Refaktura, czyli przeniesienie obowiązku płatniczego na inny podmiot to coś, o czym powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca. Sprawdź, na czym polega i w jaki sposób można je przeprowadzić.
Refakturowanie to rozwiązanie, które – choć nie jest sformułowane żadnym aktem prawnym – jest bardzo często stosowane przez przedsiębiorców. Na czym dokładnie polega refaktura? W jakich okolicznościach można ją stosować i w jaki sposób? Dowiesz się z tego artykułu!
Refaktura – co to? Co powinna zawierać refaktura kosztów za wykonanie usługi?
Refaktura jest działaniem polegającym na przeniesieniu obowiązku płatniczego na inny podmiot – ten, który jest rzeczywistym nabywcą danego towaru lub korzysta z usług wymagających regularnego opłacania. Może dotyczyć np. przerzucenia obowiązku opłacania faktur za prąd, wodę i internet firmie, która podnajmuje lokal od drugiego przedsiębiorcy. To więc dodatkowa faktura wystawiana do tego samego towaru albo usługi, na mocy której te zostają sprzedane nowemu nabywcy, „zmieniają właściciela”, ujmując kolokwialnie.
Co istotne, zbywca zwykle nie nalicza sobie marży za odsprzedaż danego towaru lub usługi. W przypadku refaktury celem nie jest bowiem wzbogacenie się, a wyłącznie przeniesienie kosztów na osobę, która w rzeczywistości powinna je ponosić, bo korzysta z przedmiotu refaktury.
Refakturowanie – przykład dla zobrazowania zagadnienia
Wraz z pracownikami udałeś się w kilkugodzinną podróż służbową na szkolenie. To niestety znacznie się wydłużyło, co doprowadziło do tego, że nie zdążyliście na pociąg. Prowadzący szkolenie zaproponował wam zamówienie noclegu z refakturą usług hotelowych. Tym samym przejął na siebie wszystkie obowiązki związane z organizacją noclegu, ale to twoja firma opłaci pobyt w hotelu – jako strona, która rzeczywiście z niego skorzysta.
Czy nigdy nie można zastosować marży przy refakturze?
Wspomnieliśmy, że marża własna zbywcy towaru lub usługi zwykle nie jest stosowana. Nie oznacza to jednak, że nie może być – ostatecznie żadne przepisy prawa ani przepisy podatkowe nie określają wytycznych dotyczących refaktury kosztów. W rzeczywistości może się zdarzyć, że osoba dokonująca refakturowania poniesie w związku z tym jakieś dodatkowe koszty. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby zmieniać kwotę wskazaną na fakturze przenoszącej obowiązek płatniczy na inne przedsiębiorstwo.
Sytuację tę można ponownie przedstawić na przykładzie prowadzącego szkolenie, który organizuje nocleg dla swoich kursantów z innej firmy. Zadanie to zlecił swojemu asystentowi, by w międzyczasie w dalszym ciągu prowadzić szkolenie. Asystent na prośbę pracodawcy został w pracy dłużej, by zorganizować hotel dla kursantów. Tym samym prowadzący szkolenie poniósł dodatkowy koszt związany z godzinami nadliczbowymi swojego pracownika, które postanowił ująć na refakturze kosztów hotelowych.
Wystawienie refaktury a podatek VAT – jaką stawkę zastosować? Refakturowanie towarów
Jak wskazuje art. 19a. [Obowiązek podatkowy] ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą wykonania usługi albo przekazania towarów w ręce nabywcy (dostarczenia ich). W związku z faktem, że ani przefakturowanie, ani związane z nim kwestie podatkowe nie są regulowane prawnie, za podstawowe wytyczne dotyczące rozliczenia VAT przyjmuje się w jej przypadku wymieniony artykuł ustawy o VAT. Większość rzeczywistych wytycznych to jednak ogólnie przyjęte zasady, których przedsiębiorcy starają się trzymać (jak wspomniana zasada dotycząca nienakładania swojej marży).
I tak w przypadku dylematu refaktura a VAT – przyjęło się, że odsprzedający stosuje taką samą stawkę, jaka widniała na pierwszej fakturze za dany towar czy usługę.
Ponownie nie oznacza to jednak, że stawki nie można zmienić. Może np. dojść do sytuacji, w której pierwotny wystawca faktury zastosował błędną stawkę VAT – a ty jako odsprzedający chcesz zastosować właściwą.
Refakturowanie usług zwolnionych z VAT – czy VAT powinien zostać naliczony przy odsprzedaży?
Towar lub usługa podlegające refakturowaniu kosztów mogły zostać pierwotnie kupione od przedsiębiorcy, który jest zwolniony z VAT. To np. zwolnienie podmiotowe przysługujące firmom, których przychody z opodatkowanej sprzedaży za poprzedni rok podatkowy nie przekraczają 200 tysięcy złotych netto. Fakt, że to prawo przysługiwało pierwszemu sprzedającemu, nie oznacza, że odsprzedający może dokonać refakturowania faktury, również nie naliczając podatku VAT. Oczywiście, gdy sam jest podatnikiem. W takim przypadku powinien zastosować taką stawkę podatku VAT, jaka jest odpowiednia dla danego towaru lub usługi.
Druga kwestia to refakturowanie usług zwolnionych z VAT w sposób przedmiotowy. Dotyczy ono wyłącznie konkretnym rodzajom działalności gospodarczej, a określa je art. 43., ustęp 1. ustawy o VAT. To między innymi usługi medyczne czy edukacyjne. Jeżeli dana usługa lub towar został nabyty właśnie od podmiotu, który został przedmiotowo zwolniony z VAT, to odsprzedający (o ile sam nie należy do tej grupy podmiotów) powinien zastosować stawkę VAT odpowiednią dla danego towaru albo usługi.
Refakturowanie jest więc bardzo praktycznym rozwiązaniem, które – choć nie ma własnych regulacji prawnych – znalazło swoje stałe miejsce w świecie biznesu. Większa część zasad związanym z refakturą polega na stosowaniu się do ogólnie przyjętych norm i wspieraniu ustawą o VAT w kwestii opodatkowania.
- Nota korygująca – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć!
- Faktura uproszczona VAT – co warto o niej wiedzieć? NIP nabywcy i inne jej elementy
- Czym jest faktura pro forma (faktura proforma) i kiedy należy ją stosować?
- E-faktura obowiązkowa od 2023 roku – przygotuj się na zmianę przepisów z aplikacją TAXON
- KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur i kiedy zacznie obowiązywać?
