Jeżeli planujesz pracę w firmie, której działanie opiera się na projektach, musisz wiedzieć, że planowanie odgrywa wówczas bardzo ważną rolę. Jednym z narzędzi do zarządzania projektami jest tzw. wykres Gantta. Przeczytaj tekst, by poznać więcej informacji na ten temat.
Przez projekt rozumie się ciąg zaplanowanych, związanych ze sobą działań, które mają doprowadzić dany podmiot do osiągnięcia określonego celu (targetu). Cele te mogą być bardzo różne: stworzenie systemu IT, zbudowanie obiektu przemysłowego czy uruchomienie nowej placówki sklepu detalicznego. Aby możliwe było ukończenie projektu zgodnie z wymogami postawionymi przez inwestora, korzysta się m.in. z zasobów ludzkich (wiedza, doświadczenie, zaangażowanie) oraz finansowych (kapitał przeznaczony na realizację projektu). Im bardziej złożony projekt, tym większa staje się rola narzędzi zarządzania. Jednym z nich jest tzw. wykres Gantta.
Sporządzanie harmonogramu projektu w praktyce. O czym trzeba pamiętać podczas tworzenia wykresu Gantta?
Procedura tworzenia harmonogramu Gantta może wyglądać różnie w zależności metodyki przyjętej w firmie oraz specyfiki danego projektu. Generalnie jednak trzeba pamiętać o takich działaniach, jak:
- rozłożenie całego projektu na zadania szczegółowe;
- określenie przewidywanego czasu trwania dla całego projektu oraz zadań;
- wskazanie, jakie są relacje, czyli zależności między zadaniami.
Zadania ogólne i szczegółowe
Jednym z pierwszych działań, jakie należy wykonać podczas przygotowywania planu projektu, jest podział zadań na ogólne i szczegółowe. Część ogólna ma wskazywać, jakie są generalne założenia twojego projektu. Zadaniem ogólnym może być na przykład kontraktacja dostaw materiałów i urządzeń. Aby jednak pracownicy mogli w większym stopniu zaangażować się w wykonywane zadania, konieczne jest rozbicie części ogólnej na mniejsze zadania.
Dobrym rozwiązaniem jest np. podział na:
- prace kontraktowe z poszczególnymi dostawcami;
- podpisywanie umów;
- organizację dostaw towarów.
Podział zadań na bardziej szczegółowe czynności jest bardzo ważny z punktu widzenia zarządzania zespołem. Dzięki temu można szybko przydzielić pojedyncze czynności do realizacji przez różnych pracowników oraz monitorować postęp.
Ustalenie czasu trwania
Kolejnym z ważnych elementów jest określenie czasu trwania (z ang. duration) niezbędnego do realizacji poszczególnych etapów projektu. Aby to zrobić, należy wskazać terminy rozpoczęcia i zakończenia prac. Oprócz tego trzeba określić jednostki czasu – mogą być to na przykład dni lub godziny.
To jeszcze nie wszystko – konieczne jest także ustalenie kalendarza. Zasadniczo przyjmuje się tryb pracy w układzie osiem godzin pracy dziennie, pięć dni pracy w tygodniu. Niektóre sektory rządzą się jednak swoimi prawami. Należy do nich na przykład branża budowlana, w której nierzadko pracuje się po dziesięć lub dwanaście godzin dziennie, a czasem także w soboty. Profesjonalny wykres Gantta powinien uwzględniać takie aspekty.
Podczas określania czasu realizacji zadań warto mieć na uwadze możliwe opóźnienia. Jeżeli chcesz zatem uniknąć sytuacji, w której termin wykonania prac zostanie przekroczony, zrób wszystko, by przygotowany przez ciebie wykres Gantta uwzględniał zapas czasu.
Co ciekawe, nie wszystkie zadania wchodzące w skład harmonogramu muszą mieć określony czas, który trwa X jednostek dni czy godzin. Istotną rolę mają także tzw. kamienie milowe (z ang. milestones).
Kamienie milowe to ważne zadanie w harmonogramie. Są to punkty na osi czasu projektu, które wskazują etapy istotne dla całego przedsięwzięcia. Kamienie milowe pokazują postępy prac na projekcie. Przykładowe wydarzenia, które mogą znaleźć się na osi czasu jako milestony:
- uzyskanie pozwolenia (kamieniem milowym jest samo otrzymanie pozytywnej decyzji, nie zaś prace przygotowawcze czy opracowanie dokumentacji do wniosku);
- podpisanie umowy.
Zależności pomiędzy zadaniami
Projekt to zbiór czynności do wykonywania, które – kolejno realizowane – umożliwiają osiągnięcie założonego celu. Praktyka pokazuje jednak, że sekwencja, w której zadania następują kolejno po sobie, zdarza się dość rzadko. W rzeczywistości czynności w projekcie wykonywane są często jednocześnie; trzeba też uwzględniać, że np. X nie może rozpocząć się wcześniej niż Y dni po zakończeniu Z.
Na szczęście oprogramowanie komputerowe do tworzenia wykresów zapewnia tworzenie relacji. Oto przykładowe zależności, które można wybrać podczas planowania projektu:
- FS (ang. finish to start) – jest to podstawowa zależność, która oznacza, że po zakończeniu X planuje się działanie Y;
- SS (ang. start to start) – oznacza to zadania wykonywane równoległe, przy czym X może rozpocząć się wówczas, gdy zaczyna się prace nad Y;
- FF (ang. finish to finish) – jest to relacja, w której X można zakończyć dopiero wtedy, gdy wykona się Y;
- SF (ang. start to finish) – zależność, która mówi, że zadania X nie można zrealizować, jeżeli nie skończyło się jeszcze prac związanych z Y.
Systemy to planowania projektów pozwalają także na uszczegółowienie relacji. Można na przykład określić, że w relacji typu SS X rozpocznie się 3 dni po rozpoczęciu Y.
Jest to bardzo przydatna opcja. Pozwala ona uwzględnić takie aspekty, jak np. uzależnienie rozpoczęcia danej pracy od otrzymania pozwolenia na budowę czy oparcie czasu dostawy zamówionych towarów o moment podpisania listu intencyjnego.
Wykres Gantta – wizualizacja danych z użyciem programów komputerowych
Przygotowanie wykresu Gantta to zadanie, które zabiera dużo czasu. Oczywiście w XXI wieku nie robi się tego ręcznie. Dużym ułatwieniem w tej kwestii są takie systemy jak na przykład MS Project, czyli część pakietu MS Office, która pozwala na przedstawienie harmonogramu w czytelnej formie. Tego typu rozwiązania pozwalają zobrazować plan projektu. Możliwe jest stosowanie różnych oznaczeń, w tym na przykład innego koloru dla zadań, które są krytyczne dla projektu lub zostały powierzone pracownikom z firm zewnętrznych. Możliwe jest formatowanie zarówno części tekstowej, jak i samego wykresu Gantta.
Bardziej zaawansowane programy pozwalają również na przypisywanie ludzi, materiałów lub kapitału do poszczególnych zadań. Dzięki temu możliwe jest tworzenie raportów na temat poziomu wykorzystanych zasobów.
Przygotowanie diagramu Gantta – jakie błędy łatwo popełnić?
Jak już wiesz, komputerowe narzędzia do tworzenia wykresów Gantta umożliwiają pełną wizualizację i znacznie skracają czas tworzenia planów. Taki stan rzeczy nie zmienia faktu, że wciąż można popełnić wiele pomyłek podczas pracy nad harmonogramem.
Oto niektóre spośród błędów, które zdarza się popełniać szczególnie osobom z niewielkim doświadczeniem w zarządzaniu projektami:
- zbyt duży nacisk na detale – plan projektu z wykresem Gantta to przede wszystkim dokument informacyjny. Z drugiej jednak strony powinien być on głównie formą wizualnego przedstawienia projektu. Nadmiar komentarzy, informacje techniczne itp. to elementy, które mogą zaburzyć czytelność planu. Harmonogram to dokument, który jest przedstawiany nie tylko pracownikom, ale także inwestorom. Trzeba mieć to na uwadze podczas pracy nad projektem;
- tworzenie licznych wariantów. Oczywiście, stworzenie kilku wariantów projektu jest możliwe, a nawet zalecane. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie harmonogramu w wersji optymistycznej oraz pesymistycznej. Dzięki temu będziemy w stanie przewidzieć wpływ (impact) różnych zdarzeń na powodzenie projektu. Z drugiej jednak strony wielowariantowość może utrudnić skupienie się na tym, co jest ważne w projekcie – zarządzaniu codziennymi zadaniami.
Wykres Gantta to narzędzie, które w przejrzysty sposób przedstawia, jak kształtuje się sytuacja na projekcie. Jest to dokument ważny z punktu widzenia szeregowych pracowników, ale także menedżerów, inwestora czy podmiotów finansujących (banki itp.). Harmonogram projektu z wykresem Gantta pozwala szybko ocenić szanse i zagrożenia dla projektu, aczkolwiek sukces wymaga także takich atutów jak np. doświadczenie, zgodna współpraca między członkami zespołu oraz dobra motywacja.
- Zarządzanie projektem i zadaniami członków zespołu – praktyczny poradnik
- Harmonogram pracy – jak ułożyć grafik pracy zmianowej?
- Interesariusz – kim jest? Rodzaje podmiotów, ich wpływ na przedsiębiorstwo
- Organizacja pracy – zobacz, czym jest i jak powinna się odbywać!
- Backlog – czym jest i jakie jego rodzaje wyróżniamy? Podstawowe informacje