Niszczenie dokumentów, RODO i związane z tym kwestie to delikatny proces. Dowiedz się, w jaki sposób właściwie dokonać zniszczenia różnych materiałów zawierających dane osobowe. Poznaj najważniejsze zasady dotyczące zniszczenia dokumentów w formie papierowej.
Faktury, rachunki, umowy i wiele, wiele innych. W każdej firmie czy przedsiębiorstwie przewija się wiele różnorodnych dokumentów. Zawierają one niemało wrażliwych danych, w tym przede wszystkim danych osobowych. Tu pojawia się problem – w jaki sposób właściwie pozbyć się tych materiałów? Sprawdź, jak przedstawia się niszczenie dokumentów. RODO ma w tym kontekście znaczenie. Dowiedz się, co zrobić, by poprawnie przeprowadzić ten proces.
Niszczenie dokumentów. RODO i podstawowe zasady
Podstawowa kwestia, o której należy wspomnieć, to fakt, że dokumentów zawierających dane osobowe nie wystarczy jedynie wyrzucić do śmieci. Trzeba je wyeliminować i dokonać pełnej utylizacji dokumentów. Koniecznie. Likwidacja dokumentów to w istocie jedna z części przetwarzania danych, metoda ochrony danych osobowych zgodnie z RODO. Co więcej, zwykłe wyrzucenie do śmieci tego typu dokumentów stanowi w istocie naruszenie przepisów. Jako takie może zaś być obwarowane odpowiednią karą finansową. Pamiętaj tym samym – dokumentów nie wyrzucaj, lecz likwiduj.
Zgodnie z zapisami rozporządzeń opisujących przepisy związane z powierzeniem danych osobom trzecim dokumenty zgodnie z prawem powinny zostać poddane permanentnemu niszczeniu danych. Jeżeli dysponujesz dużą liczbą dokumentów i akt zawierających dane osobowe pracownika, możesz na mocy stosownej umowy zlecić utylizację dokumentów także firmie zewnętrznej. Wtedy będziesz mieć pewność, że proces likwidacji dokumentów z danymi został poprowadzony sprawnie i z zachowaniem dbałości o reguły, w tym certyfikat DIN 66399 określający zasady utylizacji papieru.
Niszczenie dokumentów. RODO i skuteczne sposoby
Jak tym samym w sposób właściwy pozbyć się omawianych dokumentów? Jak należy je zniszczyć? Należy pamiętać o tym, że dokumenty muszą zostać poddane utylizacji w taki sposób, by nie można było już odczytać z nich żadnych danych. Zwykłe porwanie materiałów może być tym samym niewystarczające.
Jak tym samym właściwie dokonać utylizacji? Idealnym rozwiązaniem jest niszczarka do dokumentów. Urządzenie to sprawia, że wszelkie materiały zostają bardzo dokładnie rozdrobnione. Odczytanie danych dzięki temu staje się prawie niemożliwe. Taka maszyna to rzecz jasna stosowny wydatek. Warto go jednak ponieść, aby niszczenie dokumentów odbywało się skutecznie. I co istotne, z zachowaniem wszelkich procedur.
Niewłaściwe praktyki – czego nie robić
Jeżeli myślisz o paleniu dokumentów, zapomnij o tym pomyśle. Niszczenie dokumentów musi odbywać się w sposób ekologiczny. Poszanowanie procedur oraz poszanowanie prywatności pracowników to podstawa. Pamiętaj, że twoi pracownicy w określonych przypadkach mogą uznać, że proces niszczenia dokumentów nie został przeprowadzony należycie. Mogą nawet wnieść skargę. By temu zapobiec, niszczenie materiałów prowadź z należytą starannością. Dokładnie i skutecznie. Jeżeli sam masz z tym problem, możesz skorzystać z usług firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Jednak faktem jest, że niszczarka powinna zapewnić powodzenie opisywanego procesu.
Podsumowanie
Jak widzisz, niszczenie dokumentów, RODO i pamiętanie o odpowiednich zasadach to przede wszystkim kwestia dokładności. Nie pomijaj żadnych szczegółów i podchodź do tej sprawy poważnie, a wszystko będzie dobrze. Zasada jest prosta – wszelkie wrażliwe dane muszą zostać trwale usunięte. Niezależnie od tego, czy prowadzisz ten proces jako administrator danych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany.
- Weksel in blanco – jak go wypisać i czym różni się od zwykłego weksla? Poznaj prawo wekslowe
- B2B – na czym polega ten model? Wszystko, co warto o nim wiedzieć!
- Czym jest ryzyko zawodowe na stanowisku pracy? Jakie środki profilaktyczne służą jego zmniejszeniu? Ocena ryzyka zawodowego
- Zaświadczenia o zarobkach – komu potrzebny jest ten dokument? Kiedy wystawia się zaświadczenie o dochodach?
- Czym jest opinia o pracowniku? Jak pracodawca może napisać pozytywną opinię? Czym różni się od referencji?