Podróże służbowe to w wielu firmach wydarzenie, które jest na porządku dziennym. Pracodawca musi zadbać o prawidłowe rozliczenie podróży z księgowego punktu widzenia. Jak powinna być rozliczona delegacja służbowa?
Delegacja służbowa to podróż wykonywana przez osobę zatrudnioną, którą pracownik realizuje w terminie oraz czasie ustalonym przez pracodawcę. Pracownik jest wówczas zobowiązany do realizacji zadań wyznaczonych przez swojego przełożonego. Rzecz jasna, koszty z tytułu podróży oraz zakwaterowania w innej miejscowości są pokrywane przez pracodawcę.
Delegacja służbowa – kiedy jest konieczna?
Poniżej zostały przedstawione jedynie niektóre spośród wszystkich sytuacji, które mogą wymagać odbycia podróży służbowej przez pracownika:
- odbiór urządzenia przemysłowego od dostawcy,
- audyt w oddziale zamiejscowym sieci przedsiębiorstw,
- negocjacje biznesowe.
Porada 1: Jaka jest podstawa prawna regulujących naliczanie delegacji?
Do aktów prawnych, które regulują kwestie związane z rozliczaniem delegacji służbowych, należy m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dokument ten wskazuje np. stawkę diety za podróż służbową pracownika.
Porada 2: Sprawdź, ile w 2022 r. wynoszą stawki (diety) z tytułu podróży służbowej
Z pewnością jedną z najważniejszych zmian w przepisach dotyczących rozliczania delegacji służbowych jest podwyższenie wysokości dobowej diety. Świadczenia z tego tytułu utrzymywały się od 2013 roku na niezmienionym poziomie. Tymczasem, przez lata ceny towarów i usług (żywność, zakwaterowanie itp.) znacząco wzrosły.
W związku z tym stosowana od 2013 r. podstawowa stawka dziennej delegacji z tytułu podróży służbowej została podniesiona do 8 złotych, tj. o około 25 proc. W efekcie, począwszy od 28 lipca 2022 r., wymiar 100 proc. diety wynosi od 38 złotych. W 2023 roku wymiar dobowy zostanie podniesiony 45 złotych.
Wprowadzone rozwiązania stanowią zmianę korzystną dla pracowników odbywających podróże służbowe. Mogą oni dzięki temu pokryć koszty związane z wyżywieniem itp. Podwyższenie stawki to decyzja, która została wprowadzona przez ministerstwo w efekcie postulatów wnoszonych przez organizacje pozarządowe.
Porada 3: Jak ustalać delegację za niepełną dobę podróży służbowej?
Pracownik otrzymuje dietę także w sytuacji, gdy podróż służbowa wynosi mniej niż jedną dobę. Jeśli chodzi o niepełne, ale rozpoczęte doby, zasady wyglądają następująco:
- podróż trwa mniej niż 1 dobę, oddelegowany pracownik otrzymuje 50 proc. dobowego wymiaru (podróż trwająca od 8 do 12 godzin) oraz 100 proc. wymiaru (podróż trwająca powyżej 12 godzin),
- podróż trwa dłużej niż 1 dobę – 50 proc. wymiaru (niepełna doba podróży trwająca do 8 godzin) lub 100 proc. wymiaru (rozpoczęte ponad 8 godzin niepełnej doby).
Porada 4: Kiedy można pomniejszyć wypłatę diety?
Przepisy przewidują również sytuację, w której pomniejsza się wymiar dobowy diety pracowniczej. Świadczenia z tego tytułu są pomniejszane w sytuacji, gdy pracownikowi zapewnia się podczas podróży wyżywienie. Dzienną dietę pomniejsza się o:
- 25 proc. w przypadku śniadania,
- 50 proc. w przypadku obiadu,
- 25 proc. w przypadku kolacji.
Jeżeli podróż odbywa się w miejscowości aktualnego (stałego lub czasowego) pobytu pracownika, delegacja pracownicza nie przysługuje.
Delegacje pracownicze w wersji papierowej czy online?
Przez lata praktyką było przygotowywanie delegacji pracowniczej w formie papierowych formularzy. Obecnie jednak, wskutek dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych, zaczyna się to mocno zmieniać. Coraz chętniej sięga się po aplikacje cyfrowe. Delegacja online to rozwiązanie, które oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale także pozbycie się ryzyka związanego z zagubieniem dokumentacji.
Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że pracownik może w krótkim czasie przesłać przygotowane dokumenty do działu księgowego lub kadrowo-płacowego. Dzięki temu można sprawnie rozliczać listy płac. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na: https://inewi.pl/Blog/ksiegowanie-listy-plac—na-czym-polega-i-jak-je-przeprowadzic.
- Czeka cię delegacja zagraniczna? O czym pamiętać przed wyjazdem?
- Czy regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy w 2023 roku?
- Jak zaangażowanie pracowników wpływa na ich wyniki?
- Ubezpieczenie turystyczne – sposób na zadbanie o bezpieczną podróż
- Rajskie wyspy – Dlaczego warto udać się na Seszele?
Zobacz również:
