Zgodnie z obowiązującymi przepisami zleceniodawca powinien prowadzić wykaz przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę. Kontrolę tego procesu może przeprowadzić Państwowa Inspekcja Pracy. Udostępniamy wzór ewidencji godzin umowy zlecenia. Czytaj i pobierz!
| Pobierz wzór w .pdf |  |
| Pobierz wzór w .docx |  |
Ostatnie zmiany w przepisach dotyczące pracy na umowach cywilnoprawnych weszły życie 1 stycznia 2017 roku. Wprowadziły minimalną stawkę za godzinę pracy, ale także nałożyły na zleceniodawców i zleceniobiorców określone obowiązki. Wśród nich znajduje się również prowadzenie ewidencji godzin.
Umowa zlecenie w kwestii czasu wykonywania obowiązków nie jest uregulowana tak ściśle, jak choćby umowa o pracę, dlatego postanowiono wprowadzić monitorowanie czasu pracy. Zabieg ten ma przeciwdziałać nadużyciom oraz zapewnić pracownikom wynagrodzenie, które realnie sobie wypracowali. Sprawdź, w jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja i pobierz przykładowy wzór dokumentu, który ją poświadcza.
Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców – jakie przepisy ją regulują?
Choć przepisy prawne wprowadzone 1 stycznia 2017 roku nie mówią wprost o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji wykonania zlecenia lub świadczenia usług, to jednak w praktyce jest to niemal wymagane. Wszystko dlatego, że Państwowa Inspekcja Pracy ma obowiązek kontrolować, czy pracownik otrzymał określoną stawkę godzinową za wykonaną pracę.
Weryfikacja może być trudna bez prowadzenia wykazu godzin wykonania zlecenia lub świadczenie usług przez daną osobę w miesiącu kalendarzowym. Prosta forma potwierdzenia przepracowanych godzin jest wygodna i przede wszystkim powinna być wystarczająca w przypadku kontroli PIP. Właśnie dlatego rekomenduje się przedsiębiorcom prowadzenie dokładnej ewidencji godzin.
Umowa zlecenie została uregulowana także w kwestii stawka minimalnego wynagrodzenia. Określono ten aspekt w art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Jaki jest cel wprowadzonych zmian?
Prawo pracy uregulowało obowiązek ewidencjonowania czasu pracy w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych nie zachodzi stosunek pracy, dlatego ustawodawca w ostatnich latach pracował nad ustrukturyzowaniem instytucji umowy zlecenia oraz zwiększeniem praw pracowników w tym obszarze.
Jedną z kluczowych zmian jest wprowadzenie ewidencji godzin w danym miesiącu. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia mają zapobiegać nadużyciom, a także zagwarantować pracownikom określone i przewidywalne wynagrodzenie.
Ewidencja godzin (umowa zlecenie). Jak prowadzić zapis czasu pracy?
Przepisy jasno nie określają, w jaki sposób należy prowadzić ewidencję. Ważność prawną ma jednak dokument papierowy, dlatego nawet w przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy przy umowie zlecenia, warto ją wydrukować na koniec miesiąca, np. w formacie PDF.
Jeśli chodzi o sposób prowadzenia wyliczeń, liczby przepracowanych godzin mogą pilnować obie strony umowy, by na koniec miesiąca rozliczeniowego zweryfikować swoje zapiski. W tym przypadku rekomenduje się prowadzenie ewidencji w formie pisemnej. Po przepracowanym dniu liczbę godzin można potwierdzić podpisem przełożonego.
Jeżeli pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli będą chcieli otrzymać informację o liczbie godzin wykonania zlecenia, to dokumentacja papierowa będzie bardziej praktyczna. Może stanowić również dowód, jeżeli dojdzie do rozbieżności pomiędzy stronami. Dodatkowo na dokumentacji warto zagwarantować sobie podpis pracownika przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi.
Pracownik, który prowadzi własną ewidencję, może w każdym momencie przedłożyć zleceniodawcy informację o liczbie godzin przepracowanych w danym okresie i zestawić to z jego zapiskami. To zatem narzędzie kontroli realizacji zlecenia dla obu stron. Największe znaczenie ma w przypadku, gdy strony w umowie nie mogą dojść do porozumienia w zakresie wypłaty wynagrodzenia lub czują się pokrzywdzone i oszukane.
Ewidencja godzin – umowa zlecenie. Jak ją prowadzić, by ułatwiała rozliczenia?
Dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania pracy muszą być prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika na umowie cywilnoprawnej. Co może uregulować ewidencję godzin? Umowa zlecenia i jej poszczególne punkty, które będą określać np. formę i sposób jej prowadzenia.
Można w niej również określić sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, za które pracownik ma otrzymywać zapłatę. Ewidencja powinna zostać przedłożona w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Obie strony powinny ewidencjonować zlecenie w systemie godzinowym.
Jakie kary grożą pracodawcy za brak ewidencji czasu pracy przy umowie cywilnoprawnej?
Pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę na umowie zlecenia. Jeżeli tego zaniecha, wówczas może spotkać się z konsekwencjami prawnymi oraz karą finansową. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kara za brak ewidencjonowania godzin wykonywania pracy na zlecenie przez każdego pojedynczego pracownika może wynosić od 1000 do nawet 30 000 złotych.
Kwoty mogą się sumować, więc tym bardziej nie warto igrać z ignorowaniem przepisów. Od początku 2019 roku obowiązują również inne regulacje w zakresie przechowywania dokumentacji. Do tego czasu wystarczający był okres 3 lat od dnia zakończenia miesiąca wykonywania danej usługi lub realizacji umowy zlecenia.
Od 1 stycznia 2019 roku okres ten został znacznie wydłużony. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji czasu pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia przez 10 lat. W tym czasie Państwowa Inspekcja Pracy może zażądać przedłożenia ewidencji.
Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia w 2022 roku
Co jeszcze jest istotne dla zleceniodawców oprócz prowadzenia ewidencji godzin? Umowa zlecenia wiąże się z uregulowaną minimalną stawką godzinową, co wprowadzono od 2017 roku. Podstawą prawną są art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego. Ponadto informacje w tym zakresie znajdują się w art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Wysokość minimalnej stawki godzinowej przy umowie zlecenia zależy od wysokości płacy minimalnej przy umowie o pracę. W 2022 roku minimalna stawka godzinowa przy zleceniu to 19,70 zł brutto. Przed rokiem wynosiła 18,30 zł brutto, a w 2020 roku – 17,00 zł brutto. Oznacza to, że jeżeli obowiązuje umowa zlecenie lub są świadczone usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, to osoba pracująca przez 160 godzin w miesiącu może liczyć na wynagrodzenie w wysokości ponad 3100 złotych brutto.
Czy minimalna stawka jest obowiązkowa?
Osoba prowadząca działalność gospodarczą i zatrudniająca pracowników na podstawie umów o świadczenie usług lub umów zlecenia ma obowiązek zastosowania się do przepisów. Zachowanie minimalnej stawki godzinowej jest obligatoryjne, a pracownicy nie mają prawa zrzekania się wynagrodzenia lub przepisywania go osobę trzecią.
Jeżeli zlecenia lub usługi przez podejmuje się więcej niż jedna osoba, to każda z nich ma prawo otrzymania minimalnej stawki godzinowej w odrębnym wynagrodzeniu. Przyjęte przepisy zobowiązują do tego wszystkich pracodawców. Oczywiście pracodawca ma prawo we własnym zakresie zwiększyć stawkę godzinową, co automatycznie przekłada się na większe wynagrodzenie dla pracowników.
Ewidencja godzin. Umowa zlecenie i praktyczna rola zmian
Ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin, a także określania wysokości wypłaty znajdują się w zapisach Kodeksu cywilnego i należy ich bezwzględnie przestrzegać pod groźbą odpowiedzialności karnej. Obowiązek potwierdzania liczby godzin wynika jasno z Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Proces ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy ma zapobiegać ewentualnym nadużyciom i gwarantować zatrudnionym wypłacenie określonej stawki godzinowej. Choć z jednej strony chroni to pracowników, z drugiej jest również zabezpieczeniem dla pracodawców. Ewidencja godzin na umowie zlecenia sprawia, że można uniknąć nadużyć i roszczeń, które nie mają pokrycia w realnie przepracowanych godzinach. Pod tym kątem wprowadzenie ewidencji ma określone korzyści dla obu stron umowy.
Ewidencja godzin – umowa zlecenia. Wzór prostego arkusza do pobrania
Jak widzisz, w kwestii ewidencji godzin umowa zlecenia powinna być uregulowana. Zapisy o sposobie poświadczania wymiaru czasu pracy mogą znaleźć się w treści porozumienia. Praktycznym sposobem prowadzenia takich statystyk może być np. tabela, w której wpisywana jest liczba godzin pracy za każdy dzień miesiąca. Fakt ten poświadczają podpisy zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Właśnie taki wzór możesz pobrać u nas!
| Pobierz wzór w .pdf | |
| Pobierz wzór w .docx | |
- Umowa zlecenie
- Umowa zlecenie – składki obowiązkowe
- Umowa o dzieło
- Umowa zlecenie do 26. roku życia
- Umowa o współpracy