Czym jest automatyzacja HR?
Automatyzacja HR to nic innego niż wykorzystywanie przez dział HR specjalistycznego oprogramowania, które ma za zadanie usprawnić przebieg prac. Automatyzacja może dotyczyć rekrutacji, selekcji kandydatów, zarządzania kompetencjami pracowników itd. – wszystko zależy od potrzeb firmy, a wykorzystać do niej można:
- kompleksowy system do zarządzania wieloma procesami kadrowymi, np. system HRM, HCM, HRIS itd. (na blogu PeopleForce znajdziesz więcej informacji, czym jest system HRM);
- aplikacje, które wspierają tylko jeden proces (np. cyfrowy terminarz do organizacji spotkań lub timer do mierzenia czasu pracy).
Jakie korzyści przynosi automatyzacja HR?
Automatyzacja HR to szereg rzeczy, które przekładają się na większą efektywność działań, a co za tym idzie – poprawę wyników biznesowych firmy. Będą to m.in.:
- skrócenie czasu potrzebnego na zrealizowanie wybranych zadań, m.in. poprzez redukcję powtarzalnych czynności i digitalizację dokumentacji;
- wydajniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi – kompetencjami, szkoleniami, rozwojem kariery pracowników, wynagrodzeniami, urlopami itd.;
- opieranie decyzji biznesowych na pozyskiwanych na bieżąco danych, co umożliwia szybkie reagowanie na pojawiające się problemy;
- wzrost motywacji i satysfakcji pracowników: i samego działu HR, i pozostałych działów;
- skuteczniejsza komunikacja wewnętrzna i poprawa relacji na linii pracownik-pracodawca;
- poprawa bezpieczeństwa przechowywanych i przetwarzanych danych;
- poprawa jakości pracy dzięki częściowej eliminacji błędów ludzkich.
Automatyzacja nie jest zjawiskiem nowym. Stosuje się ją powszechnie w różnych branżach – we wspomnianej wyżej produkcji, organizacji procesów sprzedaży, obsłudze klienta itd. Kwestią czasu było jej wdrożenie również w dziale HR. Przyczyniły się do tego rozwój technologii, powszechna cyfryzacja i… rosnące potrzeby firm.
5 procesów HR, które warto zautomatyzować
Jeśli nadal nie dowierzasz, że automatyzacja HR ma sens, spójrz na poniższe 5 przykładów procesów. Zobacz, jak wzrasta ich wydajność, po wdrożeniu automatyzacji.
Rekrutacja i zatrudnianie
Twoja firma potrzebuje nowego pracownika. Trzeba więc stworzyć ogłoszenie i umieścić je w różnych miejscach. Potem zebrać wszystkie otrzymane CV, przeglądnąć, posortować i wybrać najlepszych kandydatów. Dalej trzeba zaprosić kandydatów – umówić rozmowy, wysłać maile. W czasie rozmów kwalifikacyjnych trzeba ocenić kandydatów, potem znów – stosowana korespondencja dotycząca decyzji o zatrudnieniu lub niezatrudnieniu. To wszystko zabiera mnóstwo czasu!
A jeśli wdrożysz automatyzację?
- tworzysz treść ogłoszenia wykorzystując dostępne szablony i opierając się na opisie stanowiska, który masz już dostępny w systemie;
- umieszczasz ogłoszenie na różnych portalach, wykorzystując integracje systemu HR ze stronami www lub mediami społecznościowymi;
- zbierasz wszystkie aplikacje w jednej bazie – możesz oznaczyć kanał wpływu dokumentu, co pozwoli Ci później udoskonalić kolejne rekrutacje;
- wykorzystujesz algorytmy AI do sortowania i selekcjonowania CV i szybko wybierasz kandydata o określonym profilu kompetencji;
- korzystasz z szablonów korespondencji i zintegrowanego terminarza – możesz wysyłać wiadomości zawsze trzymając się terminów, dzięki automatycznym przypomnieniom;
- podczas rozmów kwalifikacyjnych możesz przeprowadzać wśród kandydatów ankiety, testy przesiewowe, a ich wyniki zebrać w jednym miejscu;
- do wysłania oferty pracy lub poinformowania o decyzji odmownej możesz użyć odpowiednich szablonów maili.
Wykorzystując automatyzację przy procesie rekrutacji ułatwisz rekruterom szybsze znalezienie talentów.
Ocena pracy
Rozmawiasz z pracownikami, oceniasz ich pracę, dostarczasz im informacji zwrotnych, aby mogli poprawić swoje wyniki, ale masz wrażenie, że nic się nie zmienia? Powodów może być kilka – albo robisz to za rzadko, albo forma rozmowy jest nieprzyjazna, albo feedback jest niekonstruktywny. Automatyzacja pomoże Ci to zmienić, ponieważ dzięki oprogramowaniu HR możesz:
- zaplanować regularne oceny pracownicze dla każdego członka zespołu;
- tworzyć szablony lub schematy rozmów, uwzględniając wszystkie najważniejsze kwestie, które chcesz poruszyć podczas spotkań 1 na 1;
- wykorzystywać różne formy oceny 90 / 180 / 270/ 360 stopni – zależnie od potrzeb;
- zachować całą historię ocen pracownika w jednym miejscu, by móc się do nich odnieść w dowolnym momencie;
- nadzorować efektywność i śledzić postępy pracownika dzięki wyznaczaniu celów (metoda OKR).
Satysfakcja pracowników
Masz pewność, że Twoi pracownicy chcą pracować w Twojej firmie? Że praca ich satysfakcjonuje? Sprawdzisz to z łatwością dzięki automatyzacji. Odpowiednie oprogramowanie pomoże Ci:
- tworzyć, planować i przeprowadzać ankiety satysfakcji (eNPS);
- zbierać, przetwarzać i analizować wyniki ankiet (np. wizualizować dane na wykresach);
- skuteczniej zarządzać talentami w firmie – łatwiej identyfikować talenty i zarządzać ich rozwojem, co poprawi motywację pracowników.
Obsługa zapytań pracowniczych
Automatyzacja to też poprawa jakości usług, które dział HR „świadczy” pracownikom. Wykorzystując oprogramowanie możesz umożliwić pracownikom samodzielne zgłaszanie wniosków kadrowych, wygodny dostęp do danych o stanie urlopów, czy do firmowej bazy wiedzy, co zwiększy ich zadowolenie i lojalność.
Zarządzanie czasem pracy
Nic nie podniesie wydajności działań firmy tak, jak odpowiednie zarządzanie czasem pracy. Ten proces koniecznie musisz zautomatyzować, jeśli chcesz, by przyniósł Ci maksymalne efekty. Oprogramowanie HR pomoże w:
- rozplanowaniu zadań projektowych;
- śledzeniu czasu pracy w ramach projektów, w rozbiciu o czas pracy poszczególnych osób;
- szybszym raportowanie, na został spożytkowany czas;
- dokładnym wyliczeniu kosztów każdego projektu.
Automatyzacja HR: podsumowanie
Czy już wiesz, czemu warto wdrożyć automatyzację pracy? Wymienione wyżej 5 procesów, to zaledwie przedsmak tego, jak można poprawić efektywność działań firmy.
Przeanalizuj swoje potrzeby i znajdź rozwiązanie, które pomoże Ci na nie odpowiedzieć. Dzięki automatyzacji oszczędzisz czas, zasoby, zbudujesz lepsze relacje z pracownikami oraz rozwiniesz biznes szybciej i wydajniej.
Artykuł promocyjny
- Na czym polega inteligentna analiza danych?
- Jak zaangażowanie pracowników wpływa na ich wyniki?
- Powody, dla których warto zainwestować w system MES!
- Oprogramowanie do zarządzania produkcją: co warto wiedzieć na początku?
- Sposoby na ewidencję czasu pracy — ręczne metody czy system do rejestracji czasu pracy?
Zobacz również:
