Podstawowym dokumentem w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Treść SIWZ zależy od specyfiki zamówienia i warunkowana jest określoną podstawą prawną.
Dokument ten jest obowiązujący dla zamawiającego w większości trybów postępowania. Wyjątki w tym zakresie stanowią tylko licytacja elektroniczna oraz zamówienia z wolnej ręki. Jak sama nazwa wskazuje, dokument przedstawia opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu i inne kluczowe kwestie. Na podstawie specyfikacji istotnych warunków zamówienia potencjalny wykonawca może przygotować dokumenty do przetargu zgodnie z wytycznymi. Bez SIWZ składanie oferty byłoby nieefektywne.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia – czym jest ten dokument?
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia to oświadczenie woli zamawiającego. Ten wskazuje w ten sposób swoje oczekiwania i warunki potencjalnej współpracy. Jeżeli jakiekolwiek wymaganie lub kryterium nie zostanie spełnione, to dana propozycja może nie brać udziału w procesie oceny ofert. Obowiązkiem wykonawcy jest spełnianie warunków udziału w postępowaniu. SIWZ to podstawowy dokument w obszarze zamówień. Określa on zakres zamówienia. Za jego stworzenie odpowiedzialny jest zamawiający, który musi spełnić szereg wymagań formalnych i prawnych. Przede wszystkim SIWZ powinien posiadać wszystkie niezbędne informacje, które mają znaczenie z punktu widzenia wykonawcy. Dzięki temu dokument pełni rolę instrukcji dla wykonawców, w jaki sposób mają przygotować ofertę. Dzięki temu oferta weźmie udział w konkursie i nie będzie mogła być odrzucona z przyczyn formalnych.
Podstawa prawna SIWZ
Podstawą prawną określającą wymóg przygotowania SIWZ i jej zakres, jest art. 36 Prawa zamówień publicznych. Informacje dotyczące podstawowych elementów znajdują się w art. 36 ust. 1 PZP. Kolejne ustępy 2 i 3 wskazują na elementy, które w określonych przypadkach muszą lub nie muszą znajdować się w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Jest to warunkowane wartością zamówienia. Każda osoba odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji ze strony zamawiającego oraz ze strony wykonawcy powinna zapoznać się ze szczegółami tego artykułu. Dzięki temu możliwe jest podpisanie umowy w sprawie zamówienia. Ostatnia zmiana w ustawie nastąpiła w czerwcu 2020 roku. Postanowienia w przepisach wydanych na podstawie art. 36 są zgodne z progami unijnymi.
Podstawowe elementy SIWZ
Prawo wskazuje bezpośrednio na treść SIWZ. Każdorazowo dokumentacja powinna być przygotowywania według obowiązków określonych w art. 36. i określać charakter zamówienia, a także zawierać dodatkowe wyjaśnienia treści SIWZ. Podstawowe elementy, które powinny znaleźć się w specyfikacji warunków zamówienia, to:
- adres i nazwa zamawiającego;
- termin realizacji zamówienia;
- tryb udzielania zamówienia (przetarg ograniczony, przetarg nieograniczony, negocjacje z ogłoszeniem i inne), który determinuje tok postępowania o udzielenie zamówienia;
- opis przedmiotu zamówienia (dokładnie i rzetelnie przygotowany);
- wykaz dokumentów i oświadczeń, które mają dostarczyć wykonawcy, aby potwierdzić chęć spełnienia warunków udziału w postępowaniu (wykaz dokumentów określony jest w dedykowanym Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów);
- termin składania ofert i otwarcia ofert;
- informacje o sposobie obliczania ceny;
- informacje dotyczące dopuszczonych sposobów komunikacji na linii zamawiający – wykonawca oraz wskazanie osób upoważnionych do kontaktu;
- kryteria oceny ofert, wraz z podaniem znaczenia kryteriów i sposobu oceny ofert, którymi będzie kierował się zamawiający przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia;
- wymagania dotyczące wadium;
- specyfikacja przygotowywania ofert;
- termin związania ofertą;
- dane dotyczące zabezpieczenia odpowiedniego wykonania umowy;
- określenie czynności niezbędnych do realizacji zamówienia;
- informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, aby doszło do zawarcia umowy;
- inne istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy i jej wzór, jeżeli zamawiający zobowiązuje wykonawcę do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach;
- pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania.
Co jeszcze powinno znaleźć się w specyfikacji?
Ponadto niezwykle ważne są także inne części specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym m.in.:
- opis części zamówienia, jeżeli możliwe jest składanie ofert niepełnych;
- liczba części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę;
- informacja o obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia;
- opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, o ile zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień i dopuszcza ich składanie;
- informacje dotyczące rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, w tym dotyczące walut obcych, jeżeli się je przewiduje;
- maksymalna liczba dopuszczonych wykonawców zadania, z którymi podpisana zostanie umowa, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej;
- informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających (jeżeli są uwzględnione);
- uprawnienia i możliwości zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań w obszarze zatrudnienia osób niepełnosprawnych, młodocianych i bezrobotnych, a także ewentualne sankcje w tym zakresie;
- procentowa wartość ostatniej części wynagrodzenia za wykonanie umowy (dotyczy robót budowlanych);
- wymóg lub możliwość złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych, lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
Elementy SIWZ zależą od trybu postępowania
Niezbędne elementy prawidłowo przygotowanej specyfikacji istotnych warunków zamówienia zależą m.in. od trybu postępowania oraz od kwoty zamówienia. Każdorazowo jednak dokumentacja służy do określenia lub opisania warunków zamówienia. Szczegółowe informacje zawierają się w zapisach polskiego prawa. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości osoba odpowiedzialna za kontakt po stronie wykonawcy może kontaktować się z osobą odpowiedzialną za przygotowanie dokumentacji i zbieranie ofert po stronie zamawiającego. W ten sposób mogą zostać wyjaśnione ewentualne kwestie sporne, aby nie doszło do sytuacji określonej w art. 36, która wskazuje na możliwość odrzucenia oferty z przyczyn formalnych. Inicjacja kontaktu z daną jednostką zamawiającą sprawi, że ryzyko popełnienia błędu będzie zminimalizowane. Jeżeli przy danej ofercie występują zastrzeżenia zgodnie z art. 36, to może, choć nie musi, zostać odrzucona. Dokładne stosowanie się wykonawcy do SIWZ zwiększa szansę pozyskania zamówienia w formie przetargu lub negocjacji.
- Umowa przedwstępna
- Rękojmia – co to jest? Jak może uchronić cię przed szkodami? Różnice między rękojmią a gwarancją
- Umowa deweloperska – co to jest, kto ją przygotowuje?
- Door to door – co to za typ gwarancji? Jak skorzystać z gwarancji transportu door-to-door
- Zwrot towaru zakupionego w sklepie stacjonarnym – podstawa prawna. To ważne!
