Zgodnie z zasadą Pareto jedynie 20% pracy generuje aż 80% zysków i korzyści. Postanowiliśmy sprawdzić, czym dokładnie jest ta zasada, jakie znajduje zastosowanie w praktyce i czy faktycznie jest tak skuteczna. Czytaj nasz tekst!
Przyjmuje się, że zgodnie z zasadą Pareto jedynie 20% wykonanej pracy pozwala wygenerować aż 80% zysków i korzyści. Jeśli założenie to jest prawdziwe, oznaczałoby to, że można projektować pracę w ten sposób, aby zapewniała maksymalną efektywność przy jak najniższych nakładach. Na czym dokładnie polega ta zasada? Jak znaleźć i dobrze wykorzystać najefektywniejszą pulę działań? Czy na pewno zasada zawsze okaże się skuteczna? Zapraszamy do lektury, jeśli chcesz poznać odpowiedzi na kluczowe pytania!
W jaki sposób sformułowano zasadę 80/20?
Stworzenie zasady Pareto przypisuje się amerykańskiemu teoretykowi zarządzania – Josephowi Juranowi. Ten w 1951 roku napisał pracę pod tytułem ,,Quality Control Handbook”, w której poruszył różnorodne kwestie dotyczące dystrybucji zasobów. Opracowanie powstało na podstawie innych dzieł z tej samej dziedziny. Jego podstawowym celem było podsumowanie dotychczasowych osiągnięć nauki, w wyniku którego sformułowano kompleksową i uniwersalną zasadę 80/20.
Chociaż zasada czerpie z osiągnięć wielu teoretyków, to największą zasługę w jej powstaniu przypisuje się osiągnięciom włoskiego socjologa i ekonomisty Vilfredo Pareto. Naukowiec działający na przełomie XIX i XX wieku skupiał się kwestii dotyczącej nieproporcjonalnej dystrybucji bogactwa na świecie. Podkreślał, iż zaledwie 20% społeczeństwa posiada aż 80% wszystkich światowych dóbr.
Zasada Pareto stanowi wynik pogłębionej analizy twierdzeń Pareto, w wyniku której można wysnuć wniosek, że proporcja 80/20 może dotyczyć również wielu innych dziedzin życia. Należą do nich chociażby:
- bankowość;
- zarządzanie;
- socjologia;
- psychologia społeczna.
Czym jest zasada Pareto 80/20?
Zasadę tę zwykło się również nazywać regułą Pareto, zasadą 80/20, 20/80 lub prawem Pareto. Czasami zamiennie stosuje się proporcje 60/40. Zasada opiera się na założeniu, że 80% wyników wypływa z 20% przyczyn. Na tej podstawie można dojść do wniosku, że mniejsze środki i wysiłek przekładają się na większe korzyści i efekty.
Warto podkreślić, że liczb 80 i 20 nie należy traktować jako jedyne rozwiązanie. Mają one służyć jedynie za przykład. W rzeczywistości proporcje mogą być większe lub mniejsze. Jedynym słusznym stwierdzeniem jest to, że w praktyce nie zdarzają się sytuacje, kiedy 100% nakładów przełoży się na 100% efektów. Znajomość zasady Pareto pozwala więc na wyodrębnienie najbardziej efektywnej części pracy dla osiągnięcia jak największych rezultatów.
Praktyczne zastosowanie zasady Pareto
Znajomość tej zasady pozwala na świadome właściwe zarządzanie własnym czasem. Motywuje do aktywnego poszukiwania 20% swojej najwyższej efektywności i maksymalnego jej wykorzystania. Zakłada się, że takie postępowanie pozwoli w stosunkowo krótkim czasie odnosić sukcesy nie tylko na polu zawodowym, ale również we wszystkich innych dziedzinach życia.
Joseph Juran, wspomniany wcześniej autor zasady Pareto, wskazuje na kilka praktycznych przykładów zastosowania reguły. Wśród nich znajdziesz na przykład:
- fakt, iż 80% problemów powodowanych jest przez 20% przyczyn;
- fakt, iż 80% zysków wiąże się z zaangażowaniem 20% klientów;
- fakt, iż 80% sprzedaży generowanej jest przez 20% sprzedawców;
- fakt, iż 20% kierowców powoduje aż 80% wypadków drogowych;
- fakt, iż 20% zadań zabiera 80% czasu.
Jak można wykorzystać koncepcję 80/20 w praktyce?
Przykłady praktycznego zastosowania zasady Pareto można mnożyć. Ważne jest jednak, aby zrozumieć podstawowy jej mechanizm i w odpowiedni sposób przełożyć go na własne potrzeby.
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, zasada stworzona przez włoskiego ekonomistę jest uniwersalna. Można ją wykorzystać w niemal każdym obszarze działalności firmy, jak również swojej własnej. Dzięki jej właściwemu wykorzystaniu zoptymalizowane zostaną działania strategiczne i zyski finansowe.
Zgodnie z twierdzeniem Richaarda Kocha, angielskiego przedsiębiorcy i biznesmena, istnieje dziesięć najważniejszych obszarów działalności, w których stosuje się zasadę 80/20. Wśród nich znajdują się:
- strategia;
- jakość;
- ograniczanie kosztów i poprawa obsługi;
- marketing;
- sprzedaż;
- technologia informacyjna;
- podejmowanie decyzji i analiza;
- zarządzanie zapasami;
- zarządzanie projektami;
- negocjacje.
Analiza Pareto
Analiza Pareto to badanie wzajemnych relacji pomiędzy dwoma zbiorami porównywalnych danych. Zazwyczaj jeden ze zbiorów stanowią ludzie lub obiekty, drugi zaś charakteryzujące je cechy. Analiza Pareto polega na:zebraniu odpowiednich danych, przetworzeniu ich i utworzeniu wykresu Pareto-Lorenza.
Odwrócona zasada Pareto
Odwrócona zasada Pareto to odwrotna zależność znajdowania działań. Reguła odwrócona mówi, iż 80% pracy przełoży się na 20% rezultatów. Uznaje się, że odwróconą zasadę Pareto można stosować, kiedy osiągnęło się już 80% założonych celów, a chciałoby się osiągać 100%. Zasadę odwróconą będziesz mógł z powodzeniem zastosować w praktyce, kiedy jakość produkowanych przez ciebie produktów znajduje się na poziomie 80%, a dążysz do tego, aby wzrosła ona do 100%. Aby cel stał się osiągalny, należy dołożyć więcej wysiłku. Zakłada się, że w takiej sytuacji 80% pracy da efekt w postaci 20% oczekiwanych do osiągnięcia rezultatów.
Jak wyeliminować działania najmniej efektywne?
Jeśli stosujesz klasyczną zasadę Pareto 80/20, wówczas 20% działań przynosi najwięcej szkód. Należałoby zatem dążyć do ich maksymalnego wyeliminowania. Właśnie temu służy praktyczne zastosowanie zasady odwróconej, która pozwala na eliminację 20% działań mało produktywnych i szkodliwych. Nie oznacza to przykładowo redukcji zatrudnienia i zwolnienia 80% najmniej efektywnych pracowników, a poszukanie rozwiązań, które pozwolą na podwyższenie efektywności ich działań.
Słabe strony zasady Pareto
Podstawową wadą zasady Pareto jest brak możliwości jednoznacznego stwierdzenia, że to właśnie proporcje 20 do 80 będą optymalne dla każdej sytuacji. Uniwersalizm odnosi się do braku proporcjonalności nakładów względem efektów, nie zaś do samej proporcji 80 na 20. Każdy odrębny przypadek należałoby zatem rozpatrywać indywidualnie i nie kierować się jednym schematem.
Zasada Pareto ma swoje zastosowanie w pracy!
Aby możliwe było zastosowanie zasady Pareto w codziennej pracy, konieczne jest zweryfikowanie przyczyn zmniejszonej produktywności i efektywności poszczególnych działań. Często zbędne jest skupianie się na zadaniach mało istotnych, z których rezygnacja nie przyniosłaby żadnych szkód. Odnalezienie tych czynności pozwoli na wygenerowanie znacznie wyższych przychodów i lepszych efektów.
Podsumowując, zasada Pareto została sformułowana w latach 50. ubiegłego stulecia przez Josepha Jurana. Wywodzi się z ekonomii i założenia, że 80% zasobów na świecie należy do 20% ludności. Reguła jest jednak uniwersalna i daje się ją zastosować na wielu płaszczyznach codziennego życia zawodowego i prywatnego. Warto pamiętać, że przedstawiona proporcja, że 20 procent pracy generuje 80 procent korzyści stanowi jedynie pewien schemat, który w rzeczywistości może się różnić w uzależnieniu od aktualnej sytuacji i rozpatrywanego przypadku.
- Wskaźnik KPI – czym są Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności? Poznaj definicję
- Czym jest controlling i jak wpływa na zarządzanie przedsiębiorstwem?
- Koncepcja lean management jako sposób na optymalizację działań w przedsiębiorstwie
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- Motywowanie pracowników – jak zarządzać motywacją do pracy? Poznaj klucz do efektywnej pracy
