Stale zmieniające się otoczenie stanowi wyzwanie dla wielu przedsiębiorstw. Aby sprostać presji ze strony konkurencji powstała metoda zarządzania zwana benchmarkingiem. Jej stosowanie w praktyce daje naprawdę imponujące efekty.
Benchmarking to jedna z najpopularniejszych metod doskonalenia procesów zachodzących w organizacji. Dzięki niej możliwe jest stałe dostosowywanie się do zmian zachodzących w otoczeniu. Benchmarking polega na obserwowaniu najlepszych przedsiębiorców z branży, naśladowaniu ich, a następnie doskonaleniu metod przez nich stosowanych, aby w niedalekiej przyszłości zdobyć przewagę konkurencyjną,
Czym jest benchmarking (analiza porównawcza)?
Pojęcie benchmarkingu stosowane jest zamiennie z określeniem analizy porównawczej. To metoda zarządzania polegająca na systematycznym porównywaniu własnego przedsiębiorstwa z konkurentami zajmującymi w danym momencie najwyższe pozycje rynkowe w branży, a następnie kopiowanie stosowanych w nich rozwiązań we własnym przedsiębiorstwie. Dzięki temu możliwe jest wyrównanie własnej pozycji z liderami rynkowymi. Kiedy podpatrzone procesy, metody i sposoby działania zostaną udoskonalone i dostosowane do realiów panujących w przedsiębiorstwie, możliwym staje się osiągnięcie statusu lidera rynkowego.
Warto podkreślić, że analiza porównawcza powinna być przeprowadzana możliwie często i systematycznie. Jedynie wówczas będzie najskuteczniejszą i odróżniającą się od pozostałych sposobów na doskonalenie organizacji.
Benchmarking przekształca klasyczną organizację w przedsiębiorstwo uczące się, które dąży do stałego doskonalenia się i obiektywnie spogląda na podejmowane przez siebie decyzje.
Historia benchmarkingu
Za prekursora benchmarkingu uznaje się przedsiębiorstwo Rank Xerox. W latach siedemdziesiątych poprzedniego stulecia przechodziło ono poważne załamanie, co było spowodowane pojawieniem się na rynku silnej finansowo i organizacyjnie konkurencji. Zarządzający firma postanowili wzorować się na swojej najsilniejszej konkurencji, Canonie, co pozwoliło im na odzyskanie utraconej silnej pozycji rynkowej.
Za moment przełomowy dla idei benchmarkingu uznaje się powstanie Międzynarodowej Izby Banchmarkingu w USA. Jej założycielem było przedsiębiorstwo APQC. Podstawowym celem organizacji było zbudowanie bazy danych optymalnych praktyk benchmarkingowych stosowanych na rynku międzynarodowym.
Rodzaje benchmarkingu
Literatura wyróżnia cztery podstawowe rodzaje benchmarkingu:
- benchmarking wewnętrzny;
- benchmarking konkurencyjny;
- benchmarking funkjconalny;
- benchmarking ogólny (horyzontalny).
Benchmarking wewnętrzny
Benchmarking wewnętrzny stosuje się w dużych organizacjach, które posiadają wiele filii lub oddziałów realizujących podobny pakiet działań. Ten rodzaj analizy polega na porównywaniu poszczególnych placówek pomiędzy sobą i rozpowszechnianiu najbardziej efektywnych rozwiązań. W tym przypadku nie sięga się po praktyki stosowane u konkurencji. Benchmarking wewnętrzny stosuje porwównania: międzywydziałowe, międzyzakładowe, pomiędzy filiami, pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy lub pomiędzy analogicznymi funkcjami.
Przedsiębiorstwo posiada pełne prawa do naśladowania zaobserwowanych rozwiązań oraz łatwy wgląd do wszystkich wewnętrznych danych. Występuje tutaj niskie ryzyko nieprawidłowego zaimplikowania zaobserwowanych zjawisk, ale też ograniczona ilość możliwości porównawczych. Zaleca się, aby benchmarking wewnętrzny stosować jako uzupełnienie dobrych praktyk i aby był on jedynie punktem wyjścia dla przeprowadzenia swojego zewnętrznego odpowiednika.
Benchmarking konkurencyjny
Benchmarking konkurencyjny jest niezwykle trudny w realizacji, ponieważ przedsiębiorstwa konkurencyjne niechętnie udzielają informacji na temat zachodzących w nich procesów, szczególnie tych, które stanowią dla nich przepis na rynkowy sukces. Warto wspomnieć, że idea benchmarkingu zakłada współpracę obydwu stron, nie rodzaj wywiadu gospodarczego. Powinien być więc realizowany przy obopólnym przyzwoleniu. Okazuje się jednak, że benchmarking realizowany w zakresie jednej branży nie jest skutecznym, ponieważ zazwyczaj wszystkie przedsiębiorstwa w niej funkcjonujące stosują podobne technologie. Z tego względu korzystnym jest sięganie po rozwiązania podpatrzone poza branżą, ale jednocześnie dające się wprowadzić we własnym przedsiębiorstwie.
Benchmarking funkcjconalny
Przedsiębiorstwa sięgające po model benchmarkingu funkcjonalnego decydują się na wyjście poza własną branżę i poszukiwanie innych firm, które mogą być dla nich inspiracją, a jednocześnie chętnie podzielą się zdobytym doświadczeniem, ponieważ nie będą widziały możliwości wystąpienia zagrożenia konkurencyjnego. W omawianym rodzaju benchmarkingu porównaniom poddaje się jedynie wybrane obszary przedsiębiorstwa, na przykład: formę realizowania komunikacji wewnętrznej, organizacje transportu na poszczególnych wydziałach produkcyjnych lub przebieg procesów zaopatrzeniowych. Benchmarking to współpraca, dlatego warto wspólnie poszukiwać usprawnień, które przyniosą obopólne korzyści.
Benchmarking ogólny (horyzontalny)
Benchmarking ogólny często określany jest również mianem horyzontalnego lub globalnego. To odmiana benchmarkingu funkcjonalnego, gdzie porównaniom podlegają procesy uniwersalne, wyglądające podobnie w rozmaitych organizacjach. Najlepszym przykładem jest tutaj proces realizowania obsługi klienta. Tutaj wymiana danych nie powinna stanowić problemu, ponieważ wiąże się z korzyściami dla obydwu stron porozumienia i nie niesie bezpośredniego ryzyka konkurencyjnego.
Etapy procedury benchmarkingu
Procedura przeprowadzania benchmarkingu przebiega przeważnie w kilku krokach:
- autoanaliza;
- planowanie;
- analiza;
- integracja;
- wdrożenie.
Autoanaliza
Autoanaliza polega na dokonaniu obiektywnej oceny procesów zachodzących we własnej organizacji oraz podjęciu samodzielnej próby ich ulepszenia, przed poczynieniem benchmarkingu właściwego. Dzięki autoanalizie przedsiębiorstwo zapewnia sobie wyższą pozycję startową przy dalszych krokach.
Planowanie
Planowanie benchmarkingu to przede wszystkim przeprowadzenie rozpoznania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego organizacji i dokonanie wyboru odpowiedniej formy benchmarkingu. Następnie można przystąpić do wyboru przedmiotu badań, identyfikacji przedsiębiorstw do porównań oraz wyboru metody zbierania danych o nich.
Analiza
Pierwszym krokiem analizy jest przeprowadzenie badań własnych. Na podstawie ich wyników ustalane są odchylenia zakresów efektywności oraz pożądane poziomy przyszłych wyników.
Integracja
Podczas etapu integracji wyniki analizy danych są komunikowane pomiędzy przedsiębiorstwami, a następnie każde z nich przechodzi do ustalenia własnych celów funkcjonalnych.
Wdrożenie
Ostatnim etapem benchmarkingu jest wdrożenie zaobserwowanych rozwiązań do życia własnej organizacji. Aby to zrobić, niezbędne będzie opracowanie dokładnego planu działania, który opisze sposób uruchomienia działań wdrożeniowych. Na koniec można przystąpić do procedury określania nowych benchmarków.
Cechy dobrego benchmarkingu
Prawidłowo przeprowadzony proces benchmarkingu powinien charakteryzować się:
- podejściem przyszłościowym;
- umiejętnością patrzenia całościowego i systemowego;
- orientacją na jakość;
- możliwością partycypacji interesariuszy;
- jasnym określeniem pożądanych kierunków i celów;
- otwartością na zmiany i rozwój;
- otwartością na uczestnictwo w sieci benchmarkingowej.
Metody zbierania danych do benchmarkingu
Dane do benchmarkingu mogą być zbierane za wykorzystaniem metod bezpośrednich oraz pośrednich. Z. Martyniak wśród metod bezpośrednich wyróżnia:
- własne bazy danych;
- raporty i publikacje wewnętrzne;
- prace badawczo-rozwojowe;
- ogłoszenia prasowe;
- prospekty reklamowe;
- salony wystawowe;
- sondaże telefoniczne;
- kontakty osobiste z partnerami;
- biografie wybitnych menedżerów;
- dystrybutorzy sprzętu (dostawcy).
Ten sam autor wskazuje na poniższy katalog metod pośrednich:
- stowarzyszenia zawodowe;
- sektorowe banki danych;
- czasopisma profesjonalne;
- wyższe uczelnie;
- instytuty naukowo-badawcze;
- biura konsultingowe;
- badanie opinii klientów;
- seminaria szkoleniowe;
- materiały z konferencji naukowych;
- izby przemysłowo-handlowe;
- biuletyny informacyjne.
Korzyści z zastosowania benchmarkingu
Oczywistą korzyścią płynącą z zastosowania metod benchmarkingu jest możliwość udoskonalenia własnej organizacji i osiągnięcia ponadprzeciętnych zysków. Jest ona możliwa do osiągnięcia, ponieważ metoda pozwala na znajdowanie pomysłów na wprowadzenie udoskonaleń poza własną branżą, a nawet krajem. Organizacje uczące się są w stanie szybciej odpowiadać na zmiany w otoczeniu i robią to z chęcią i nadzieją na podwyższenie efektywności. Benchmarking pozwala zrozumieć procesy zachodzące wewnątrz organizacji i dostrzec dotąd nierozpoznane mankamenty i problemy. Metoda przybliża do definiowania lepszych celów i strategii oraz mobilizuje do działania. Stałe przeprowadzanie procesów benchmarkingowych pozwala na systematyczne monitorowanie i kontrolowanie własnej organizacji oraz bieżące korygowanie zaistniałych nieprawidłowości.
Z metod benchmarkingu zdecydowanie nie powinny korzystać organizacje negatywnie nastawione do jakichkolwiek zmian oraz niegotowe na przyjęcie informacji o niskiej efektywności niektórych z procesów, które wewnątrz nich zachodzą.
Podsumowując, benchmarking to porównywanie własnego przedsiębiorstwa z innymi firmami funkcjonującymi na rynku. Metoda powinna być stosowana jawnie i za przyzwoleniem każdej ze stron. Wyróżnia się przede wszystkim benchmarking: wewnętrzny, zewnętrzny, funkcjonalny oraz ogólny.
- Audyt wewnętrzny – definicja, funkcje w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem
- Employer branding – jak pracodawca może zbudować swój wizerunek?
- FMEA – na czym polega analiza FMEA rodzajów i skutków możliwych błędów?
- BPMN, czyli Business Process Modeling Notation – czym jest proces biznesowy?
- 5 sił Portera – analiza atrakcyjności sektora kluczem do dominacji na rynku. Poznaj model Portera
