Właściwie dobrana struktura organizacyjna przedsiębiorstwa stanowi gwarancję sprawnego zarządzania i skutecznego działania, co bezpośrednio przekłada się na osiągane zyski. Sprawdziliśmy, co dokładnie kryje się pod pojęciem struktury organizacyjnej!
Model organizacyjny powinien być dobierany w sposób indywidualny. Nie ma bowiem jednej struktury i schematu działania, które byłyby skuteczne dla każdego przedsiębiorstwa. Wszyscy przedsiębiorcy powinni mieć jednak świadomość odpowiedzialności, jaka na nich ciąży. W ich rękach leży bowiem nie tylko los firmy, ale również zatrudnionych w niej pracowników. Z tego względu warto dołożyć wszelkich starań, aby zbudować właściwą i skuteczną strukturę organizacyjną pozwalającą na sprawną komunikację i rzetelne wykonywanie powierzonych obowiązków.
Czym jest struktura organizacyjna firmy? Definicja
Mianem struktury organizacyjnej określa się ogół zależności między pracownikami, hierarchicznych i funkcjonalnych, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy, działami, komórkami organizacyjnymi oraz jednostkami wyższego stopnia w przedsiębiorstwie. Podstawową funkcją struktur organizacyjnych jest niesienie pomocy przy formalnym rozdzielaniu zadań i upoważnień pomiędzy pracownikami. Dobrze dobrana i sprawnie funkcjonująca struktura organizacyjna zapewnia sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami oraz umożliwia cedowanie i respektowanie odpowiedzialności za realizację poszczególnych prac.
Elementy niezbędne dla zbudowania struktury organizacyjne
Każda struktura organizacyjna powinna cechować się występowaniem trzech podstawowych elementów:
- schematu organizacyjnego;
- regulaminu organizacyjnego;
- opisu stanowisk pracy.
Mianem schematu organizacyjnego w firmie określa się model stworzonej struktury organizacyjnej, przedstawiony w czytelny, graficzny sposób.
Regulaminem organizacyjnym nazywa się dokument, którego zadaniem jest regulowanie zasad funkcjonowania i hierarchii poszczególnych stanowisk pracy w przedsiębiorstwie.
Każde stanowisko pracy powinno zostać wyposażone w szczegółowy opis, który zawierałby wytyczne dla poszczególnych pracowników odnośnie zakresu ich obowiązków, odpowiedzialności i kompetencji.
Jedynie właściwe sformułowanie przedstawionych powyżej elementów stanowi gwarancję dobrze zaplanowanej i zorganizowanej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, która z kolei umożliwia osiąganie lepszych wyników, szczególnie w średnich i dużych organizacjach.
Najczęściej stosowane typy struktur organizacyjnych
Najpopularniejsze rodzaje stosowanych struktur organizacyjnych rozróżnia się na podstawie uwzględniającej kilka zasadniczych kryteriów. Warto jednak pamiętać, że każda organizacja powinna wypracować swoją własną strukturę organizacyjną, która będzie wiązała się najwyższym poziomem efektywności działania. Stosowane w praktyce struktury muszą być dostosowane do członków organizacji i jej działania, i rzadko są wiernym odzwierciedleniem struktur modelowych, które prezentujemy poniżej.
Rozróżnienie struktur organizacyjnym z uwzględnieniem rozpiętości i zasięgu kierowania
Podstawowym kryterium podziału struktur organizacyjnych jest rozpiętość oraz zasięg kierowania. Pod pojęciem rozpiętości kierowania rozumie się ilość pracowników, którzy podlegają bezpośrednio rządom jednego kierownika. Zasięgiem kierowania nazywa się liczbę osób zatrudnionych, które są zależne pośrednio od danego menadżera. W ten sposób daje się wyróżnić:
- strukturę organizacyjną płaską – w tym przypadku występuje mało kierowników, a każdy z nich posiada dużą rozpiętość odpowiedzialności; wybór takiego modelu pozwala na szybką reakcję na zachodzące w organizacji i jej otoczeniu zmiany i zmniejszenie kosztów zatrudnienia menadżerów; ta struktura organizacji charakteryzuje się wadą w postaci trudności ze sprawowaniem nadzoru i kontroli nad dużymi grupami pracowników;
- strukturę organizacyjną smukłą – cechą charakterystyczną dla tej struktury jest duża liczba szczebli zarządzania, co umożliwia bezpośrednie oddziaływanie kierowników na podlegających im pracowników oraz szybkie podejmowanie decyzji, ale jednocześnie zmniejsza elastyczność przedsiębiorstwa w stosunku do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych.
Klasyczny podział struktur organizacyjnych
Klasyczny podział struktur organizacyjnych nakazuje wskazanie trzech podstawowych modeli:
- struktury liniowej;
- struktury funkcjonalnej;
- struktury liniowo-sztabowej.
Najprostszym rodzajem struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa jest struktura liniowa. Cechuje się ona jasnym ustaleniem podziału obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników. Zaletą wyboru takiego modelu jest możliwość podejmowania szybkich decyzji oraz łatwość kierowania zespołem. Wadą jest rozbudowana hierarchia zarządzania oraz niska elastyczność w stosunku do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych.
W strukturze funkcjonalnej każdy z pracowników może podlegać więcej niż jednemu przełożonemu tego samego szczebla. Dzieje się tak, ponieważ funkcje kierownicze w przedsiębiorstwie są silnie wyspecjalizowane, co wiąże się z wysoką fachowością menedżerów. Dodatkowe zalety tych powiązań to: wysoka elastyczność działania i krótkie drogi przepływu informacji. Wadą struktur funkcjonalnych mogą być trudności w rozgraniczeniu odpowiedzialności poszczególnych kierowników, ryzyko sporów kompetencyjnych oraz sprzeczność zadań zlecanych jednemu pracownikowi przez różnych menadżerów.
W strukturze liniowo-sztabowej funkcjonują komórki sztabowe, a więc zespoły ekspertów w danej dziedzinie. Wspomagają one pracę poszczególnych działów organizacji. W ten sposób udaje się zachować kierownictwo jednoosobowe wspierane przez fachowe doradztwo ze strony ekspertów. Menadżerowie odciążeni są od silnie czasochłonnych zadań oraz mają możliwość cedowania przypadającej im odpowiedzialności na swoich doradców. Wadą zastosowania takiej struktury jest możliwość zatrudnienia menadżerów cechujących się niewłaściwą postawą bezkrytycznego przyjmowania lub odrzucania rad specjalistów oraz wysoki koszt pracy wysoko wykwalifikowanych specjalistów.
Jak wybrać właściwą strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa?
Wybór odpowiedniej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa nie należy do najłatwiejszych. Z pewnością powinien on zostać poprzedzony wnikliwą analizą dotychczasowego funkcjonowania firmy, założonych przez nią celów strategicznych, taktycznych i operacyjnych. Kolejno należałoby określić podstawowy szkielet funkcjonowania poszczególnych stanowisk pracy. Ostatnim krokiem jest stworzenie optymalnej struktury organizacyjnej. Warto podkreślić, że dobiera się ją w sposób indywidulany i nie musi być ona czystym odzwierciedleniem podręcznikowych modeli funkcjonowania przedsiębiorstw.
Podsumowując, nie istnieje jedna, optymalna struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, która stanowiłaby remedium na wszelkie problemy organizacyjne, z którymi mogą borykać się firmy. Bezpieczeństwo, rozwój i sprawne funkcjonowanie może zapewnić jedynie indywidualnie podjęty wybór, poprzedzony wnikliwą analizą obecnej sytuacji i pożądanych kierunków zmian.
- Czym dokładnie jest kultura organizacji? Sprawdź, jakie znaczenie ma kultura organizacyjna firmy
- Duże przedsiębiorstwo – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć
- Organizacja pracy – zobacz, czym jest i jak powinna się odbywać!
- Business Model Canvas – najpopularniejszy szablon modelu biznesowego
- Spółka komandytowa – wady i zalety. Kwestia podatku CIT, roli wspólników i zapisów Kodeksu spółek handlowych