Faktura kosztowa, czyli jeden z podstawowych dokumentów finansowych w firmie
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą ponosi wydatki na utrzymanie przedsiębiorstwa. Jednym z najczęściej stosowanych dokumentów, które potwierdzają poniesienie kosztów, jest faktura kosztowa. Co warto wiedzieć na jej temat?
Spis treści3 rozdz.
Tekst opracowany z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Zasady i ograniczenia
W skrócie:
- Faktura kosztowa w firmie dokumentuje wydatek, jaki przedsiębiorca poniósł z tytułu nabycia towaru lub usługi.
- Jeśli przepisy na to pozwalają, faktura kosztowa pozwala na odliczenie kosztu od podstawy opodatkowania PIT lub CIT.
- Odliczenie faktury kosztowej jest możliwe, jeśli dokument został prawidłowo wystawiony.
Czym jest faktura VAT? Najważniejsze informacje
Faktura VAT to jeden z podstawowych, a na pewno najczęściej stosowany rodzaj dokumentu finansowego w działalności gospodarczej. Jest ona wystawiana, kiedy jeden przedsiębiorca dostarcza drugiemu:
- towar (np. czasopisma, części do samochodów, materiały budowlane itp.),
- usługi (w zależności od sytuacji mogą być to np. usługi sprzątające czy księgowe).
A zatem faktura dokumentuje zawarcie transakcji handlowej między firmami. W odniesieniu do przedsiębiorcy, który ją wystawia, mowa jest o fakturze sprzedażowej; z kolei z punktu widzenia odbiorcy jest to faktura kosztowa.
Faktura kosztowa
Faktura kosztowa to dokument finansowy, który dokumentuje to, jakie są koszty wynikające z zakupu towarów i/lub usług przez dane przedsiębiorstwo. Dokument ten jest z punktu widzenia odbiorcy niezbędny w celu:
- odliczenia podatku od towarów i usług (jeżeli przepisy na to pozwalają, można odliczyć VAT naliczony),
- odliczenia podatku dochodowego (wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu).
To właśnie dlatego faktury kosztowe są ważne z punktu widzenia przedsiębiorców, ponieważ pozwalają im na faktyczne obniżenie swoich obciążeń podatkowych.
Czym jest koszt w działalności biznesowej?
Jak sama nazwa wskazuje, faktura kosztowa dotyczy… kosztu. Jego definicję możemy znaleźć w Ustawie o rachunkowości, gdzie koszty są definiowane jako prawdopodobne zmniejszenie korzyści ekonomicznych (wpływów, przychodów). Wartość kosztów da się wiarygodnie ocenić; mogą one mieć postać:
- obniżenia wartości aktywów (majątku),
- zwiększenia zobowiązań wobec dostawców.
Tak rozumiane koszty oznaczają zatem obniżenie realnych przychodów osiąganych w ramach prowadzenia firmy. Niestety, jako przedsiębiorca nie jesteś w stanie ich uniknąć; jest to nieodłączna część prowadzenia biznesu.
Jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura kosztowa?
W świetle polskich przepisów podatkowych faktura kosztowa jest wymagana w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą chce odliczyć podatek VAT naliczony z tytułu danej transakcji. Faktura kosztowa może zostać odliczona przez przedsiębiorcę jedynie wówczas, gdy została poprawnie wystawiona, a zatem zawiera wszystkie wymagane dane (informacje te zostały wymienione w ustawie o podatku VAT). Zgodnie z art. 108 są to m.in.:
- nazwa i adres działalności sprzedawcy,
- nazwa i adres działalności odbiorcy,
- unikalny numer faktury,
- data wystawienia i data sprzedaży,
- opis towarów lub usług, które są przedmiotem danej transakcji handlowej (potrzebny jest nie tylko opis słowny, ale także dane na temat liczby sprzedanych jednostek produktu, masa, objętość itp.),
- cena netto transakcji, kwota podatku VAT oraz będąca ich sumą kwota brutto - jeśli zastosowano różne stawki VAT, na fakturze powinno znaleźć się rozbicie na poszczególne stawki.