Kiedy warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności (NDA)?

Tajemnice przedsiębiorstwa, czyli zbiór poufnych informacji w danej firmie - często są one bardzo cenne, a wręcz bezcenne dla danego podmiotu. Wyciek know-how z firmy może być bowiem bardziej dotkliwy niż kradzież maszyny, czy pojazdu. W efekcie takiego wycieku firma realnie może tracić klientów na rzecz konkurencji. Nie ma jednego uniwersalnego sposobu na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, jednak masz możliwość zastosowania umowy NDA. Co to znaczy NDA i jak zawrzeć taką umowę? Na te i inne pytania, znajdziesz odpowiedzi w tym tekście.

Adam Nawrocki

Publikacja: 31 marca, 2023

Aktualizacja: 16 maja, 2024

Spis treści pokaż

Co to jest NDA?

Umowa NDA (z ang. non-disclosure agreement) po polsku to umowy o zachowaniu poufności. Jest to w uproszczeniu umowa, na mocy której strony zobowiązują się do nieujawniania poufnych i wartościowych dla przedsiębiorstwa informacji, a także zachowania ich w tajemnicy.

NDA jest szczególnie ważna i przydatna dla młodych technologicznych biznesów, a także innowacyjnych startupów.

Umowa NDA stosowana jest w wielu sytuacjach: np. przy zawieraniu umów o pracę czy umów o świadczenie usług (zlecenie, dzieło), w toku negocjacji ale także i podczas remontów, napraw czy konserwacji. Można powiedzieć, że umowę NDA powinno się zawrzeć wszędzie tam, gdzie do firmy “wpuszczane” są osoby trzecie (niezależnie, czy fizycznie, czy tylko poprzez udostępnienie informacji).

Co powinna zawierać umowa?

Umowa NDA nie została precyzyjnie uregulowana w żadnej ustawie. Ponadto, zawartość umowy będzie się zmieniała zależnie od okoliczności jej zastosowania. Z praktyki jednak wynika, że każda umowa NDA będzie miała kilka elementów stałych.

Elementy, które warto zawrzeć w NDA:

oznaczenie stron
wskazanie kontekstu zawarcia umowy
określenie informacji poufnych
oznaczenie sankcji (kara umowna lub zerwanie negocjacji czy wypowiedzenie umowy)
przepisy końcowe (ilość egzemplarzy, czas trwania, pozostałe postanowienia)
podpisy stron

NDA na piśmie czy w innej formie?

Czy umowa NDA musi zostać zawarta w tradycyjnej, papierowej formie?
Tak, jak wskazaliśmy powyżej – forma umowy NDA nie została jednoznacznie określona w żadnym akcie prawnym. Co za tym idzie, nie ma w przepisach prawa wymogów co do formy umowy poufności, może ona być zawarta teoretycznie nawet w formie ustnej.

Niemniej jednak, aby wszystko było jasne pod kątem dowodowym (m.in. ustaleń stron), najlepiej jest zawrzeć umowę NDA na piśmie. W razie ewentualnego sporu sądowego dokument zawsze jest najlepszym dowodem w sprawie (znacznie lepszym od zeznań osób czy świadków).

Czy umowa NDA może być zawarta elektronicznie? Co do zasady tak, ale warto była ona podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ zgodnie z kodeksem cywilnym:

“Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej (tj. podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.”

Kiedy warto zawrzeć umowę NDA?

Umowa o poufności (NDA) może zostać zawarta w bardzo wielu przypadkach. Ogólnie rzecz biorąc, warto zawrzeć ją wszędzie tam, gdzie podmiot trzeci może wejść w posiadanie informacji poufnych na temat przedsiębiorstwa, technologii czy wdrażanych innowacji.

W konkretnych przypadkach umowę NDA można zawrzeć podczas zawierania: umów o dzieło; umowie zlecenia, czy przy kontrakcie menedżerskim. Warto także zastosować ten rodzaj umowy razem z umową o obsługę IT i kadrową, a także przy konsorcjum (czyli umowie kilku podmiotów w celu zrealizowania wspólnego przedsięwzięcia).

Warto pamiętać, żeby umowa NDA miała określony czas trwania. Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa umów, umowa na czas nieokreślony, jeżeli nie ma określonego terminu, może być wypowiedziana w każdym czasie. Umowa NDA bez terminu i bez postanowień ograniczających wypowiedzenie nie będzie zabezpieczała interesów firmy.

Zastanawiasz się czy NDA jest potrzeba w Twoim przypadku?
Kliknij tutaj i znajdź prawnika na ONLE, który przejrzy się Twojej sprawie.

O czym firmy często zapominają w umowie NDA?

Przedsiębiorcy często decydują się na sporządzanie umów NDA we własnym zakresie – bez skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej. To błąd. Umowa NDA nie jest prostą umową i każdy twórca powinien przynajmniej skonsultować jej treść z prawnikiem. W efekcie samodzielnego sporządzania umów o poufności przedsiębiorcy zapominają o wielu ważnych kwestiach, m.in.:

brak preambuły, czyli wstępu do dokumentu, który co prawda nie ma bezpośredniej mocy obowiązującej w umowie, ale jest opisem tego, co strony chcą osiągnąć podpisując umowę. Preambuła w razie sporu może być bardzo istotną wskazówką dot. tego, jak interpretować postanowienia umowy.
nieprecyzyjne określenie tajemnicy przedsiębiorstwa, czyli tego co chcesz chronić. Aby uniknąć sporu, warto precyzyjnie i wyczerpująco określić co dla stron jest informacją o szczególnym znaczeniu.
zakaz wykorzystania informacji poufnych, w niektórych publicznie dostępnych wzorach w umowie o zachowaniu poufności jest mowa wyłącznie o nieudostępnianiu informacji poufnych. Często zapomina się także o zakazie wykorzystania informacji poufnych, który również warto zastrzec, aby w pełni chronić swoją firmę.
właściwość sądu, szczególnie po 2020 roku kontakt zdalny stał się bardzo popularny. W efekcie często firmy prowadzą negocjacje za pomocą telekonferencji z kontrahentami z całego kraju. W przypadku NDA warto określić właściwość sądu, aby uniknąć konieczności uczestnictwa w rozprawach na drugim końcu kraju (lub nawet za granicą).
skuteczne zastrzeżenie kar umownych, precyzyjnie wskazanie chronionej tajemnicy to połowa sukcesu. Czy NDA bez kary umownej zabezpieczy interesy firmy? Może to być dyskusyjne. Aby umowa była w pełni skuteczna, warto nie poprzestać na zakazie wykorzystania informacji poufnych, ale także zastrzec kary umowne. W tym zakresie należy mieć na uwadze wiele orzeczeń sądów, zatem nieodzowne będzie skorzystanie z pomocy prawnej.
RODO w NDA, jak w każdej innej umowie nie można zapominać o realizacji obowiązków ochrony danych osobowych. Może się to odbyć poprzez dołączenie klauzuli o ochronie danych.

Chcesz skonsultować umowę NDA? Wejdź na ONLE i znajdź prawnika, który pomoże Ci znaleźć błędy w umowie.

Czy umowa NDA na wzorze będzie skuteczna?

W sieci można znaleźć wiele gotowych wzorów umów NDA, aczkolwiek korzystanie ze wzorów nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem. Umowa NDA powinna być każdorazowo dostosowana do kontekstu, a także powinna uwzględniać cel- czyli jakie konkretne tajemnice przedsiębiorstwa powinny być szczególnie chronione.

Gotowe wzory umów NDA mogą być dobrym punktem wyjścia do dalszych modyfikacji i uzgodnień. Niemniej jednak przed wejściem w negocjacje z nowym kontrahentem należałoby skonsultować brzmienie i aktualność umowy NDA z prawnikiem.

Podpisanie w pełni prawnie skutecznej NDA przed przystąpieniem do negocjacji jest bardzo ważne. Na późniejszych etapach może to być znacznie utrudnione (np. kontrahent poznając tajemnice przedsiębiorstwa może odmówić podpisania NDA i wykorzystać te tajemnice w swojej firmie).

Podsumowanie

Umowa NDA jest bardzo ważną umową w toku działalności firmy. Wielu przedsiębiorców jednak nie przykłada dostatecznie wiele uwagi do brzmienia stosowanych w firmie umów. Wyciek tajemnicy przedsiębiorstwa w efekcie niepodpisania lub podpisania wadliwej umowy NDA może być dla przedsiębiorcy bardzo dotkliwy. Dobrą praktyką w tym zakresie może być konsultacja stosowanych umów NDA z prawnikiem albo nawet zlecenie sporządzenia takiej umowy prawnikowi.

Dzięki platformie ONLE otrzymasz pomoc prawną bez wychodzenia z firmy. Wejdź na ONLE i znajdź swojego prawnika.

Materiał promocyjny

Zobacz również

Archiwum: marzec 2023

Zobacz również: