Organizacja obiegów dokumentów to jedno z największych wyzwań, przed jakimi stają współczesne firmy. Ich właściwe zaplanowanie i wdrożenie gwarantuje sprawniejszą i bardziej ukierunkowaną na realizację celów biznesowych pracę, pozwala zaoszczędzić czas oraz zmniejszyć do minimum ryzyko wystąpienia kosztownych błędów. Współczesne firmy, zdając sobie sprawę z tego, jak istotne są to kwestie, chętnie korzystają ze wsparcia nowoczesnych rozwiązań informatycznych, stworzonych specjalnie w celu ułatwiania im codziennej pracy z dokumentacją i organizowaniem jej obiegów.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – dlaczego warto go wdrożyć?
Jeszcze kilkanaście lat temu firmy były skazane wyłącznie na pracę z dokumentacją papierową. Niestety, nie było to rozwiązanie wolne od wad, a właściwa organizacja pracy wymagała sporo czasu, poświęcenia oraz dużej dozy skupienia. Pomimo najlepszych starań, błędy pojawiały się praktycznie codziennie – pracownicy mogli bowiem zupełnie nieumyślnie zgubić ważne dokumenty, przekazać je nieodpowiedniej osobie, a nawet przypadkowo zniszczyć. Sama praca z dokumentacją papierową trwała długo oraz wymagała odpowiedniej organizacji.
Dziś te problemy zaczynają już powoli odchodzić w niepamięć. Ich wyeliminowanie stało się możliwe dzięki intensywnemu rozwojowi nowoczesnych technologii, dzięki którym w codzienność współczesnych organizacji wkroczył elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Pod pojęciem tym kryje się nowoczesna koncepcja dotycząca zarządzania firmową dokumentacją. W jej myśl, wszystkie firmowe dokumenty z formy papierowej powinny zostać przekształcone do postaci cyfrowej i przechowywane nie w fizycznym archiwum, lecz w jego elektronicznym odpowiedniku, dostępnym z poziomu systemu zarządzania dokumentami.
System zarządzania dokumentami – jakie oprogramowanie warto dziś wybrać?
Kluczem do stworzenia dobrze zorganizowanego obiegu dokumentów oraz skutecznego wdrożenia koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów jest wybór odpowiedniego, przyszłościowego oprogramowania. System DMS pozwala mieć stały dostęp do dokumentów elektronicznych, zarówno w biurze, jak i poza nim, umożliwia nadawanie odgórnych uprawnień dostępu, dzięki którym pisma mogą być otwierane i przeglądane tylko przez konkretnych użytkowników, gwarantuje pełną audytowalność oraz pozwala skutecznie tworzyć, automatyzować i optymalizować obiegi dokumentów w firmie.
Ogromne zainteresowanie korzyściami oferowanymi przez systemy DMS sprawiło, że w sprzedaży dostępnych jest sporo systemów z taką funkcjonalnością. Nie są to jednak rozwiązania oferujące takie same możliwości. Doskonale widać to chociażby na przykładzie nowoczesnych platform low-code, które są uznawane za najlepszy wybór dla użytkowników biznesowych.
Platformy low-code to rozbudowane narzędzia, które ułatwiają digitalizację i automatyzację procesów biznesowych – w tym m.in. obiegu dokumentów. Są jednak dużo bardziej elastyczne i funkcjonalnie niż dedykowane systemy typu DMS ze względu na fakt, że umożliwiają łatwe modelowanie digitalizowanych procesów bez potrzeby kodowania. Dzięki temu w projekt budowania aplikacji biznesowych mogą być zaangażowani nie tylko specjaliści IT, ale tez użytkownicy końcowi, którzy doskonale wiedzą, jak wygląda dany proces i jakie funkcjonalności powinno mieć tworzone narzędzie. Najbardziej dojrzałe z platform tego typu pozwalają także na łatwe zarządzanie zmianą, dając administratorom możliwość dostosowywania istniejących procesów do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa bez naruszenia integralności całego systemu.
- Digitalizacja w Sunreef Yachts
- Koncepcja lean management jako sposób na optymalizację działań w przedsiębiorstwie
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- Organizacja pracy – zobacz, czym jest i jak powinna się odbywać!
- Czym jest controlling i jak wpływa na zarządzanie przedsiębiorstwem?
