkowy, jak i grupowy. Sprawny system motywacji zwiększa efektywność pracowników i sprawia, że dają z siebie jeszcze więcej. Efektywniejsza praca przekłada się na wzrost przychodu, a także pozwala na skuteczniejszą realizację założeń. Wpływ na skuteczność tej funkcji controllingu mają m.in.: system budżetowania pracy, system pomiarów efektywności, styl zarządzania organizacją, atmosfera w pracy. Motywowanie może mieć wymiar ekonomiczny i niepieniężny.
Raportowanie KPI
Funkcje i zadania controllingu to także raportowanie KPI. Dostarcza to kluczowych informacji w zakresie efektywności realizacji zadań. Na tym etapie można sprawdzić, czy wynik pokrywa się z założeniami przygotowanych wcześniej planów. Jeżeli tak nie jest, to możliwa jest rezygnacja z podejmowania działań w danym obszarze i przeniesienie środka ciężkości działania firmy w zupełnie inny obszar. Podjęcie decyzji w tym zakresie należy do właścicieli firmy lub zarządu, jednak brak realizacji KPI może być sygnałem ostrzegawczym.
Controlling w firmie i jego zadania
Wprowadzenie controllingu do systemu zarządzania firmą przynosi określone korzyści. Podstawowe zadania tego modelu to:
- wsparcie w realizacji celów przedsiębiorstwa w perspektywie krótkoterminowej i długoterminowej;
- eliminowanie ewentualnych błędów i ryzyka przypadkowych zdarzeń;
- eksponowanie wartości przedsiębiorstwa;
- planowanie przyszłości;
- eliminowanie ryzyka zakłóceń w procesie realizacji założeń;
- budowanie systemu ostrzegania przed zagrożeniami dla przedsiębiorstwa.
Jakie mogą być cele stawiane przed władze firmy?
Cele danej firmy mogą różnić się w zależności od jej sytuacji rynkowej. Do podstawowych z nich należą:
- wzrost przychodów;
- maksymalizacja zysku;
- poprawa rentowności kapitału własnego, kapitału zainwestowanego i sprzedaży;
- optymalizacja kosztów prowadzenia biznesu;
- wzrost udziału w rynku;
- rozwój przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach.
Jak wyglądają wdrożenie i zasady controllingu?
Wdrożenie controllingu jest złożonym procesem, który powinien być wdrażany bardzo starannie. Od jakości jego wdrożenia zależy skuteczność działania organizacji. Wiąże się to z przestrzeganiem kluczowych zasad. Bez nich nie będzie możliwa realizacja celów, budżetu, oraz założeń dotyczących przepływu informacji wewnątrz firmy, a także komunikacji zewnętrznej z klientami. Zasady wdrażania i koordynacji controllingu zazwyczaj związane są z pięcioma podstawowymi kwestiami:
- cele – odpowiedzialność personalna za realizację celów i założeń dla danego działu i procesu;
- rynek – weryfikacja rentowności wybranych rynków oraz skupienie się na tym, aby ją zmaksymalizować, wyznaczanie najkorzystniejszych kanałów dystrybucji i monitorowanie zmieniających się trendów;
- przyszłość – patrzenie nie tylko na to, co tu i teraz, ale także dążenie do zwiększenia wartości firmy w perspektywie długoterminowej;
- klient – weryfikacja kosztów pozyskania klienta na różnym etapie jego kontaktu z firmą, w tym m.in. koszty: marketingu, obsługi klienta, logistyki, działań posprzedażowych, utrzymania klienta, pozyskania nowego klienta itp.;
- wąskie gardła – obszary w działalności firmy, w których mogą pojawiać się ewentualne problemy, celem controllingu jest ich wyeliminowanie.
Skuteczne wdrożenie pozwala na zwiększenie efektywności codziennej pracy członków organizacji, co przekłada się na rozwój i minimalizowanie ewentualnych ryzyk. W tym zakresie controlling pełni niezwykle ważną funkcję w kontekście zarządzania. Zapewnia płynność finansową organizacji, a także skupienie się na najważniejszych obszarach jej funkcjonowania. Obecnie instytucja controllingu stosowana jest i przetwarzana przez doświadczonych i świadomych menedżerów. Przy tego typu zespole działań rekomenduje się wdrożenie takich narzędzi jak m.in.: próg rentowności, rachunek kosztów, budżetowanie i metody kalkulacji kosztów.
- Zarządzanie projektem i zadaniami członków zespołu – praktyczny poradnik
- Audyt wewnętrzny – definicja, funkcje w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem
- Czym dokładnie jest kultura organizacji? Sprawdź, jakie znaczenie ma kultura organizacyjna firmy
- Koncepcja lean management jako sposób na optymalizację działań w przedsiębiorstwie
- Wskaźnik KPI – czym są Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności? Poznaj definicję
