Firmy w konkurencyjnej gospodarce stale poszukują sposobów na wzrost efektywności działania. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest lean management. Jaka jest istota tego systemu zarządzania i gdzie można wdrożyć ten system zarządzania?
Posiadanie dużych zasobów rzeczowych czy finansowych może nie wystarczyć do osiągnięcia sukcesu w dynamicznej, gospodarce na wolnym rynku. Oprócz tego niezbędne jest także efektywne zarządzanie. Sprawne kierowanie przedsiębiorstwem jest konieczne do tego, by móc z powodzeniem konkurować na rynku. Taki stan rzeczy sprawia, że przedsiębiorcy stale poszukują sposobów na skrócenie czasu wytwarzania wyrobów przy utrzymaniu jakości produktów. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest metoda lean management.
Czym jest koncepcja lean management? Podstawowe informacje na temat szczupłego zarządzania
W literaturze przedmiotu (książki z zakresu nauk o zarządzaniu czy ekonomii) można znaleźć wiele definicji dotyczących lean management (z ang. szczupłe zarządzanie). Co do zasady są one zgodne i podkreślają, że lean management to zbiór takich działań, które prowadzą do wzrostu sprawności działania firmy. Szczupłe zarządzanie może dotyczyć takich aspektów jak np. procesy produkcyjne, styl zarządzania czy struktura majątku. Pojęcie lean management zostało użyte po raz pierwszy w pracy stworzonej przez: D. Roosa. J. P. Womacka i D. T. Jonesa.
Stały rozwój
Koncepcja lean management zakłada systematyczny rozwój organizacji. Jest to cecha, która odróżnia szczupłe zarządzanie od innych metodologii. Istotą idei jest stałe doskonalenie procesów w firmie jako sposób na zwiększenie efektywności działań. Jak można to zrobić? Zdaniem praktyków zarządzania kluczowe w takiej sytuacji jest zaangażowanie wszystkich pracowników.
Zgodnie z metodą lean management należy konsultować się nie tylko z menedżerami, ale także pracownikami operacyjnymi. Jest to ważne, ponieważ to właśnie osoby zatrudnione na szeregowych stanowiskach mają wiedzę na temat tego, jak wygląda praca na co dzień. Dzięki temu są one w stanie wskazać najważniejsze problemy w procesie produkcji lub obiegu dokumentacji. Ponieważ definicja lean management zakłada stały rozwój, zasięgnięcie opinii pracowników nie powinno mieć jednorazowego charakteru. Dobrą praktyką jest pozostawienie w widocznym miejscu skrzynki, w której pracownicy mogą umieszczać sugestie dotyczące usprawnienia pracy.
Aby możliwe było stałe rozwijanie organizacji, konieczne jest odpowiednie podejście do zatrudnionej kadry. Taki stan rzeczy wynika stąd, iż pracownicy często podchodzą sceptycznie do wszelkich zmian. Mogą oni traktować je jako:
- zbędne nowinki, które nie sprawdzą się w codziennej pracy,
- zagrożenie — ich zdaniem wzrost efektywności może prowadzić do redukcji etatów.
Nie powinien zatem nikogo dziwić fakt, że kadra jest często wroga wobec lean management i nie chce wspierać nowych pomysłów. To właśnie dlatego należy wyjaśnić, na czym polega szczupłe zarządzanie, niwelując w ten sposób lęk przed zmianami.
Geneza lean management — Toyota Production System
Powszechnie za pierwowzór lean management uznaje się tzw. TPS, (jest to skrót od terminu: Toyota Production System). System produkcyjny Toyoty miał na celu wykrycie marnotrawstwa na poszczególnych etapach wytwarzania i obróbki części do samochodów. Założeniem TPS było wdrożenie takiego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, który usprawni każdy obszar zarządzania produkcją. Bez tego, zdaniem twórców, niemożliwe jest stworzenie wartości dla klienta w taki sposób, by móc wyróżnić się spośród rynkowej konkurencji.
O słuszności podejścia znanego jako TPS dobrze świadczy fakt, że ten system — oczywiście, z pewnymi zmianami — został zaadaptowany przez firmy z różnych regionów świata. Z koncepcji zarządzania przeznaczonej głównie dla branży samochodowej korzystają obecnie firmy usługowe, produkcyjne i rolnicze. TPS cieszy się uznaniem wszędzie tam, gdzie kadra kierownicza pragnie zwiększyć produktywność procesów w firmie.
Filozofia lean management, czyli walka z marnotrawstwem
Jednym z motywów przewodnich koncepcji lean management jest eliminacja marnotrawstwa. Jest ono określane terminem z języka japońskiego: muda, które odnosi się do wszelkich procesów nieprzynoszących firmie żadnej wartości dodanej. Marnotrawstwo w świetle szczupłego zarządzania może przejawiać się na różne sposoby. Jednym z nich jest nadprodukcja, czyli wytwarzanie wyrobów w ilości przekraczającej potrzeby zgłaszane w danym momencie przez rynek. Nadprodukcja to problem, który prowadzi m.in. do wzrostu kosztów utrzymania zapasów (może być to np. wyższy czynsz za najem hali magazynowej czy większe zużycie energii elektrycznej).
Innym z przejawów marnotrawstwa jest zbędne przetwarzanie. Dotyczy to m.in. pracowników w działach administracyjnych i finansowych, którzy kilkukrotnie przetwarzają dany dokument (może być tak np. wtedy, gdy dokumenty rozliczeniowe za delegacje służbowe są sprawdzane i przetwarzane zarówno przez kadrowców, jak i księgowych).
Marnotrawstwem w lean management może być także sytuacja, w której pracownicy bezczynnie oczekują na pracę w sytuacji, gdy doszło do opóźnień lub awarii na wcześniejszym etapie produkcji.
Jeśli chodzi o problem muda, to wskazuje się często również na nadmierny ruch. Może to dotyczyć np. sytuacji, w której materiały nie są dostarczane bezpośrednio na stanowisko operatora, lecz np. do miejsca oddalonego o kilkadziesiąt metrów. Operator musi wówczas tracić czas na przeniesienie materiału na miejsce robocze.
Metodologia lean management — krytyka
Idea szczupłego zarządzania jest powszechnie określana jako przykład działania, które zwiększa efektywność działania firmy. Takie podejście jest prawdziwe, a odpowiednie wykorzystanie lean management pozwala na optymalizację działalności przedsiębiorstwa. Z drugiej jednak strony opisywane podejście jest również częstym obiektem krytyki.
Przeciwnicy twierdzą, że lean management jest dobrym rozwiązaniem wyłącznie z punktu widzenia kadry zarządzającej.
Ich zdaniem szczupłe zarządzanie prowadzi do skupienia się na miernikach finansowych, przy systematycznym zwiększaniu ludzkiego wysiłku. Zgodnie z tym stanowiskiem lean management, które skupia się na racjonalnym wykorzystaniu środków i zasobów przedsiębiorstwa, to działanie szkodliwe dla pracowników. Pozwala ono wprawdzie na redukcję kosztów, z drugiej jednak strony przyczynia się do odhumanizowania kadry, która zaczyna być traktowana jak trybik w maszynie.
Czasem można spotkać się z opinią, zgodnie z którą stosowanie się do zasad lean management wystarczy, by móc osiągnąć sukces biznesowy. Niestety, takie stwierdzenie nie jest do końca prawdziwe. Konkurencyjność firmy to stan, którego osiągnięcie wymaga odpowiednich decyzji na różnych płaszczyznach. wdrożenie lean management to ważne, ale nie jedyne działanie. Oprócz tego konieczne jest jeszcze zadbanie o skuteczny marketing czy rozwijanie kapitału intelektualnego poprzez szkolenia zawodowe dla kadry.
- Metoda lean startup
- Zarządzanie projektem i zadaniami członków zespołu – praktyczny poradnik
- Czym jest controlling i jak wpływa na zarządzanie przedsiębiorstwem?
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- Employer branding – jak pracodawca może zbudować swój wizerunek?
Zobacz również:
