Wielu przedsiębiorców w Polsce wciąż korzysta z tradycyjnych potwierdzeń wpłaty lub odbioru gotówki przez klienta. Sprawdź, jakie transakcje są dokumentowane przez druk KP i czy można go generować automatycznie.
Druk KP to skrót od słów „kasa przyjęła”. Dowód wpłaty gotówki w tej postaci można sporządzić w formie papierowej przy pomocy specjalnie przygotowanych bloczków, a także elektronicznie.
Pamiętaj, że druk KP zawsze należy sporządzić w dwóch identycznych egzemplarzach – oryginał dla osoby wpłacającej, a kopia dla osoby wystawiającej dokument. Jeśli prowadzisz własną firmę i często odbierasz płatności gotówką, druk KP będzie wręcz niezbędny do legalnego i bezpiecznego przyjmowania oraz księgowania gotówki.
Druk KP – jakie informacje zawiera ten dokument?
Dokument będący potwierdzeniem uiszczenia wpłaty gotówki powinien zawierać kilka istotnych informacji, takich jak:
- dane firmy przyjmującej wpłatę (nazwa, NIP, REGON, adres);
- pieczęć firmową;
- podpis osoby przyjmującej wpłatę;
- miejscowość i data realizacji operacji wraz z numerem KP;
- cel wpłaty;
- kwota wpłaty.
Prowadzenie kasy firmowej pozwala na łatwiejszą kontrolę stanu gotówki w firmie. Warto zdecydować się na taką formę poświadczenia przyjęcia zapłaty. W ten sposób na pewno zapanujesz nad chaosem związanym z obrotem gotówką w przedsiębiorstwie. Druk KP jako potwierdzenie zapłaty sprawdza się też w firmach zwolnionych z VAT.
Jako podatnik zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej również masz obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży. Kiedy zajmujesz się handlem towarami lub świadczysz usługi na rzecz osób prywatnych nie wystawisz dokumentu sprzedażowego. Jedynym legalnym potwierdzeniem zapłaty, jaki przekażesz potencjalnemu nabywcy, jest druk KP.
Druk KP – wzór
Wzór dokumentu KP jest dość prosty do uzupełnienia. Jego struktura mieści się na formacie mniejszym niż kartka A4 i zawiera kilka sekcji. W lewym górnym rogu umieść pieczęć firmową, numer druku KP oraz datę wystawienia dokumentu.
W dalszej części musisz uzupełnić informację na temat tego, od kogo przyjąłeś gotówkę, a także w jakiej kwocie. Jeśli płatność odbywała się np. za fakturę VAT, konieczne będzie wpisanie numeru opłaconych faktur oraz ich zsumowania w dolnej części druku KP.
Kolejno musisz też umieścić informację o tym, kto wystawił dokument, przez kogo został sprawdzony i jednocześnie zatwierdzony. Finalnie wystarczy, że podpiszesz druk KP jako potwierdzenie otrzymania konkretnej kwoty i to wszystko.
Jak widzisz, druk KP nie jest trudny do sporządzenia i można to zrobić w prosty sposób przy pomocy gotowego wzoru dokumentu. Jeśli często przyjmujesz płatności gotówką – zainwestuj w dobry program do generowania druków KP lub zaopatrz się w fizyczne bloczki do wystawiania dokumentów potwierdzających przyjęcie gotówki.
